Category Archives: Cohesion

Cohesion (4)

“Only after the Registered Property and the Movable Assets have been transferred will the Buyer be authorised to effectuate the assignment of the aforementioned rights by giving
notice of this assignment to the persons against whom the said rights can be exercised”

kwamen we onlangs tegen in een van onze Contract Drafting-Best Practices workshops (dikgedrukte woorden van mijn hand). Oepsss, dachten we, dát kan op minstens twee plekken beter. En wel (niet helemaal verrassend) op die twee dikgedrukte plekken.

Op de een of andere manier blijven juristen hardnekkig woorden en zegswijzen gebruiken die door de rest van beschaafde wereld al honderden jaren als archaïsch en zelfs: oubollig, worden beschouwd. Zo komt said, volgens deel X van de Oxord English Dictionary al in 1300 voor het eerst voor en aformentioned steekt (volgens deel I) in het jaar 1418 al zijn kopje op. Beide woorden (ook al niet helemaal verrassend) in een juridische context. ‘Niet
verrassend’ omdat er in die tijd -op religieuze geschriften na- niet heel veel anders schriftelijk werd vastgelegd dan juridisch(-financiële) zaken. En juist omdat die woorden al 600-700 jaar in juridische schrijfsels worden gebruikt, zijn juristen vaak van mening dat dit soort woorden wel een specifieke juridische betekenis moét hebben. En al helemaal Anglo-Amerikaanse juristen die werken binnen een case law-omgeving waar eerder gedane rechterlijke uitspraken van veel groter belang zijn dan in civil law landen als (bijv.) Nederland.

Een woord als said in een juridische omgeving wordt vaak beschouwd als een Term of Art. Een Term of Art is een woord of zin dat een specifieke (in dit geval: juridische) betekenis heeft, zie hiervoor What’s in a Word 24  Niets is echter minder waar, zoals we ook al in
Cohesion 3 hebben besproken. Sterker nog, in Legalese and the Myth of Case Precedent laat Benson Barr (et al) zien dat slechts 3% van de woorden in alle vastgoedcontracten in de VS in 1985 bestaat uit échte Terms of Art, dus woorden met een échte, specifiek juridische, betekenis. Joseph Kimble merkt in zijn nieuwste boek Seeing through Legalese misschien wel terecht op dat hoe vaker bepaalde woorden in, vooral, contracten het onderwerp van een rechtszaak zijn, hoe minder die woorden aanspraak kunnen maken op de titel Term of Art

Veel Amerikaanse rechtbanken hebben het woord aforementioned al sinds 1949 in het
Californische Estate of Dubois als sheer redundance afgedaan,  En als said maar naar één ding kan terugverwijzen, is het helemaal onnodig. En onnodigheid irriteert lezers (niet in het minst: Amerikaanse rechters) en doet de schrijver pompeus en overdreven plechtstatig overkomen. Als die woorden naar meerder precedenten terugverwijzen treedt er vaker dan niet ambiguïteit op, en dus vergroot dat de mogelijkheid tot allerlei juridische procedures wist bijv. Sir Edward Coke al in 1664 (The First Part of the Institutes of the Lawes of England of zie ook The Language of the Law door David Mellinkhof van 1990.

Veel juridische woordenboeken (waaronder het gezaghebbende Black’s Law Dictionary) zeggen dat said alléén terugverwijst naar het dichtstbijzijnde antecedent, maar nog veel  rechtbanken verwijzen dit naar het rijk der fabelen en nemen vaak meer rekening met de intentie van de opsteller (van het contract/testament etc.). Veel houvast heb je daar dus ook niet aan.

Er zijn meer dan genoeg alternatieven. In verreweg de meeste gevallen is said makkelijk te vervangen door the zonder enig verlies van juridische nauwkeurigheid. Als je per sé wilt terugverwijzen naar iets, en dat ‘iets’ is kort, dan kan je het gewoon herhalen. Als het
antecedent wat langer is, kort het dan gewoon af: the defendant’s green 2012 Audi A4 sedan, license number HD-VP-50 kan gewoon afgekort worden met the Audi in this
document.

Nog even terug naar de eerste alinea: die zin uit een Engelstalig contract, geschreven door een Nederlandse jurist. Niet alleen gaat die gebukt onder wat we zojuist beschreven, maar bovendien is dit ook nog een gevalletje Elegant Variation (vooral niet doen: zie Clarity 18).
Klaarblijkelijk vond de schrijver het een beetje saai om twee maal dicht bij elkaar het
woord aforementioned te gebruiken en gebruikte hij/zij daarom said bij de tweede keer. Alleen… nu krijg je een verwijzing (said) naar een verwijzing (aforementioned) naar een
antecedent (rights). Ambiguïteit op ambiguïteit, dus. Het is maar goed dat een Anglo-Amerikaanse rechtbank dáár niet zijn tanden in kan zetten…

Cohesion (3)

Verwijswoorden…, altijd handig om niet hele zinnen of zinsdelen te herhalen en zodoende teksten iets makkelijker leesbaar te maken. In het alledaagse taalgebruik vormen ze,
normaalgesproken, geen probleem en leveren ze hooguit soms een semi-grappige spraak-
verwarring op.

Verwijswoorden in (bijv.) contracten zijn heel wat minder grappig. Daar leiden dergelijke woorden vaak tot rechtszaken, want wáár verwijzen die verwijswoorden eigenlijk naar? Met andere woorden: wat is het antecedent?

In Weichert Co. Of Maryland Inc. v. Faust (2011) ging het over het woord hereunder. Dit
woord kwam voor in een onderbepaling van een contract. Na veel woordenboekengeraadpleeg (“According to Black’s Law Dictionary, “hereunder” means “[i]n accordance with this document.” Black’s Law Dictionary 745, 8th ed. 2004), en het napluizen van andere
rechtszaken over hetzelfde woord (case law is immers een belangrijk fundament in
Common Law-rechtspraak), kwam de rechtbank dan eindelijk tot een besluit.

In Tomran, Inc. v. Passano (2006) ging het zelfs over wat er wel en niet zou moeten vallen onder de term hereunder and thereunder: Therefore, we conclude that the only reasonable interpretation of “hereunder and thereunder” is one wherein the phrase limits the scope of the choice of law provision to those rights enumerated in the Deposit Agreement and
Receipts.
En de lijst van rechtszaken over deze woorden valt moeiteloos uit te breiden.

De in 2011 voor het Britse Supreme Court uitgevochten zaak Rainy Sky SA and others v Kookmin Bank is een mijlpaal in Brits contractenrecht. Daar ging het om het woord such als in: all such sums due to you under the contract. Het Supreme Court oordeelde dat als woorden in een contract ambigu zijn, een rechtbank deze woorden moet interpreteren naar business common sense; en dat het voor geen van beide partijen een vereiste is te bewijzen dat een alternatieve interpretatie onredelijk is. (Het is zo’n belangrijke uitspraak dat hier zelfs een Wikipedia-lemma aan is gewijd).

In Loso v. Loso (2011) ten slotte vochten twee gewezen echtelieden over de te betalen schoolgelden van hun dochter Sarah. De zaak ging het voornamelijk over het woord said, als in: to pay for one-half the cost of Sarah’s college educational expenses (…) subject to the limitation that said cost shall not exceed the tuition for a full-time residential student at UCONN-Storrs. Gaat het (=said cost) om one-half the cost of om Sarah’s college educational expenses? Hier oordeelde de rechtbank dat the language was clear and unambiguous.
Hetgeen onmiddellijk in een hoger beroep uitmondde…

Het maakt eigenlijk niet uit hoe of in wiens voor- of nadeel een rechtbank oordeelt. Het gaat om het loutere feit dát er een zaak werd aangespannen. Het gaat om ambigu taal-
gebruik in contracten waar de opstellers rekening mee zouden moeten hebben gehouden. Er zijn meer dan genoeg alternatieven voorhanden om die ambiguïteit (en dus ook daaruit voortvloeiende rechtszaken) te voorkomen.

Het is misschien geen toeval dat dergelijke “antecedent”-zaken bijna altijd gaan over
archaïsche woorden als hereunder, thereunder, said en such (en overigens ook: same).
Woorden die alleen maar (of liever gezegd: alleen maar als verwijswoorden) worden
gebruikt in een juridische setting. Dat je ze natuurlijk ook in een “gewone” setting kan
gebruiken, is in deze korte grappige blog van Wayne Schiess te lezen. Ik zou zeggen: let op als u graag deze woorden gebruikt; weet dat ambiguïteit op de loer ligt!

PS:
Drie van de vier in deze blog (oeps! bijna schreef ik: “hierboven”…) geciteerde rechtszaken klikken door naar https://casetext.com. Als u de hele tekst wilt lezen, moet u zich daar even
registreren. Het is (voor een groot gedeelte) gratis.

Cohesion (2)

Teksten schrijven kunt u beschouwen als het openen van een hele reeks deuren. Deuren met naambordjes “spelling”, “grammatica”, “interpunctie”, “woordkeus”, “toon” of “stijl”. U zoekt de kamer met het juiste opschrift, klopt aan, wacht op toestemming om binnen te komen, luistert eerbiedig wat er tegen u gezegd wordt, verwerkt die informatie, past het toe en vertrekt weer, de deur zachtjes achter u sluitend. Mission accomplished.

Maar voordat u bij deze deurengallerij bent aangekomen, bent u vaak al door een heel voorportaal heen gewalst. In onze Legal English Writing Skills-trainingen noemen wij dat voorportaal: the Writing Process. In het kort: 1) Establish your purpose, 2) Consider the reader, 3) Gather information,  4) Decide what to write, 5) Organise your information, 6) Start writing,  7) Do the first draft, 8) Evaluate and review,  9) Do further drafts, en 10) Proof-read

Dit klinkt als een hele serie al lang en breed af- en ingetrapte open deuren. Maar soms is het uiterst zinvol om eens te bekijken wat er achter die ingetrapte deuren verscholen zit.

De wetenschapper/schrijver Yellowlees Douglas van de Universiteit van Florida doet in haar boek The Reader’s Brain. How Neuroscience can make you a Better Writer (Cambridge University Press, 2015) nou juist dat: kijken wat er eigenlijk achter die open deuren zit. We zullen in latere blogs nog op haar boek terugkomen, maar haar belangrijkste punt is dat lezers verwachten dat de informatie die zij tot zich nemen, in een bepaalde volgorde wordt gepresenteerd. Een volgorde die ervoor zorgt dat zij niet de hele tijd hoeven te zoeken naar het juiste (grammaticale) onderwerp van een zin; of bij welk werkwoord het voorzetsel past; of zich door een woud van, voor die zin, onnodige informatie hoeven te worstelen etc. Moeilijke woorden waaronder jargon, zo schrijft ze, zijn makkelijk op te zoeken. Maar bij armzalig gestructureerde zinnen en teksten, sta je er helemaal alleen voor…

De structuur (en daarmee het begrip) van een zin of een tekst verbetert aanmerkelijk als je af en toe de open deuren van het schrijfproces voorzichtig sluit en, na aankloppen, met enige omhaal weer opent. Waarom gebeurt dat niet vaker? Douglas vermoedt dat een eerste versie van veel wetenschappelijke en juridische teksten (contracten, Memoranda of Advice, etc.) geschreven worden door junior leden van wetenschappelijke teams en
advocaat-stagiaires, die daarbij ook nog eens graag gebruik maken van reeds lang bestaande boilerplate language. Bij gebrek aan hoe-het–ook-zou-kunnen-teksten worden oude teksten vaak in eerste instantie gekopieerd en daar “they see the jargon and
complexity as markers of what passes as good scientific/legal writing
”.

Dit is ook onze indruk bij veel advocatenkantoren in Nederland. Wij pleiten ervoor dat alle advocaat-stagiaires de mogelijkheid krijgen tenminste één keer per jaar een stuk ‘als nieuw’ te schrijven zónder al die historische ballast en zgn.‘goede’ voorbeelden. Ik weet niet wat de partners van het kantoor hiervan vinden, maar ik kan er wel naar raden…

Wat meer zij, de deuren waar nu eerbiedig wordt aangeklopt (die met de bordjes “spelling’, “grammatica”, “interpunctie”, “woordkeus”, “toon” of “stijl”) verschillen vaak per taal; het bovenstaande Writing Process lijkt tamelijk universeel te zijn. Vandaar ook de ondertitel van haar boek (met karakteristiek Amerikaanse hoofdletters): How Neuroscience can make you a Better Writer.

Een redactionele opmerking van het (ook Amerikaanse) tijdschrift Nature over door het
tijdschrift ontvangen wetenschappelijke artikelen,  onderschrijft dit: “the authors of the clearest manuscripts we receive are often those whose first language is not English, and who have been taught English the old-fashioned way. Their papers are the most enjoyable. And they are the most likely to win an editor’s favour, emerging as they do like bright buttons from a larger pile of lexical sludge written in the customarily dreadful manner”.

Open deuren zijn vaak niet voor niets open; er zijn al heel veel mensen doorheen gelopen. Sluit ze eens. Al was het alleen maar om ze daarna weer voorzichtig te kunnen openen.

Cohesion (1)

A  TOPIC CLOSE TO MY HEART

Take a look at these sentences which I took from some of the many pre-course tasks we receive from participants before one of our workshops. Any idea what the subject of this week’s blog is?

  1. One of the disadvantages of my department is that for every document or at every meeting, Dutch is the language of communication. My English language skills are decreasing drastically.
  2. Following I went to Burton College where I studied law.
  3. Next to German and English, I speak French.
  4. Before starting at Slaughter & May, I worked at BP. Therefore I worked for the Ministry of Transport.
  5. Also, the relevant trade unions must be consulted.

Did you spot the problem? This week I would like to address a topic very close to my heart: the matter of cohesion in writing. “Cohesion?” I hear you say “What’s that?” Allow me to elaborate.

Cohesion is the art of linking your sentences and paragraphs. Cohesion stems from the word ‘coherence’ (look that one up in your dictionary) and is achieved through the use of ‘linking’ or ‘signaling’ words that help make your text intelligible and help the reader follow the writer’s train of thought.

Linking words can greatly enhance your professional emails and texts and should not be considered a luxury, but a must. Moreover, English offers an extensive choice of such words. Look at this:

  • Making a contrast:  However, nevertheless, on the one hand… on the other hand …, conversely
  • Adding information: Moreover, furthermore, also, in addition (to)
  • Talking generally: Generally, in general, on the whole
  • Giving a result: As a result, consequently, therefore
  • Summarising: To sum up, in short, overall

… the list is endless.

As with most areas of writing, Dutch writers are prone to certain persistent mistakes in this area, some of which are exemplified in my initial five sentences. Let’s take a quick look at these.

Sentence 1 lacks any cohesion which is something I commonly see and results in what I like to refer to as a ‘staccato’ style of writing. The sentence would ‘flow’ much better by adding a linking word to express result such as ‘consequently

The mistakes in sentences 2, 3 and 4 are a result of the old enemy ‘direct translation’.

  • Instead of ‘following’ in sentence 2. the writer means ‘subsequently’.
  • Instead of ‘next to’ in sentence 3. the writer means ‘in addition to’.
  • Instead of ‘therefore’ in sentence 4. the writer means ‘before that’ or ‘previously

Sentence 5 is an example of a mistake not reserved to non-native speakers, but also native speakers are guilty of this mistake. Firstly, one should never begin a sentence with ‘also’. Secondly, ‘also’ is an adverb and therefore takes the following positions in a sentence:

  • I also speak Spanish. (Before a single verb unless the verb is ‘to be’)
  • I have also learnt Spanish. (In between the verbs in multi-verb constructions)
  • I am also a Spanish speaker. (After the verb ‘to be’)

So, there you have it. This being a topic close to my heart, I could write a whole lot more. But enough for now. More on this subject another time.

Happy writing!