Monthly Archives: January 2014

Clarity (2)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity:  SVOMPT (NB: ook deze keer voorbeelden die wij de laatste tijd in de praktijk zijn tegengekomen).

Last week I made a start on some important elements regarding clarity in writing; KISS (Keep It Short and Simple) was our mantra. This week I would like to introduce a further and important element of clarity which is sentence structure.

Dutch writers of English often make the mistake of applying Dutch word order to their English sentences which, of course, doesn’t always work. So my first tip is to try and remember SVOMPT. Now, this is not really an acronym, but it does sound like a Dutch or German speaker saying ‘swamped’ (I am swamped with work i.e. you have too much work) – no offence meant! SVOMPT stands for:  Subject, Verb, Object, Manner, Place and Time which is generally correct English word order.  For example:

(S=) We (V=) sent (O=) the contract (M=) by courier (P=) to Amsterdam (T=) yesterday.

As is often the case in English, there are some exceptions to this rule – e.g. the time can also go at the very beginning of the sentence – but on the whole, SVOMPT should serve you well. Here are a few other pointers to help you ensure correct sentence structure (and some examples we recently came across):

1. Have the subject as close as possible to the beginning of the sentence.

  • Instead of:            Because he lives in Amsterdam, he is always late for work.
  • Write this:             He is always late for work because he lives in Amsterdam

2. Do not separate the verb and object when possible.

  • Instead of:            In my opinion this is, for foreign companies or clients looking for                                          advice, a good characteristic.
  • Write this:             In my opinion, this is a good characteristic for companies or clients                                      looking for …

3. Do not separate a modal verb (e.g. would, could, can etc.) from its dependent verb(s) whenever possible.

  • Instead of:            This could, for our clients, have consequences.
  • Write this:             This could have consequences for our clients.

4. Linking words and adverbs of opinion are best placed at the beginning of the sentence.

  • Instead of:           The employer may not, nevertheless, store the data for any longer                                     than is necessary.
  • Write this:            Nevertheless, the employer may not store the data for any longer                                       than is necessary.

5. Avoid putting qualifying phrases in the middle of a sentence. Put them either at the end or eliminate.

  • Instead of:           The court, although it limited its holding, held that a bicyclist must                                     adhere to traffic rules.
  • Write this:            The court held that a cyclist must adhere to traffic rules, although it                                   limited its holding.

And while we are at it:

6. Adverbs of frequency (e.g. always, often, never etc.) go before a single verb; except for the verb ‘to be’

  • I take always the train to work                                        I always take the train to work
  • I never am late for a meeting                                           I am never late for a meeting

7. In multi-verb combinations, the adverb goes between  the verbs

  • They have been always a reliable business partner. They have always been …
  • We never will reach a decision.                                         We will never reach …
  • They also have been working on a new structure.      They have also been working …

On a final note, remember that there are always exceptions to the rule; and English seems to have its fair share of these. We will often break the rules of word order and vary word order for reasons of style, focus, rhythm, sound, rhyme, or to express emphasis, catch the reader’s attention or just to be different. But if you are in doubt, SVOMPT (together with last week’s KISS) and the above tips should be a good guideline.

Happy writing!!.

Clarity (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity het volgende: (NB. we geven drie voorbeelden die we het afgelopen jaar zijn tegengekomen. Lezers zijn uitgenodigd om hun eigen verbeteringen aan de laatste twee voorbeelden in te sturen. Iedereen krijgt feedback!!).


When I broach the topic of clarity in writing with my students, I usually uncover a huge misconception which is that we do not write to IMPRESS, but to INFORM.  Some think that pages of dense, undecipherable, longwinded prose are the norm and what clients, business partners, bosses etc. expect. “After all, they are paying us to do this” one particular student once pointed out to me! Nothing could be further from the truth. Your average reader is very busy and wants to be able to grasp the message at first glance; remember, ‘time is money’.  In addition, if you are prone to producing overly complex sentences, you are more likely to fall into the trap of making unnecessary grammatical mistakes.

Example 1:

If any partner becomes a bankrupt partner, the partnership, at its sole option, exercisable by notice from the managing general partner (including any newly designated managing general partner) to the bankrupt partner or its duly appointed representative at any time prior to the 180th day after receipt of notice of the occurrence of the event causing the partner to become a bankrupt partner, may buy, and upon the exercise of this option the bankrupt partner or its representative shall sell, the bankrupt partner’s partnership interest.

Could (or maybe should??) be worded as:

The partnership may buy the bankrupt partner’s interest. To exercise its option to buy, the managing general partner must provide notice to the bankrupt partner no later than 180 days after receiving notice of the event that caused bankruptcy.

So here are a few tips:

Short paragraphs

  • One main idea per paragraph
  • Paragraphs of more than six lines put the reader off
  • Break down longer paragraphs to keep the reader’s attention
  • Link your ideas between paragraphs

Short sentences

  • One idea per sentence
  • Don’t use over-long sentences. In most documents, any sentence of more than 20 words may be too complex for the reader to take in.
  • Follow the KISS principle – Keep It Short & Simple. A reader should never have to reread a sentence if he/she did not get the meaning the first time
  • Check your use of and. You need to use connectors (e.g. however, moreover etc.) to show the relationship between ideas – but if the relationship is simply additive, wouldn’t a separate sentence be better?

Two more ‘real-life’ examples (please correct and return to; we will give you feed-back):

Example 2: Please note that we have reviewed the four contracts you sent us, and established that Stevenson Inc. made a few text changes, of which we feel that these – as said – could possibly lead to interpretation difficulties, and (more importantly) does not always fully cover the situation that Stevenson Inc. has in mind with the specific agreement.

Example 3: Before deciding on the introduction of a personal computer scheme I ask you for feedback/advice – as far as possible consulting together and/or with each other – on the above outlined intended decision.


Consistency (1)

Standaardzinnen in correspondentie (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Consistency het volgende:

Het is verbazingwekkend hoeveel sneller je een tekst schrijft als als je een aantal (goede!) openingszinnen paraat hebt. Een goed begin (van tekst of alinea) zet aan tot sneller verder schrijven. Daarnaast haken lezers vaak al af als zo’n eerste zin rare taalfouten bevat: een reden te meer dus om goed te beginnen!

Wat ook erg belangrijk is, is om NIET verschillende schrijfstijlen in één en dezelfde tekst te gebruiken. Als het een ‘formeel’ stuk is, blijf dan formeel. En omgekeerd: gebruik in een informeel bericht niet plotseling woorden en zinnen uit een formeel taalregister. In uw moedertaal weet u vast het (gevoels)verschil tussen “Het spijt ons u te moeten mededelen…” en “Jammer, maar…”. Weet u dat echter ook zo goed in een andere taal?

Wij zullen hier op gezette tijden een aantal standaardzinnen voor standaardsituaties voorstellen. Om bovenstaande te eerbiedigen, geven we formele en (schuin gedrukt) informele varianten.

1. Previous contact:

  • Thank you for your email/letter of … / Thanks for your email/letter of …
  • Further to your email of  … / Re your email of…
  • With reference to …
  • With regard to your request/query about …

2. Offering assistance:

  • If you wish, we would be happy to… / Do you want me to…?
  • We would be more than willing to… / Shall I…?
  • Let us know whether you would like us to… / Let me know if you’d like me to…

3. Giving assurance:

  • We will do our utmost to… / We’ll do our best to…
  • We will give you every assurance that… / We assure you that…
  • Every effort will be made to…

 4. Final comments:

  • Please do not hestitate to contact us should you have any further questions. / Let me know if you need anything else.
  • Please feel free to contact us if you have any further questions. / Just give me a call if you have any questions.

Tenslotte nog even dit: blijf gerust steeds dezelfde uitdrukkingen/zinnen gebruiken en put u niet uit om iedere keer maar weer iets nieuws en origineels te bedenken, het motto is: Write to inform, not to impress!


What’s in a word? (4)

image003Shall (deel 2 van 2)

Vorige keer hadden we het over het gebruik van shall. We sloten toen af met het advies om het woord domweg te vermijden omdat er zoveel verschillende betekenissen zijn. Maar wat voor alternatieven zijn er eigenlijk?

Juristen in de Engelssprekende wereld hebben hier twee oplossingen voor bedacht. Amerikaanse juristen hebben de Amerikaanse regel ontworpen die erop neerkomt dat shall alleen gebruikt mag worden in de betekenis van ‘de verplichting hebben om’; andere betekenissen zoals ‘het recht hebben om’, dienen te worden omschreven met to be entitled to of een ander woord in de tegenwoordige tijd. Zoals iedere ‘regel’ heeft dit echter ook nadelen. Eén daarvan is dat je je kunt afvragen of je een woord dat eigenlijk de toekomende tijd uitdrukt, in een contract moet gebruiken als het niet naar de toekomst verwijst.

Juristen uit Australië, Groot Brittannië en Canada hebben daarom een alternatief bedacht dat shall helemaal in de ban doet, de zgn. ABC regel. De toepassing van deze regel leidt tot het gebruik van woorden als (simpelweg) is, maar ook must en may en tevens will als daarmee naar een neutrale toekomst wordt verwezen. Deze regel wordt ook steeds meer door Amerikaanse juristen toegepast en de Plain English Movement is eveneens een groot voorstander.

Dit is niet de plek om in te gaan op de details maar het moge duidelijk zijn dat iedere
Legal English de alternatieven voor het gebruik van shall moet behandelen. Dit moet dan aan de orde komen in het kader van de verschillende manieren waarop een
verplichting of toestemming (of gebrek daaraan) in het Engels kan worden uitgedrukt. Dat kan heel subtiel in het Engels:
must kan bijvoorbeeld vooral gebruikt worden om de
verplichtingen van de klant aan te geven, terwijl
will meer geschikt is voor de
verplichtingen van de partij die het contract opgesteld heeft.

Een voorbeeldje uit de praktijk (een voorwaarde uit een commercieel huurcontract): ‘The premises shall be used by the tenant for general office purposes and for no other purposes’. Wat betekent shall hier? Is de huurder nu verplicht om het pand als kantoor te gebruiken of mag hij het alleen de bestemming geven van algemeen kantoorgebruik? Om eindeloos
juridisch gehaarkloof te voorkomen, zouden we aan de hand van de ABC regel deze voorwaarde kunnen herschrijven als:

  • The tenant must use the premises for general  office purposes
  • The tenant may use the premises only for general office purposes.

Zelf eens proberen? Vervang shall door must, may, will of is in de volgende zinnen:

  1. X shall be entitled to receive an annual fee in accordance with standard charges for services.
  2. The sender shall have fully complied with the requirement to send notice when the sender obtains electronic confirmation.
  3. Each member shall have the right to sell, give or bequeath all or any part of his membership interest to any other member without restriction of any kind.