Monthly Archives: December 2013

What’s in a word? (3)

Shall (deel 1 van 2)

Er zijn maar weinig woorden die binnen juridisch Engels zo’n verhitte discussie uitlokken als het (gebruik van het) woord shall. De Engelssprekende juridische wereld valt in twee delen uiteen: enerzijds juristen die met shall strooien als pepernoten en anderzijds juristen die dat woord vermijden als de pest… We zullen er twee blogs aan wijden; in deze blog: Wat is het probleem?, in de volgende blog: Wat is de oplossing?

Hoe zat het ook alweer?

  • In ‘normaal’, dwz. niet-juridisch, Engels is shall een toekomende tijd. Het woord wordt uitsluitend gebruikt in de eerste persoon enkelvoud en de eerste persoon meervoud, ofwel: I en we. (Engelse) taalpuristen zeggen dus: “I shall go to X tomorrow” en “He will go to X tomorrow”. Voor de meeste Engelssprekenden echter is dit onderscheid al lang verdwenen; “I will go to X tomorrow” is gebruikelijker dan het als archaïsch beschouwde ‘shall‘.
  • In juridisch Engels wordt shall vaak (en nog vaker tot in het oneindige…) gebruikt in contracten. En in deze context kan shall  volgens het gezaghebbende Black’s Law Dictionary een van de volgende vijf betekenissen hebben:

Shall (verb):

  1. Has a duty to; more broadly, is required to… (als in: The requester shall send notice)
  2. Should (as often interpreted by courts)… (als in: All claimants shall request mediation)
  3. May… (als in: No person shall enter the building without first signing the roster)
  4. Will (as a future tense verb)… (als in: The corporation shall have a period of 30 days to object)
  5. Is entitled to… (als in: Party X shall be reimbursed for all expenses)

Wat is dus het probleem met shall? Kort samengevat, en wel in oplopende graad van serieusheid van het probleem:

  • Als shall al in de niet-juridische wereld als ouderwets wordt beschouwd en zelden of nooit meer wordt gezien, waarom dan in juridisch taalgebruik daar zo hardnekkig aan vast blijven houden? (waar je dus tegenin kan brengen dat als je ouderwets, conservatief en oubollig gevonden wilt worden, je dat immers helemaal zelf moet weten…).
  • Waarom zou er een verschil moeten zijn tussen niet-juridisch Engels en juridisch Engels? Is er nu ook al een aparte grammatica voor juridisch Engels? Zorgt dat niet juist voor een nóg grotere afstand tussen de juridische wereld en de ‘echte’ wereld? En is het niet de bedoeling dat (niet-literaire) teksten (juridisch of anderszins) zo begrijpelijk mogelijk zijn? (waar je dus tegenin kan brengen dat als je voor andere juristen schrijft dat geen probleem hoeft te zijn…).

maar dan komt probleem nummer drie tevoorschijn:

  • Als shall zoveel betekenissen kan hebben (zie Black’s, hierboven), schept shall,  juíst door zijn meervoudige betekenis, ambiguïteit en daarmee wordt de mogelijkheid tot geschillen aanzienlijk vergroot. En worden juristen niet juist betaald om geschillen op te lossen, en niet om nog meer geschillen creëren? Daarbij komt dan nog de extra complicatie dat niet-moedertaalsprekers (waaronder dus Nederlandse juristen die in het Engels schrijven!) vaak niet aanvoelen wat shall precies in een bepaalde context betekent (of liever gezegd: kán betekenen…).

Vandaar dan ook dat Bryan Garner (hoofdredacteur van Black’s Law Dictionary) zijn lemma over shall afsluit met een vilein “Only sense 1 is acceptable under strict standards of drafting”.

Wij zeggen: probeer shall te vermijden… De échte bestrijders van shall voeren een ware kruistocht tegen het woord: Thou shall never use shall! Maar wat zou je dan wél kunnen gebruiken? Daarover in de volgende blog…

Wij wensen de lezers van de Branch Out Legal English Blog uitstekende Kerstdagen en een nog uitstekender Oud en Nieuw. De volgende blog verschijnt op 6 januari 2014!

 

Correctness (2)

Nederlanders die in het Engels schrijven, maken erg vaak dezelfde fouten. Als introductie geven we hieronder 10 voorbeelden van fouten in standaarduitdrukkingen die wij vaak tegenkomen in brieven en e-mailberichten van Nederlandse advocaten. Zo vaak zelfs dat ze bijna een eigen leven lijken te gaan leiden. Hoogstwaarschijnlijk juist omdat zó veel mensen deze fouten maken, kopieert iedereen elkaar en lijkt het daarom niet meer fout. Helaas, niets is minder waar….

Natuurlijk veroorzaken deze fouten geen ogenblikkelijke begripsverwarring, maar het is zo simpel ze te vermijden. U krijgt later in uw in het Engels geschreven stuk mogelijkheden genoeg om fouten te maken (…), dus zorg ervoor dat in ieder geval deze “standaard-uitdrukkingen” goed worden gebruikt.

We geven eerst de foute versies. Probeer zelf eerst eens te bepalen wát er niet goed aan is. Op het eind geven we de correcte versie, met een korte verklaring. Op een aantal hiervan zullen we later meer in detail terugkomen.

Incorrect versions:

  • I look forward to see you next week/I am looking forward to hear from you
  • I would appreciate if you would send me …
  • I suggest you to come to the meeting.
  • I advise to take legal adtion.
  • Would you be so kind to send me the report by Friday?.
  • I hope to hearing from you soon.
  • I am unable to provide you the information you requested.
  • Attached, please find our terms and condiditons
  • I write you about
  • I herewith attach a copy of the contract

Correct versions:

  • I look forward to seeing you next week.
    I am looking forward to hearing from you.
    After the phrasal verb ‘look forward to’ OR ‘am looking forward to’, we use the gerund (verb + ing)
  • I would appreciate it if you would send me the details.
    Dutch speakers often omit the ‘it’ from this standard phrase
  • I suggest that you come to the meeting.
    The verbs ‘suggest’, ‘recommend’ and ‘advise’ cannot be followed directly by a pronoun (e.g. you, him, her etc.). You therefore need to use ‘ that’.
  • I advise taking legal action.
    If the verbs ‘suggest’, ‘recommend’ and ‘advise’ are followed by a verb, this verb is in the gerund (verb + ing)
  • Would you be so kind as to send me the report by Friday?
    Dutch writers commonly omit to use the word ‘as’ in this standard phrase
  • I hope to hear from you soon.
    After the verb ‘hope’ we use the infinitive (to hear, to be, to do etc.)
  • I am unable to provide you with the information you requested.
    In English, we provide somebody with something
  • Please find attached our terms and conditions
  • I am writing (to you) about…
    I am writing about…
    The first sentence in an email/letter is often in the PRESENT CONTINUOUS.
    Either: I am writing
    to you … OR I am writing about …
  • I am attaching a copy of the contract
    The word ‘herewith’ is NOT used in modern English anymore (see also: Plain English 2)

Courtesy (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Courtesy valt ook de aanhef en afsluiting van correspondentie. Daarover het volgende. Denk eraan: First impressions count!!

Due to the nature of my work, I see an incredible number of emails and letters written by lawyers; usually Dutch native speakers. Despite their impressive level of English, their skill in structuring their letter or email and the sheer range of their vocabulary, there is nearly always a mistake in the salutation and/or close. These mistakes pertain to convention and register. Allow me to share a few:

  • Hi Nicola, – this from somebody who has never met or had any type of contact with me
  • Dear Courtney, – that’s my surname!
  • Dear Nicola Courtney, – first name and surname?
  • Dear Mrs Courtney, – my mother is Mrs Courtney; I’m Ms Courtney …
  • Dear Mr Courtney – this one is usually from Italians, Greeks and Russians as in their language, Nicola is a man’s name
  • Hello! – the writer has obviously dispensed with all forms of formality

When it comes to your business correspondence (letters or emails), you need to make a good impression as this is often compared to a company’s calling card. Remember, you only have one chance to make that good impression which will be invaluable to building future trust and confidence. It takes time and relationship building to determine the formality (or informality) of your tone – not to mention the minefield of cultural differences.

Moreover, there is the prevailing assumption that email by its very nature allows you to be informal in your business correspondence. This is not the case. When sending a business email, you should imagine you are communicating on your company’s letterhead. So my advice is to get it right the first time.

Here are some Do’s and Don’ts regarding salutations and closes to get you going. I should point out that these pertain to British English.

DO’s:

  • Do use the client’s surname e.g. Dear Mr Jones. Allow the client to determine the formality or informality of how they should be addresse
  • Do match your close to your salutation e.g.
    – Salutation: Dear Sir/Madam ______ Close with: Yours faithfully
    – Salutation: Dear Nicola __________Close with: Best regards
    – Salutation: Dear Ms Courtney _____ Close with: Yours sincerely*
    (*This is commonly replaced by ‘Best regards’ in emails).

DONT’s:

  • Don’t assume all women are married. The preferred form of address for women is the neutral ‘Ms
  • Don’t use a comma (,) after the salutation and close. This is no longer necessary in British English
  • Don’t use a full stop (.) after the titles Mr / Ms / Mrs etc. This is no longer necessary in British English
  • Don’t  use ‘L.S’. This is a Dutch (or rather: Latin) salutation, which English speakers are unfamiliar with. If you do not know the name of the person you are writing to use:
    – Dear Sir (for men)
    – Dear Madam (for women)
    – Dear Sir/Madam OR Dear Sir, Madam (you are unsure of gender)
    – Dear Sirs (for companies)
    (NB: if you use any of the above, you must close withYours faithfully’)

Remember, this blog has focused on British English usage. Watch out for future blogs in which I explain some of the differences between British and American English. Happy writing!