Monthly Archives: September 2014

Courtesy (4)

Making a fluent fool of yourself.

There are, of course, considerable differences between the communication styles of English and Dutch speakers and writers. Most noticeably, English speakers are much more indirect communicators than the Dutch and being polite is a fundamental part of an English speaker’s culture.

There are, of course, national differences on the spectrum of English speakers e.g. Americans are more direct than their British counterparts. Nevertheless, even Americans can find the Dutch a little too direct and often misinterpret this directness and label it as ‘being rude’.

Consequently, if you really wish to become a successful communicator of English (in speaking and in writing), you have to adopt some of the techniques we use to sound more polite. After all, as one famous anthropologist once said, “to know another’s language and not his culture is one way of making a fluent fool of yourself”.

1. Avoid ‘must’ and have to’
These are only used to express strong obligations and order. Instead, use “should”:

  • (not) You must reconsider their proposal
    (but) You should reconsider their proposal

2. Turn affirmative sentences into questions and requests
You should also avoid ‘want’ when making requests – use ‘would like’ instead. (or: ‘would you be so kind as to…’, or ‘We were hoping to…’):

  • (not) I want to meet tomorrow
    (but) I would like to meet tomorrow

3. Express opinions mildly
Use phrases such as ‘I would say that…’, ‘I feel …’:

  • (not) In my opinion, we need to give a negative advice on this one
    (but) I feel we need to give a negative advice on this one

4. Prepare the reader for bad news
Precede negative comments with softeners like ‘I am afraid…’, ‘Unfortunately…’:

  • (not) Your request for further financing has been rejected by our client
    (but) Unfortunately, I have to tell you that your request for further financing has been….

5. Soften with ‘would’, ‘could’ or ‘might’
Avoid overusing ‘will’ and the imperative

  • (not) Will you inform us of your decision as soon as possible?
    (but) Would/Could you inform us of your decision as soon as possible?

6. Avoid direct statements
Avoid direct statements such as ‘you said…’. Instead, use phrases such as: ‘I understood…’, ‘It would appear that…’, ‘It seems that…’.

  • (not) You said the contract would be signed today
    (but) I understood the contract would be signed today.

7. Use ‘please’ whenever possible
English speakers nearly always use ‘please’ with requests. This is most probably the most basic form of showing respect.

  • (not) Hold the line
    (but) Please hold the line

Correctness (7)

Als als is indien, is als if!

Of course, when you secure X, we will do our utmost to do Y, zegt u op een gegeven moment in onderhandelingen met uw Britse tegenpartij. En vervolgens wordt de hoorn op haak gegooid/de tegenpartij loopt kwaad weg… onderhandelingen afgebroken, tegenpartij in z’n wiek geschoten. U blijft achter met een verwonderd gevoel. “Wat ik heb nou weer gezegd? En waarom zijn die Britten zo snel op hun teentjes getrapt?” Heel simpel: had nu maar “if” gebruikt in plaats van “when”.

Sommigen zeggen dat de verwarring tussen “if” en “when” één van de grootste struikelblokken is in de (Engelstalige) communicatie tussen Nederlanders en Britten. Waarom? Omdat Britten uitgaan van “if” in de betekenis van “onzekerheid” (je weet niet of de tegenpartij hiermee in gaat stemmen) en “when” in de betekenis van dat beide partijen (bijna) zeker weten dat de deal gesloten is, en er alleen nog moet worden vastgelegd wat wanneer moet gebeuren.

Natuurlijk bestaat het verschil tussen “als” en “wanneer” ook in het Nederlands, maar ik ken geen andere taal waar dit verschil zó is geërodeerd als in het Nederlands. Nu is taalerosie helemaal niet erg (want natuurlijk en een teken dat de taal “leeft”), maar het heeft lastige gevolgen als dat verschil in een andere taal wél duidelijk aanwezig is.

Nog wat voorbeelden, gegrepen uit “eigen werk” van cursisten:

  • Our client will sign the contract if he comes back from his holiday.
    (wat de onmiddellijke vraag oproept waar hij dan wel op vakantie is… Liberia? Het oostelijk gedeelte van Oekraïne? IS-gebied?)
  • What happens when the other company has a different remuneration system? (Als je dat tóch al zeker weet, dan hoef je jezelf die vraag niet te stellen…)
  • Please give us a call when you have any problems with the attached (Waarbij je je telefoon hopelijk al helemaal hebt opgeladen, want dát ze een probleem hebben met dat contract, dáár ben je alvast van overtuigd).

Dat zijn de “regels”, maar soms hangt de keuze tussen if en when af van de context (context-afhankelijk) of hoe de spreker/schrijver de toekomst bekijkt (houding-afhankelijk). Meer “uit de praktijk gegrepen” voorbeelden:

Context-afhankelijk:

  • My colleague will take over your case when I leave the firm.
    (het is zeker dat ik binnenkort ergens anders werk)
  • My colleague will take over your case if I leave the firm.
    (ik ben het absoluut niet van plan, maar wie weet ga ik hier ooit wel wel weg)

Houding-afhankelijk (zie het voorbeeld waar we mee begonnen):

  • Of course, when you secure…, we will do our utmost to…
    (volgens de spreker is alles in orde, er hoeven alleen maar wat details ingevuld te worden…)
  • Of course, if you secure…., we will do our utmost to…
    (de spreker laat de deur voor de tegenpartij nog wijd open…)

Nu wordt het allemaal nóg een stapje ingewikkelder: Nederlanders die in het Engels        schrijven, gebruiken bovenmatig vaak in case als synoniem voor het Nederlandse “als”. Ik vermoed omdat ze, abusievelijk, denken dat ze niet te vaak hetzelfde woord moeten gebruiken, en af en toe eens een ander woord moeten gebruiken (avoid elegant variation is niet voor niets één van onze mantra’s). In case wordt in het Engels namelijk alleen maar gebruik om een voorzorgsmaatregel aan te geven; om dingen aan te geven die we doen om zeker van onze zaak te zijn als er later eventueel een probleem is. Dus: I insure things in case they are stolen.

 Over in case spreken we over twee weken op deze plaats. Dat wil zeggen: If/When/In case you are interested. (doorhalen wat niet van toepassing is).

Courtesy (3)

BUSINESS CORRESPONDENCE

One of the first things I say to my participants in our writing skills workshop it that their business correspondence is like a business card. In other words, what you write is a). a permanent record and b). reflects the company’s image.

Here in the Netherlands, the Dutch really make an effort to accommodate their non-Dutch speaking clients by corresponding in English (or other languages). I can assure you, this wouldn’t happen in the UK, Australia or any other English speaking country, with the exception of parts of the US which cater for a large Spanish speaking population.

However, the Dutch are prone to some pretty standard mistakes which I thought would be handy to share (a few – as there are many) so that you can avoid. The majority of these mistakes are either due to direct translation or applying Dutch rules to English.

1. SALUTATIONS, CLOSES AND PUNCTUATION
Many of the rules surrounding layout and punctuation have been simplified in UK English. Did you know that:

  • We no longer use a full stop (.) after titles such as Mr, Mrs etc.
  • Most women in business prefer to be addressed by the neutral title ‘Ms’
  • We no longer use commas after the salutation (Dear Jane) or closing line (Best regards)
  • We no longer use ordinal numbers (e.g. 1st, 2nd, 3rd) when writing the date, but instead just write (10 September 2014)

NB: these rules do not apply to US English – with the exception of ‘Ms’.

 2. ”YOU SHOULD NOT BEGIN A SENTENCE WITH ‘I’”
Although I believe this rule is ‘dying a death’ in the Netherlands, it still crops up in most of the writing skills courses I give. In English, there is absolutely no problem beginning a sentence with I or we. So avoid stilted sentences such as:

  • Herewith (OR hereby) I send you …
  • With this letter I will outline the main points of the proposal.

And instead write:

  • I am sending you ..
  • I would like to outline the main points of the proposal.

3. CONSISTENCY
Particularly Dutch legal writers are prone to a mix of styles i.e. formal and informal. Be aware that modern English avoids use of archaic words such as hereinafter, henceforth, notwithstanding etc. At the same time, if you are writing a formal email or letter, you should avoid words such as ‘like’ when giving examples (use ‘such as’ instead), ‘as well’ when adding information (use ‘also’ or ‘additionally’ instead) or ‘since’ when giving a reason (use ‘as’ or ‘because’ instead). The style of your email or letter should be consistent in terms of your choice of vocabulary (formal or informal?) and UK or US English. Remember, there are a number of differences between UK and US spelling such as:

  • US          analyze, center, flavor, program
  • UK          analyse, centre, flavour, programme

4. ABBREVIATIONS
A last point regarding achieving a consistent style is your use of abbreviations: it’s usually only the Latin based abbreviations that are acceptable in formal writing. The most common are:

  • e.g.                        for example
  • i.e.                         that is OR in other words
  • etc.                        etcetera

Abbreviations such as FYI, ASAP are really only appropriate in informal correspondence.

So, a few tips to help you on your way. Happy writing!

What’s in a language? (6)

EU-Engels

Als we het over het Deens hebben, is dat over de taal die in Denemarken wordt gesproken. Als we het over het Engels hebben, denken we dat dit de taal is die in Engeland wordt gesproken, of misschien in de Verenigde Staten en in nog een handjevol landen meer. Echter: naar schatting twee derde van de Engelssprekenden (en Engelsschrijvenden!) is géén moedertaalspreker van deze taal. Anders gezegd: Engels behoort niet meer aan Engeland, aan de Verenigde Staten, of aan dat andere handjevol. Wat gebeurt er met een taal die “iedereen” toebehoort en hoe ziet dat er in de toekomst uit?

Een studie van Gary Lupyan and Rick Dale (klik hier om te lezen) wijst uit dat “grote” talen simpelweg makkelijker zijn, ofwel: eenvoudiger morfologie, grammatica, uitspraak etc. Aan de andere kant zijn kleinere talen vaak moeilijker: hoe kleiner (dwz. hoe minder mensen een taal spreken), hoe moeilijker die taal is voor anderen.

John McWhorter, een linguïst aan Columbia University, komt in zijn boek “Language Interrupted” (klik hier voor een recensie) tot dezelfde conclusie. Engels (en de andere vier door hem besproken “grote” talen, te weten: modern Persisch, modern gesproken Arabisch, Mandarijn en Maleis) is simpeler want veel minder werkwoordsvervoegingen, minder werkwoordstijden, geen (of minder) naamvallen, makkelijker uit te spreken etc. etc. dan daaraan verwante talen. Deze vijf “grote” talen hebben natuurlijk hun eigenaardigheden, maar stuk voor stuk zijn ze ten eerste makkelijker te leren dan verwante talen, ten tweede duidelijk eenvoudiger dan ze vroeger waren en ten derde vormen de eigenaardigheden eigenlijk geen onoverkomelijke communicatieproblemen.

Het paradoxale hieraan is wél dat hoe meer mensen één bepaalde taal spreken, hoe minder er van die taal “overblijft”. Waar zijn bijv. Engelse werkwoordsvervoegingen gebleven (er zijn er nu nog maar twee: I work/He works). Wat is er gebeurd met “To whoM”, terwijl “whoSE” nog steeds (zij het mondjesmaat) bestaat? Waarom vindt bijna niemand (behalve dan sommige Nederlanders…) het erg dat iemand een accent heeft in het Engels?

En het gaat een stuk verder dan grammaticale zoutopslakleggerij: in Brussel, een plaats waar erg veel niet-Engels-als-moedertaalsprekers gebruik maken van het Engels, betekent het Engelse werkwoord to control veel vaker to monitor of to verify, louter omdat contrôler en kontrollieren deze betekenis hebben in het Frans en het Duits. Andere voorbeelden zijn to assist voor to attend, actual voor current, het (potentieel levensgevaarlijke) verschil tussen in case of en in the case of, etc.

Naast een Amerikaanse, een Australische, een Canadese etc. variant van het Brits-Engels (dat eigenlijk ook al “variant” mag worden genoemd, ware het niet dat de Britten daar wat kanttekeningen bij zetten), is er meer en meer sprake van een Euro-Engels, ook EU-Engels genaamd. Dát precies heeft het EU Court of Auditors aangezet tot het publiceren van een uiterst inzichtelijke en even boeiende als vermakelijke stijlgids met ongeveer 120 Engelse woorden en zegswijzen waar het erg vaak erg “fout” mee gaat als niet-Engelstaligen die gebruiken. Voor een PDF-versie van deze stijlgids: klik hier.

Het is veelzeggend dat deze publicatie “Misused English Terminology” wordt genoemd; over 100 jaar of zo is dat gewoon de algemeen geaccepteerde betekenis van die woorden, of de Engelsen het nou willen of niet. Ze hebben maar te accepteren dat dit een nieuwe variant van het Engels is, net zo als bij. Amerikaans-Engels.

Voor tekst-exegeten (zoals veel internationaal opererende juristen!) zou dat een probleem kunnen opleveren: is die Engelse tekst wel geschreven door een Engelsman, of door een Duitser/Fransman, en wat bedoelt de schrijver dan als er to control (of enig andere woord uit die lijst van misused English van de Court of Auditors) staat in dat contract? Communicatie, het blijft gokken….

 

Consistency (2)

Writing Numbers

Students often ask me about how to deal with writing numbers. A messy subject, because except for a few basic rules, spelling out numbers vs. using figures (also called numerals) is largely a matter of writers’ preference (and a choice between British English and American English). Again, consistency is the key. Some firms might even have a Company guidebook or stylebook with a pre-described house style. It might be useful to check these. Whatever you use, be consistent!!

1. Spell small numbers out. The small numbers, such as whole numbers smaller than ten, should be spelled out. That’s one rule you can count on. Not spelling out numbers is          acceptable in an instant text message, but not suitable for a formal document.

2. No other standard rule. Experts sometimes disagree on other rules. Some say that any one-word numbers should be written out. Two-word numbers should be expressed in       figures. That is, they say you should write out twelve, sixteen or twenty, but not 24. (An        exception is made for years e.g. “1968 was a tumultuous year”). Whatever your choice is: be consistent within the same sentence! If I have 23 beginning students, I also have 18        advanced students, not eighteen advanced students.

3. Hyphenate all compound numbers from twenty-one to ninety-nine. You should write 42 as forty-two,. 832 should be written as eight hundred thirty-two and 2361 as twenty-three hundred sixty-one. Moreover, fractions used to be written with hyphens e.g. three-quarters, but you will see them without nowadays e.g. three quarters. Don’t use a hyphen between a whole number and a fraction e.g. two and three quarters OR two and three-quarters.

4. If the number is rounded or estimated, spell it out. Rounded numbers over a million are written as a numeral plus a word. Use “About 400 million people speak Spanish               natively,” instead of “About 400,000,000 people speak Spanish natively.” If you’re using the exact number, you’d write it out, of course.

5. Using the comma. This is another grey area. In British English, the comma is used as a thousands separator (and the period as a decimal separator), to make large numbers       easier to read. So write the size of Alaska as 571,951 square miles instead of 571951 square miles. In Continental Europe the opposite is true, full stops are used to separate large      numbers and the comma is used for decimals. Finally, the International Systems of Units (SI) recommends that a space should be used to separate groups of three digits, and both the comma and the full stop should be used only to denote decimals, e.g. $13 200,50.

6. Percentages. Percentages can be either written out e.g eighty per cent OR written in      figures e.g. 80%. Remember, consistency is key!

7. Two numbers next to each other. It can be confusing if you write “7 13-year-olds”, so write one of them as a numeral, like “seven 13-year-olds”. Pick the number that has the fewest letters.

8. Expressing decades. Again: widespread confusion… Most British writers prefer to spell out centuries and decades as: the Eighties or the nineteenth century. American writers more often than not put an apostrophe before the incomplete numeral and no apostrophe between the number and the s e.g. During the ’80s and ’90s, the U.S. economy grew. When spelling out decades, Americans do not capitalize them, the British do.

9. Try not to start a sentence with a numeral. Make it “Eight hundred years ago,” not “800 years ago”. This means you might have to rewrite some sentences: “Fans bought 400,000 copies the first day”instead of “400,000 copies were sold the first day”, thus      eliminating the dreaded passive voice. The exception to this rule is calendar years i.e. you can write ‘1984 was the start of a difficult year in British politics’ (see also under point 2, above).

10. Dates are written in all-figure form e.g. 22/08/2014. However, remember that there is an important difference between British/European style and American style. In the US, they write the month first and then the day i.e. 08/22/2014. Moreover, UK English uses       cardinal numbers e.g. 22 August 2014 rather than ordinal numbers e.g. 22nd August 2014.