Monthly Archives: March 2014

What’s in a word? (5)

What's in a word?

“… if an extension to close is not requested and it did not close by the agreed upon date, then the contract becomes null and void”. Zinssnedes van dergelijke strekking lees je vaak in Engelstalige contracten. Maar wat betekent dat eigenlijk? “Null and void”? Is dat niet hetzelfde? En als dat zo is, waarom dan die herhaling met twee verschillende woorden? Overbodig en (alweer) een voorbeeld van het door ons zo verfoeide Legalese?

Eerst dan maar even een kort geschiedenislesje: terug naar Engeland in de Middeleeuwen. In 1066 kreeg Engeland na de Normandische invasie een Franssprekende koning (en hofhouding) en een Normandisch rechtssysteem (het Common Law-systeem). De taal  van  de rechtsspraak werd Frans (en/of Latijn). Het duurde tot 1363 voordat het parlement weer geopend werd in de oorspronkelijke landstaal.

Tegen die tijd kwam het Engels ook weer langzaam maar zeker in zwang in de rechtspraktijk. Alleen… de Normandiërs hadden naast hun taal óók hun rechtssysteem meegenomen (het gewoonte-recht, dat ontstaat uit wat men gebruikelijk acht en voor een groot deel leunt op eerdere uitspraken, in dit geval dus uitspraken in het Frans/Latijn…). Na zo’n 300 jaar Frans gebruikt te hebben, waren juristen niet helemaal zeker meer van de betekenis van de woorden die hen ter beschikking stonden. En om maar liever 100% zeker van hun zaakjes te zijn en om hun clientèle (en hun eigen broodwinning…) te beschermen, ontstond de gewoonte om Engelse synoniemen aan Franse begrippen te koppelen (of andersom) en koos men voor twee of drie woorden uit verschillende talen: (Engels/Frans/Latijn); “Mr Johnson shall not [do something] in any shape or form”, waarbij shape een Germaanse stam heeft en form uit het Latijn stemt. Het betekent echter precies hetzelfde… Naar verloop van tijd “vergat” men hoogstwaarschijnlijk waarom ze al die overbodigheden opschreven en men besloot deze “broekriem-en-bretels-methode” te blijven toepassen. Een andere verklaring zou kunnen zijn dat er na verloop van tijd zó veel vonnissen waren geveld met al die dubbele synoniemen, dat men er onder het motto if it ain’t broke, don’t fix it niet meer vanaf kon.

Ondertussen zitten we er maar mooi mee en is het een stilistische karakteristiek van Legal English geworden. Uitdrukkingen als breaking and entering (Engels/Frans), fit and proper (Engels/Frans), lands and tenements (Engels/Frans), will and testament (Engels/Latijn), heirs and assigns (Engels/Frans), acknowledge and confess (Engels/Latijn), law and order (Engels/Frans) of terms and conditions zijn schering en inslag in juridische documenten in het Engels. Soms zelfs Engels/Engels: let and hindrance, have and hold en, inderdaad: null and void.

Hoewel wij null and void vaak als “nietig verklaren” of “ongeldig verklaren” zouden vertalen, komt ons “van nul en generlei waarde” tamelijk dicht in de buurt. Ook een schijnbaar overbodige dubbelheid… Het vervelende is eigenlijk dat niet twee woorden ooit perfecte synoniemen van elkaar zijn, en al helemaal niet als die woorden worden gebruikt in binnen een bepaald frame, of register; in dit geval een juridisch frame/register. Juridisch taalgebruik streeft naar absolute duidelijkheid, de breedst mogelijke dekking en de minst mogelijke verwarring. Het gebruik van “dubbele bijna-synoniemen” is typisch iets voor bretels-en-broekriemmannen (of pil-en-condoomvrouwen), én voor juristen…

Maar null and void bestaat (net zoals als die andere dubbele bijna-synoniemen hierboven); het zijn versteende uitdrukkingen. Een tekst wordt er langer en ingewikkelder en onbegrijpelijker van. Opnieuw: collega-juristen zullen er geen moeite mee hebben, maar juridisch niet-onderlegden misschien wel. Blijf dus altijd in het achterhoofd houden voor wie u uw teksten schrijft! (En vergeet de niet-Engelstalige juristen niet, die uw Engelse tekst wellicht óók moeten lezen….).

PS:
Juristen zouden juristen niet zijn als ze niet achteraf kunnen beargumenteren dat er wel degelijk een verschil is tussen null en void… Volgens sommige tekst-exegeten verwijst null naar het verleden (en betekent het oordeel “alsof het er nooit is geweest”) en kijkt void naar de toekomst (om te verzekeren dat het vanaf het oordeel “geen enkele invloed meer heeft”). Tsja…

Correctness (3)

Correctness

WRITTEN ADVICE, RECOMMENDATIONS AND SUGGESTIONS

As legal writers, you undoubtedly frequently advise your clients on a particular aspect of the law or on a course of legal action. You could be forgiven for wondering what’s so
difficult about that; especially if you think the following sentences are correct:

  • I suggest you to reconsider their offer.
  • I advise to reconsider the offer.
  • We would recommend you to not enter the debate.
  • I suggested her to plead guilty.
  • We recommend Mr Jones to submit a patent application.
  • They recommended to appeal the judgment.

Well, I’m afraid this is another pitfall of English that non-native (and more native speakers than I care to admit) fall foul of. Take a look at this.

The grammatical rules surrounding the use of the verbs advise (the verb is spelt with an ‘s’ and the noun ‘advice’ with a ‘c’), suggest and recommend are as follows:

1. If recommend, suggest or advise are followed by another verb, this second verb takes the gerund form i.e. verb + -ing

  • I recommend following your lawyer’s advice.
  • I suggest following your lawyer’s advice.
  • I advise following your lawyer’s advice.

In other words, it is incorrect to say or write I recommend/suggest/advise to follow your lawyer’s advice.

2. The verbs recommend and suggest cannot be directly followed by an object (pronoun). Instead you need to use ‘that’.

  • I recommend that you follow your lawyer’s advice.
  • I suggest that you follow your lawyer’s advice.
  • I recommend that she follow her lawyer’s advice. (see 3)
  • I suggest that he follow his lawyer’s advice. (see 3)

You cannot say or write: I recommend/suggest you to follow your lawyer’s advice.
However, ‘advise’ is the exception to this rule. You can say or write:

  • I advise you to follow your lawyer’s advice.
  • I advise her to follow her lawyer’s advice.
  • I advise him to follow his lawyer’s advice.

3. If you would really like to impress, you could use what is known as the subjunctive when writing your recommendations, suggestions and advice. The subjunctive is used in ‘that–clauses’, after verbs, adjectives or nouns.
Examples:

  • We recommended that he consider his situation carefully. (NOT: ‘considers’)
  • She suggests that he consider his situation carefully. (NOT: ‘considers’)
  • They advised that he consider his situation carefully. (NOT: ‘considers’)
  • It is important that she be admitted to hospital immediately.

If this is too much of a good thing, you can avoid the subjunctive by using should in the ‘that-clause’.
Examples:

  • They suggested that he should consider his situation carefully.
  • They recommended that she should be admitted to hospital immediately.

There are a number of verbs that follow the subjunctive rule and these include:
to advise (that) / to ask (that)/ to command (that) / to demand (that) / to desire (that)/ to insist (that) / to propose (that) / to recommend (that)/ to request (that) / to suggest (that) / to urge (that)

So, thinking back to the sentences containing mistakes at the beginning of this blogpost, how would you correct them? Bonus points for anyone who can use the subjunctive. Mail your answers to p.peek@branch-out.eu

 

Plain English (4)

Plain English

Een gedachtenexperimentje: stel dat we Esperanto (of Volapük, of Ido, of Spokil, of welke andere artificiële taal dan ook….) gebruiken om wetten, contracten, vonnissen en verdere juridische teksten in te schrijven.  Zou dat helpen om ambiguïteit, wolligheid, ambtelijk gestamel en multi-interpretabel juridisch gewauwel uit de wereld te helpen? Zou dat ook gelijk de Plain English movement overbodig maken? Ja en ja, zouden de antwoorden zijn, maar helaas… het kán niet. (Voor meer posts over Plain English: zie hiernaast onder “Thema’s”).

Kunsttalen zoals de bovengenoemde, stellen zich ten doel de communicatie tussen volken te bevorderen door een “cultureel niet-beladen” taal te creëeren. Op zich natuurlijk een nobel streven, maar juist die “cultuur” ligt aan de basis van alles wat met rechtspraak te maken heeft.

En misschien is de link tussen cultuur – taal – wetgeving in het Engels wel sterker dan in het Nederlands. Normaalgesproken zouden we daar onze schouders over ophalen en denken “wat heeft dat met ons te maken?”, maar Engels is nu eenmaal hét internationale communicatiemiddel waarin een groot deel van juridische haarkloverijen zich afspeelt… En Engels is allesbehalve een kunsttaal….

Al een aantal keren hebben we in deze blog gefulmineerd tegen legalese, officialese, federalese,insuranceese en andere vormen van “overbodig ingewikkeld juridisch taalgebruik”, maar misschien wordt dit in de hand gewerkt door het rechtssysteem zélf, en dan het Engelse rechtssysteem in het bijzonder.  Zoals bekend hanteert het Verenigd Koninkrijk en (sommige van) zijn vroegere kolonies namelijk het Common Law, een systeem van wet- en rechtsvorming op basis van gewoonterecht. Het ontstaat uit wat men gebruikelijk acht en wat de rechtspraak aan uitspraken (en dus: wetvorming) oplevert. In veel gevallen ligt er geen (door een volksvertegenwoordiging) gepasseerde en geschreven wetgeving aan ten grondslag.

De door de eeuwen heen gebruikte taal veranderen (of ‘vereenvoudigen’, zoals de Plain English movement voorstaat) is een tamelijk drastische stap. En al helemaal in een Common Law-systeem waar de link tussen cultuur-taal-wetgeving zoveel sterker is. Zo’n stap zou eeuwen van rechtspraak terzijde kunnen schuiven en zou gloednieuwe precedenten kunnen scheppen die een stortvloed van nieuwe rechtszaken zou opleveren. Dit zou, vooral in een Common Law-systeem, zó lang duren dat tegen de tijd dat dit proces is afgerond, de gebruikte taal door de meeste Engelssprekenden alweer als archaïsch beschouwd zou worden…

Juridisch taalgebruik heeft een andere bedoeling dan zelfs formeel taalgebruik; iedere mogelijke ambiguïteit zou tot problemen kúnnen leiden, zélfs als de betekenis van een zin of een woord volledig duidelijk is! Vandaar ook al die (in de ogen van veel niet-juridisch onderlegden) overbodigheden en dubbelheden… Vandaar ook dat het veel langzamer verandert dan ‘normaal’ of zelfs ‘formeel’ taalgebruik. Juristen weten wat bepaalde archaïsmes en verouderde zegswijzes betekenen, en welke gevolgen eventuele veranderingen met zich mee zouden kunnen voeren. Vandaar ook dat zij nieuwe, andere, meer moderne, uitdrukkingen helemaal opnieuw zouden moeten definiëren en af zouden moeten bakenen. In een Common Law-systeem, (gewoonte recht-systeem), met andere woorden: in het ENGELS, is dat hoogstwaarschijnlijk nog een graad of wat lastiger dan in een Civil Law-systeem.

Is Legal English dan gevangen in zijn eigen net? En zullen veranderingen slechts mondjesmaat binnensijpelen? Integendeel, hoe nauwer het net wordt aangetrokken, des te meer zullen de visjes spartelen!  Niet voor niets maakt  de Plain English-beweging in Engelstalige landen een hoop meer lawaai (met daaruit voortvloeiende veranderingen!) dan soortgelijke bewegingen in andere landen (veelzeggend genoeg: landen met een Civil Law-systeem…!), waar de discussie vaak verzandt in geringschattend Jip-en- Janneke terminologie. 

Een slecht (of in ieder geval: onmogelijk) idee dus als internationaal opererende juristen hun toevlucht gaan zoeken tot pseudo-oplossingen als Esperanto (Volapük, Ido, etc.). Maar hoe meer de samenleving vraagt om meer transparante juridische teksten,  des te sneller zullen door de Plain English-beweging voorgestelde veranderingen worden overgenomen. En Nederlandstalige juristen kunnen dan niet achterblijven!!! ĝis la proksima tempo!

Cohesion (1)

Cohesion

A  TOPIC CLOSE TO MY HEART

Take a look at these sentences which I took from some of the many pre-course tasks we receive from participants before one of our workshops. Any idea what the subject of this week’s blog is?

  1. One of the disadvantages of my department is that for every document or at every meeting, Dutch is the language of communication. My English language skills are decreasing drastically.
  2. Following I went to Burton College where I studied law.
  3. Next to German and English, I speak French.
  4. Before starting at Slaughter & May, I worked at BP. Therefore I worked for the Ministry of Transport.
  5. Also, the relevant trade unions must be consulted.

Did you spot the problem? This week I would like to address a topic very close to my heart: the matter of cohesion in writing. “Cohesion?” I hear you say “What’s that?” Allow me to elaborate.

Cohesion is the art of linking your sentences and paragraphs. Cohesion stems from the word ‘coherence’ (look that one up in your dictionary) and is achieved through the use of ‘linking’ or ‘signaling’ words that help make your text intelligible and help the reader follow the writer’s train of thought.

Linking words can greatly enhance your professional emails and texts and should not be considered a luxury, but a must. Moreover, English offers an extensive choice of such words. Look at this:

  • Making a contrast:  However, nevertheless, on the one hand… on the other hand …, conversely
  • Adding information: Moreover, furthermore, also, in addition (to)
  • Talking generally: Generally, in general, on the whole
  • Giving a result: As a result, consequently, therefore
  • Summarising: To sum up, in short, overall

… the list is endless.

As with most areas of writing, Dutch writers are prone to certain persistent mistakes in this area, some of which are exemplified in my initial five sentences. Let’s take a quick look at these.

Sentence 1 lacks any cohesion which is something I commonly see and results in what I like to refer to as a ‘staccato’ style of writing. The sentence would ‘flow’ much better by adding a linking word to express result such as ‘consequently’

The mistakes in sentences 2, 3 and 4 are a result of the old enemy ‘direct translation’.

  • Instead of ‘following’ in sentence 2. the writer means ‘subsequently’.
  • Instead of ‘next to’ in sentence 3. the writer means ‘in addition to’.
  • Instead of ‘therefore’ in sentence 4. the writer means ‘before that’ or ‘previously’

Sentence 5 is an example of a mistake not reserved to non-native speakers, but also native speakers are guilty of this mistake. Firstly, one should never begin a sentence with ‘also’. Secondly, ‘also’ is an adverb and therefore takes the following positions in a sentence:

  • I also speak Spanish. (Before a single verb unless the verb is ‘to be’)
  • I have also learnt Spanish. (In between the verbs in multi-verb constructions)
  • I am also a Spanish speaker. (After the verb ‘to be’)

So, there you have it. This being a topic close to my heart, I could write a whole lot more. But enough for now. More on this subject another time.

Happy writing!

 

Courtesy (2)

Courtesy

Writing a letter or email in another language is not always straightforward, as I know from experience. I always battle with establishing a consistent style, i.e. I tend to mix formal and informal styles, or worse still, I try to translate English standard phrases for letter/email writing directly into the language that I am writing. But as with everything, the good old ‘trial and error’ eventually gets me there – and a few sympathetic native speakers are also very helpful. This week, I would like to provide some tips on English business correspondence – more importantly, how to avoid mistakes commonly made in letters and emails.

1. Always identify your audience before writing. For example, there is a big difference between a letter a lawyer would write to a client (who knows nothing about the law) and another lawyer. This step also helps you establish the appropriate style and tone.

2. Always establish your objective for writing and be concise. So many writers fall into the trap of hiding their message in paragraphs of longwinded prose which they expect the poor reader to decrypt! Remember the KISS analogy: Keep It Short & Simple (or Stupid as some like to say). Very importantly, a reader should NEVER have to reread a sentence because the meaning was not clear the first time.

3. Ensure your English spelling & grammar check is switched on. My students always assure me it is, but the red squiggly lines speak for themselves! Remember also to distinguish between British and American English i.e. don’t mix – it’s either or.

4. Forget the words ‘hereby’ & ‘herewith’. In English, it is perfectly acceptable to start with the personal pronouns I/we. Many Dutch writers of English fall into the trap of beginning their letters ‘Hereby I send you …’ or ‘Herewith I write you …’ because they think it is incorrect to start with ‘I’ or ‘we’.

Some useful phrases for starting your letter or email include:

  • I am writing to enquire about/ request/ confirm etc.
  • Further to your email of (DATE), please see below the answers to your questions.
  • I am sending you a copy of our terms and conditions.
  • I am enclosing/attaching our terms and conditions

5. Be consistent in your tone and style. Don’t mix formal and informal, don’t be overly polite and then suddenly very direct. Look at the difference between the below phrases:

  • (Formal) I/we would be very grateful if you would/could … (Informal) Please could you…
  • (Formal) We regret to inform you that …(Informal) Sorry, but …
  • (Formal) We will do our utmost to ensure that …(Informal) We will do our best to …

6. Do not translate directly from Dutch into English. Some typical Dutch mistakes we regularly come across, include:

  • I write you about … (Should be:) I am writing about …
  • Would you be so kind to … (Should be:) Would you be so kind as to …
  • I look forward to meet you. (Should be:) I look forward to meeting you.
  • I would appreciate if you would send me … (Should be:) I would appreciate it if you would send me …
  • I suggest you to come to the meeting. (Should be:) I suggest that you come to the meeting
  • I suggest/recommend/advise to come to the meeting. (Should be:) I suggest/recommend/advise coming to the meeting.
  • I like to thank you in advance. (Should be:) I would like to thank you in advance.
  • Would you mind to postpone the meeting? (Should be:) Would you mind postponing the meeting?

7. Be a copy cat  If you regularly receive correspondence from English native speakers, emulate their style and make a note of the phrases that they use. You could draw up a list like the one below:

Drawing attention and reminding:

  • (Formal) May I/we draw your attention to … (Informal) Can I draw your attention to
  • (Formal) I/we would like to point out that … (Informal) Can I point out that …
  • (Formal) I/We don’t appear to have received..  (Informal) I/we haven’t received …

Final comments:

  • (Formal) Please do not hesitate to contact us should you have any further questions. (Informal) Let me know if you need anything else.
  • (Formal) Please feel free to contact me/us if you have any questions.  (Informal) Just give me a call if you have any questions.

Happy writing!!