Category Archives: Conciseness

Conciseness (2)

We hebben het hier al vaker gehad over de wijdsprekerigheid van juristen… En we zijn bang dat dit in het Engels niet anders is. In beperking toont men zich echter meester!
Hieronder een overzichtje op welke punten er veel overbodigs is te vinden en een aantal verklaringen hiervoor. Reacties zijn van harte welkom. We zullen in de nabije toekomst nog een blog of wat wijden aan met name de discussie betreffende de entire agreement clause en wat dit betekent voor Engelstalige contracten onder Nederlands recht.

Overbodige woorden:
Plain English goeroe Bryan A. Garner geeft in zijn standaardwerk Legal Writing in Plain
English
(ISBN 0-226-28418-2) talloze praktijkvoorbeelden en oefeningen om overbodigheden te voorkomen. Deze bijvoorbeeld (waarbij je iedere keer tenminste vier opeenvolgende woorden moet vervangen door één woord zonder de betekenis te veranderen. De “oplossing” -als je daarvan kan spreken- vindt u aan het eind van deze blog*):
The court examined a number of cases and stated that there appeared to be only a limited number of instances in which there would exist a duty to disclose the illegal conduct of persons, who, through political campaigns, seek election to a public office.

Om tot een voor de lezer nog enigszins begrijpelijke zin te komen, beveelt Garner een gemiddelde zinslengte van 20 woorden aan. (Om u de moeite te besparen: de laatste zin heeft 21 woorden). Een advies dat wij, zeker voor niet-moedertaalsprekers Engels, van harte zouden willen onderschrijven! We komen hier in een volgend blog nog wel eens op terug.

Doublets en Triplets:
Legal English staat bekend om zijn taalkundige twee- en drielingen. Wij hebben hier al eens geschreven over null and void (lees hier: What’s in a word 5), maar de tweelingenlijst is moeiteloos uit te breiden, bijv. indemnify and hold harmless, lands and tenements, last will and testament, due and payable waarvan Garner zegt dat de vetgedrukte woorden volstaan om uit te drukken wat de bedoeling is. Het drielingenlijstje sluit hier naadloos bij aan: alternate, transfer and convey en give, devise and bequath. Voor een langere (maar nog lang niet volledige!) lijst van Legalese Doublets and Triplets klik hier 

Een verklaring voor dit verschijnsel zou kunnen zijn dat dergelijke juridische twee- en drielingen ooit een juridisch nut hadden. In tijden dat het nog niet zeker was welke taal (Latijn? Frans? Angelsaksisch? Engels?) de taal van de rechtspraak was, was het wellicht slimmer om dan maar hetzelfde ding in verschillende talen achterelkaar te zetten. Hoe het ook zij, dit is voor de moderne jurist tamelijk irrelevant. Woordsplijters en letters-op-laag-water-zoekers beleven er in ieder geval nog een hoop lol aan…

Entire agreement clauses:
Op het terrein van “overbodig of niet” is de opkomst van de Entire Agreement Clause echter het meest interessant. Het zal iedereen die een Anglo-Amerikaans contract heeft gezien duidelijk zijn dat de common law jurist veel gedetailleerder formuleert dan een Nederlandse jurist zou doen. Allerlei zaken die in een Nederlands contract niet hoeven te worden opgenomen, komen in een Anglo-Amerikaans contract ter sprake. Reden hiervoor is -kort door de bocht- enerzijds dat er geen burgerlijk wetboek is waarin algemene regels voor het contracteren zijn vastgelegd en anderzijds dat een Anglo-Amerikaanse rechter een contract niet mag aanvullen of uitleggen op een manier die verder gaat dan een strikte, taalkundige interpretatie. Een Anglo-Amerikaanse jurist dient dus alles wat van belang is in het contract zelf te zetten, hetgeen voor een Nederlandse jurist vaak overdreven en dus overbodig overkomt.

We komen hier in een latere blog nog uitvoerig op terug. Het feit blijft dat Engelstalige contracten onder Nederlands recht de laatste 15-20 jaar alleen maar langer lijken te worden. Tot ergens halverwege de jaren ’90 werden contracten onder Nederlands recht gewoon vertaald door (juridische) vertalers en was het resultaat dat een Nederlands contract van 20 bladzijden een Engelse vertaling kreeg van ongeveer dezelfde lengte.

En toen kreeg iedereen een pc en werd men zelfs aangesloten op een ‘netwerk’. Met als resultaat dat velen gingen overnemen wat anderen – lees: Anglo-Amerikaanse juristen – al eens hadden opgeschreven. En dát had weer als gevolg dat er typische common law bepalingen opeens in contracten naar Nederlands recht terecht kwamen… Zonder dat
iemand zich ook maar afvroeg of die bepalingen überhaupt relevant zijn onder Nederlands recht. Met als voorbeeld de entire agreement clause.

“Zet het maar in het contract, want baat het niet, dan schaadt het niet”, schijnt tegen-
woordig vaak het motto te zijn. Of dat écht zo is, daarover een volgende keer.

* Garner geeft als mogelijkheid: The court examined many cases and found few that imposed a duty to disclose the illegal conduct of candidates for elected office.

Conciseness (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Conciseness het volgende:

In the context of writing, there are a number of interpretations of ‘conciseness’. These include: Trimming the fat ; Pruning out the dead wood ; Keeping it short and sweet.

Any legal document that can convey the same message in 10 pages rather than rambling on for 20 pages is definitely more reader-friendly. This does not mean that you should sacrifice important ideas or hack your document down to size; it means conveying important ideas in sufficient detail to ensure reader comprehension.

We found the following examples in texts written by Dutch lawyers. How would you make these sentences more concise?

  1. Latham & Watkins and our client are currently in negotiation regarding these proposals
  2. Both parties have acted in contravention of the terms of the treaty.
  3. Reed Smith has made the decision to undertake the representation of the defendant.

There are a number of techniques you can apply to make your writing more concise. However, in sentences 1-3 we would like to demonstrate the technique of avoiding nominalisation i.e. avoiding heavy verb-noun phrases e.g. write ‘conclude’ instead of ‘draw a conclusion’. Legal writers tend to favour nominalisations.

However, use of nominalisations results in a surplus of unnecessary words. How about this instead:

  1. Latham & Watkins and our client are currently in negotiation regarding negotiating these proposals
  2. Both parties have acted in contravention of contravened the terms of the treaty.
  3. Reed Smith has made the decision decided to undertake the representation represent of the defendant.

It’s a fact; English prefers active verbs to verb-noun phrases. If the ideal sentence length is 20-25 words, you can’t afford redundant words and phrases.

NB: There are certain occasions in legal writing when we need to use nominalisations . For example, lawyers do not agree to arbitrate, but to go to arbitration: arbitration is a defined legal process and should be referred to in its nominalised form.