Category Archives: Courtesy

Courtesy (12)

Een cultuur ‘vormt’ taal. Een taal ‘vormt’ cultuur. Taal én cultuur ‘vormt’ communicatie. Drie voorbeelden uit de (ook juridische) praktijk:

Voorbeeld 1:  Vaak horen we van deelnemers aan onze English Writing Skills-trainingen
opmerkingen in de trant van “Volgens mij ben ik veel te formeel in mijn Engels”. We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het kan bijna niet formeel genoeg. De vraag Would you be able to supply me with the following documents, please zou, als je kwaad wil, inderdaad
vertaald kunnen worden met “Zou u alstublieft in staat kunnen zijn mij van de volgende documenten te kunnen voorzien”. En inderdaad, dát zouden we in het hedendaags Nederlands zelden schrijven. De meeste Engelstaligen echter lezen simpelweg een verzoekje om wat documenten. Het is zelfs nog maar de vraag of die Engelstaligen dit een “beleefde” vraag vinden. Het is gewoon een standaardvraagje. Beleefdheid heeft er weinig mee te maken, het is zoals het is, je geeft de lezer de ruimte om te denken “nee, daar zijn we
helemaal niet toe in staat en we hebben er ook helemaal geen zin in, maar gezien de
vriendelijke vraagstelling doen we het toch maar…”. Beleefdheid in de ene taal is niet
hetzelfde als beleefdheid in een andere taal. Zelfs het concept “beleefdheid” is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

Voorbeeld 2:I have two words to leave with you tonight, ladies and gentlemen: Inclusion rider,” zei de actrice Francis McDormand in februari tijdens de Oscar-uitreiking. Een rider is een extra bepaling in een contract, een inclusion rider is een bepaling die er voor zorgt dat er (bijv. bij een film) voldoende ‘minderheden” (lees vaak: vrouwen, mensen met een
huidskleur anders dan wit, mensen met een geestelijke of lichaamlijke beperking en LGBTQ’ers) mee werken. Dergelijke inclusion riders (klik hier voor een voorbeeld) kunnen worden opgenomen in contracten die filmsterren (of contract actors) tekenen. Lees
hierover in The Washington Post of in Vanity Fair

In Europa (minus Engeland), of liever gezegd in landen met een civil law-systeem, zal je die inclusion riders niet snel in contracten zien. Niet omdat civil law-landen niet voor inclusion zijn, maar veel meer omdat er een fundamenteel verschil is hoe contracten worden bekeken. Heel generaliserend: in common law-landen (o.m. Engeland, Verenigde Staten) is een contract een overeenkomst tussen twee partijen en wat die partijen onderling
afspreken, moeten ze zelf maar weten. Bij eventuele onenigheden kan een rechter alleen maar naar de letter van het contract kijken. In civil law-landen moeten contracten in de eerste plaats voldoen aan allerlei Wetboeken, wat bij eventuele onenigheden kan
betekenen dat een rechter vooral ook naar de geest van het contract kijkt.

Even zo generaliserend zou je kunnen zeggen dat mensen in de VS het maar met elkaar
uitzoeken om daarna pas eventueel, en mocht dat noodzakelijk zijn, allerlei regels en
wetten te maken. In Europa (minus Engeland dus) worden er eerst wetten en regels gemaakt (natuurlijk op ‘democratische’ wijze) waarna mensen zich daar dan aan moeten houden. Dat heeft natuurlijk zijn neerslag op wat, en vooral ook: hoe, iets wordt vastgelegd. Een contract in de ene taal is niet hetzelfde als een contract in een andere taal. Zelfs het concept “contract” is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

Voorbeeld 3: Bovenstaand fundamenteel “cultuur”verschil valt misschien enigszins te vergelijken met een al eerder op deze plaats aangehaald fenomeen: hebben de meeste (niet geheel toevallig civil law-)landen een of andere instantie die zich bekommert om spelling en grammatica (Nederlandse Taalunie, Académie Française, Rat für Deutsche Rechtschreibung enz.), de meeste (niet geheel toevallg common law-)landen laten het aan “het publiek” over, met als gevolg dat er geen “officiële” spelling of grammatica bestaat. Regels (in dit geval spellingsregels) zijn in de ene taal niet niet hetzelfde als regels (in dit geval spellingsregels) in een andere taal. Zelfs het concept “regels” (in dit geval spellingsregels) is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

In de Verenigde Staten speelt zgn. “Identiteitspolitiek” een veel grotere rol dan in Europa. Misschien is het concept “overlaten-aan-het-publiek” (of het nu beleefdheidsfrases,
contractbepalingen of spellingsregels betreft) hier wel een belangrijke reden voor…

Courtesy (11)

Altijd gedacht dat de juridische branche redelijk immuun was voor zgn. management speak, ook wel office jargon genoemd. Houd me ten goede, maar volgens mij zijn er relatief weinig ballpark figures, moving goalposts, outside the box thinking en there is no I in teams bij grote advocatenkantoren. (Klik hier voor meer tranentrekkende voorbeelden). Dat wil natuurlijk niet zeggen dat juristen vrij zijn van “jargon”. Integendeel, eigenlijk, maar dat is dan vooral legal jargon. Dit ABC van Legal Jargon geeft een lawine aan voorbeelden. Het gebruik van management jargon, echter, was redelijk onder controle.

“Was”, schreef ik, want de laatste paar maanden zien wij in door Nederlandse advocaten geschreven Engelstalige e-mail verontrustend vaak de woorden reaching out opduiken: “We are happy to reach out to you regarding….”, “I thought I would reach out concerning…”. Waar komt dat plotseling vandaan?

Natuurlijk bestaat de uitdrukking to reach out in het Engels. Een snelle rondgang door de gezaghebbende woordenboeken leert ons: to show somebody that you are interested in them and/or want to help them (Oxford Dictionary), to try to communicate with a person, usually in order to help them (Cambridge), to offer to help someone/to aks someone for help (MacMillan). Het lijkt alsof to reach out een synoniem is van to contact, maar in alle gevallen gaat het om een significant standsverschil tussen de helper en de geholpene. De helper heeft alle troeven in handen, de geholpene is, inderdaad, totaal hulpeloos. Je steekt een hand uit naar een drenkeling (letterlijk: to reach out), en het lijkt me niet een goede situatie om uw clientèle als hulpeloze drenkelingen te zien, of andersom, u zelf als iemand in een hopeloze situatie te schilderen. “Wij zijn blij u een helpende hand te kunnen reiken in uw situatie”, zou u iets dergelijks in het Nederlands schrijven?

Gewoon niet doen, dus… reach out gebruiken in een e-mail. Al was het alleen maar omdat reach out een van de favoriete zegswijzen is van president Frank Underwood.

Behalve dat het gebruik van reach out nogal neerbuigend over kan komen, is er nóg een gevaar dat niet-Engelstaligen vaak over het hoofd zien. Het is namelijk vaak erg moeilijk om in een andere taal in te schatten wanneer iets serieus of ironisch of tongue-in-cheek, etc. wordt gebruikt. Moedertaalsprekers en -schrijvers weten dat (vaak) meteen, en zullen de rest van de email daar dan ook aan aanpassen. Zo is de kans veel groter dat zij het meer informele We’re happy to reach out… schrijven dan het formelere We are happy to reach out… Subtiele verschillen, maar voor een moedertaalschrijver een tweede natuur.

En nu we toch bezig zijn… (ik heb ze nog niet vaak gezien in door Nederlanders geschreven e-mails, maar ik waarschuw maar vast), schrijf ook niet I hope this email found you well als introductiezinnetje of… of… (klik hier voor meer).

PS
Een van de grappigste/meest huiveringwekkende (doorhalen wat niet van toepassing is) dingen die ik de laatste tijd las, is: We need to socialize this of How do we socialize this? Ofwel: twee mensen hebben een plan/strategie etc., maar moeten dat nog aan de rest van het kantoor vertellen: How do we socialize this? ’t Is dat George Orwell zich al talloze malen in z’n graf heeft omgedraaid, maar anders…

Courtesy (10)

Please find attached…” is in het Engels een beleefde vorm om in een e-mail te zeggen dat er inderdaad een attachment is te vinden. In het Nederlands zou je echter niet zo snel lezen: “Vind alstublieft aangehecht…”. Maakt dat Nederlanders tot botte en onbeleefde horken?

Studies (blz.87-89) wijzen echter uit dat ook Amerikanen (die zich ook van het Engels
bedienen) veel minder gebruik maken van please dan de Britten. Nu zou je kunnen
beweren dat Amerikanen net zo bot en onbeleefd zijn als de Nederlanders, maar liever
beweer ik hier dat ‘taal’ veel meer cultureel gekleurd is dan wij (willen?) denken.

Het was al bekend dat in spreektaal de Britten ongeveer twee maal zo vaak please zeggen dan de Amerikanen. De boven aangehaalde studie vergelijkt 1.350 Amerikaanse en Britse zakelijke e-mailberichten waarin een verzoek stond. In de Britse verzoeken werd meer dan twee keer zo vaak please gebruikt. Wat opviel, was dat please in de Britse e-mailverzoeken met name vaak gebruikt werd in situaties waar er niet overdreven veel druk achterstond: please don’t hesitate to call if you need assistance, please note that tomorrow is a holiday of please accept our apologies. Verder viel het de onderzoekers op dat er in Amerikaanse
e-mailberichten nóóit please find attached stond.

Sterker nog, Amerikaanse zakelijk-schrijvers wordt zelfs afgeraden please te gebruiken: Bryan Garner schrijft in zijn standaardwerk Oxford Dictionary of American Usage and Style onder: enclosed please find; please find enclosed; enclosed herewith; enclosed herein het volgende: These phrases—common in commercial and legal correspondence—are archaic deadwood for: here are, enclosed is, I’ve enclosed, I am enclosing, or the like (mijn
onderstreping). Hij gaat nog verder door te zeggen dat de toverformule Please find
enclosed
een manier is om niet het vermaledijde woordje I te gebruiken, één van de sprookjesregels waar we het hier eerder over hebben gehad… (lees hier).

Amerikanen vinden dat please vaak zelfs onbeleefd, alleen te gebruiken in situaties waar je het recht hebt om mensen te commanderen (ofwel: alleen bij je kinderen), en Britten zijn van mening dat als je juist niét please gebruikt, je mensen commandeert; voor de een klinkt please “bossy”, voor de ander klinkt het “bossy” als je niét please zegt… In zijn
Dialect Blog schrijft M.L. Murphy zelfs voorzichtig dat de aanwezigheid van het woord please: has almost the opposite effect in American English. It can make a question sound
urgent, blunt, and even downright rude
, en geeft hij een aantal mogelijke alternatieven.

Please in e-maiberichten wordt gebruikt in ‘opmerkzaammaakverzoeken’ als “Please find attached…/I attach…”), maar ook in ‘directe verzoeken’ (als in: “Can/could you (please) send this to …?). Een kwart van de Amerikaanse directe verzoeken gebruikte please, in twee keer zoveel Britse directe verzoeken stond het woord please. Echter, om als het ware te laten zien dat de Amerikanen geen botte, onbehouwen vlegels waren, gebruikten zij wél veel vaker Can/Could/Will/Would (zonder please, dus) en verzachtende formuleringen als “If possible could you… “ of “When you get a chance…”.

Dat niet-gebruiken van please lijkt al heel wat meer op een Nederlandse situatie. En laat tegelijkertijd zien dat een directe vertaling van please naar ‘alstublieft’ (of andersom) niet kan zonder ook de culturele achtergrond in de gaten te houden. In Spanje wordt por favor veel minder gebruikt dan het Britse please. Britten die daar Spaans (proberen) te spreken, zeggen het echter zó vaak dat Engelsen door Spanjaarden ook wel Los por favores worden genoemd. In het Nederlands hebben we bijv. het woordje “even”, in bijv.: “Kan je dit bericht even naar X. sturen?”, wat misschien wel dicht in de buurt komt van het Brits-Engelse please.

Dit alles wil natuurlijk niet zeggen dat u nooit meer please mag gebruiken in uw
e-mailberichten. Houd alleen even in het achterhoofd tegen wie u please zegt… Het ene Engels is het andere niet.

Courtesy (9)

Vorige week (in What’s in a word, 23?) schreven we hier dat er geen Engels equivalent bestaat voor de Nederlandse Taalunie en dat de spelling van het Engels, oneerbiedig gezegd, ‘aan de markt wordt overgelaten’. Misschien gek, maar in de praktijk werkt dat in het algemeen uitstekend. Kranten, bijvoorbeeld, hebben er alle baat bij dat ze door zo veel mogelijk mensen worden gelezen, en als een krant woorden op haar krant-eigen manier gaat spellen, zullen er heel wat lezers afhaken.

In principe bestaat er in het Engels dus geen “goede” en geen “foute” manier van spellen. Als je gelezen wilt worden, is het slechts zaak om je zo veel mogelijk te houden aan de ‘gangbare’ spelling.

Waar de Engelse taal (of de moedertaalgebruiker) dan weer wél veel nadruk op legt, is de stijl waarin iets wordt geschreven. In het Nederlands is er een groot verschil tussen aan de ene kant ‘spreektaal’ en aan de andere kant ‘schrijftaal’; zodra wij in het Nederlands een pen op papier zetten, wordt het vanzelf al “officieel”, en gebruiken we plotseling allerlei woorden en zinsconstructies die we nooit zouden gebruiken als we dezelfde boodschap mondeling uitdrukken. Dat verschil is er in het Engels veel minder. In de Nederlandse
schrijftaal, bijvoorbeeld, proberen we op alle mogelijke manieren om een zin maar niet met “ik” te laten beginnen. Iets wat voor Engelstaligen de gewoonste zaak van de wereld is.

Bínnen de wereld van het geschreven woord echter, kent het Engels, grappig genoeg, weer wél erg veel gradaties in beleefdheid, formaliteit, vriendelijkheid en officieelheid. (Of dit eventueel een afspiegeling is van een duidelijker afgebakend klassensysteem of iets dergelijks, wil ik hier even in het midden houden). Bedenk ook dat het Nederlands een u/jij-verschil heeft en het Engels niet. Of wat dacht u van een “Geachte/Beste”-verschil in aanhef van correspondentie?  Voor (in)formaliteit moet dus een andere oplossing
gevonden worden. Voor niet-Engelstaligen vormt dit alles een probleem: je kan dan wel grammaticaal en spellingsmatig alles op orde hebben, maar is het dan “goed”?

In onze Writing Skills-trainingen is “Stijl en Toon” vaak een belangrijk onderdeel. Om
cursisten te helpen, hebben we een lijst van zo’n 20 standaardsituaties binnen schriftelijke correspondentie gemaakt. Deze standaardsituaties kunnen op een formele manier én op een informele/neutrale manier worden benaderd. Een aantal voorbeelden:

Reason for writing:
Formeel:              I am writing in connection with…
Informeel:           I’m writing about…
Formeel:              Your name was given to me by…
Informeel:           I got your name from…

Making requests:
Formeel:              I would be very grateful if you would/could…
Informeel:           Please could you…

Good news:
Formeel:              I am delighted to inform you that…
Informeel:           You’ll be glad to know that…

Offering assistance:
Formeel:              If you wish, we would be happy to…
Informeel:          Do you want me to…?

Om terug te komen op de distinctie goed/fout: alle bovenstaande zinnetjes zijn ‘grammaticaal’ goed, het maakt voor (moedertaal)Engelssprekenden echter veel uit of je de ene of de andere variant gebruikt. Of, met andere woorden: zijn ze ook ‘sociaal’ goed? En denk erom: het staat op schrift; minder makkelijk weg te moffelen dus, dan als je oog-in-oog met
iemand communiceert. En, zoals eerder gezegd: First Appearances Count!

PS:
Als u de volledige lijst wilt krijgen: laat het me weten en ik mail u deze (p.peek@branch-out.eu).

 

Courtesy (8)

Sign o’ the Times, zong Prince al eens: Freshfields Bruckhaus Deringer kondigde afgelopen week aan om voortaan de aanhef Dear Sirs van alle documenten en correspondentie te verwijderen en te vervangen door Dear Sir or Madam. Tegelijkertijd beloofden ze dat ook te doen voor het Kantonees en het Mandarijn en alle Europese talen. Ik ga nog even navragen wat ze van plan zijn met het Nederlands… u hoort nog van me. Lees het artikel uit The Guardian hier.

Voor de Verenigde Staten, toch ook (nog steeds) een Engelstalig land, kiest Freshfields voor Dear Ladies and Gentlemen (meervoud). Wellicht was Sir weer wat al te rang- en standgevoelig voor de, oh zo egalitaire, Amerikanen en staat waarschijnlijk  Dear Lady or Gentleman (enkelvoud) ook weer wat raar.

Het waarom laat zich raden: steeds meer vrouwen bezetten posities die vroeger aan bijna uitsluitend mannen waren voorbehouden en Freshfields wil deze mensen niet voor het hoofd stoten door ze met Sirs aan te spreken. Een logische stap. “I hope it will shed light on other things that we might inadvertently be doing that risk alienating people we communicate with – not only people at Freshfields but clients and other professionals as well”, zegt managing partner Chris Pugh.

Het geeft ons in ieder geval nog een keer de kans om te zeggen hoe het ook alweer zit met de aanhef en met de interpunctie daarna… Kort en goed:

  • Dear Mr Jones voor mannen die Jones heten. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte heer Jones
  • Dear Mrs Williamson voor vrouwen die getrouwd zijn (al dan niet met de heer Williamson). Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte mevrouw Williamson
  • Dear Ms Courtney [spreek uit: Muzz] voor vrouwen waarvan u weet dat Courtney de achternaam is, maar waarvan u NIET weet of ze nou wel of niet getrouwd is
  • Dear Miss Smith voor vrouwen die niet getrouwd zijn. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte juffrouw Smith.
  • Dear Sir or Madam (sinds afgelopen weekend op z;n Freshfields) of Dear Sirs bij (nog) veel andere kantoren als je weet dat het meer mensen zijn maar niet weet of het vrouwen of mannen zijn

In het Brits-Engels zijn de puntjes achter Dear Mr/Mrs/Ms EN de komma achter Dear Mr Jones/Dear Mrs Williamson/ Dear Ms Courtey/ Dear Miss Smith/ Dear Sir or Madam al lang afgeschaft. Als u of uw kantoor Brits-Engels als standaard gebruikt, raden wij u daarom aan om deze puntjes EN komma’s achterwege te laten. De Amerikanen daarentegen houden nog hardnekkig vast aan deze puntjes en komma’s. Het ene is dus niet “beter” dan de andere, maar blijf consequent! Geen puntjes achter Mr/Mrs/Ms en komma’s achter de volledige aanhef betekent dus óók colour, organise en surname en employment law in uw tekst. If you go British, go British all the way. Wél puntjes achter Mr./Mrs./Ms. en komma’s achter de volledige aanhef betekent dus óók color, organize en last name en labor law in uw tekst. If you go American, go American all the way. Als uw kantoor géén richtlijnen hiervoor heeft, denk dan aan de nationaliteit van uw klanten (Brits? Amerikaans?)

Overigens, de laatste jaren is het eigenlijk gebruikelijk om ALLEEN Mr en Ms te gebruiken (tenminste… als je de naam weet). Het Miss en Mrs wordt (net zoals het Nederlandse ‘mejuffrouw’ en ‘juffrouw’) als enigszins ouderwets, oubollig of zelfs seksistisch gevonden. Gebruik ze dus liever niet…

Wat wel weer erg handig is, is dat Freshfields kiest voor een verschil tussen Brits en Amerikaans Engels, oftewel: als je Dear Ladies and Gentlemen gebruikt, gebruik dan een komma, als Dear Sir or Madam: geen komma.

Afsluitend zijn ze in de afsluiting nou weer niet erg revolutionair bij Freshfields,  dat blijft gewoon:

  • Dear John/Nicola – wordt afgesloten met: Best regards (m.a.w. je kent de persoon zo goed dat je hem/haar informeel met de voornaam aanspreekt)
  • Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Jones – wordt afgesloten met: Yours sincerely (m.a.w. je weet de achternaam van de persoon en wil hem/haar formeel aanspreken)
  • Dear Sirs (of Dear Sir or Madam in de Freshfield-variant) wordt afgesloten met: Yours faithfully (m.a.w. je kent de personen niet en wil ze daarom formeel aanspreken)

Er zijn natuurlijk allerlei varianten te verzinnen, maar zo zit je altijd goed…

Courtesy (7)

U kent ze vast wel: die lijstjes met dingen die je in het achterhoofd moet houden als je iets aan het doen bent. Tien tips om beter met je tijd om te gaan, Tien tips om betrouwbaar over te komen, Tien tips voor een goed CV, voor het opruimen van je kledingkast, enz. enz. Zo zie ik ook regelmatig een lijstje langskomen om beter/sneller/effectiever etc. met e-mail om te gaan. Laatst nog: een lijstje van tien meest gemaakte fouten met het schrijven van e-mail. Lees hier voor dit lijstje.

De meeste van die lijstjes komen uit de time management-hoek (hoewel het mij verder een raadsel is hoe je je tijd moet managen als je steeds die lijstjes moet lezen, maar dit
terzijde…). Die e-mailmanagementlijstjes zijn vaak een mengeling van technische tips
(begin met het aanhechten van het document dat je wilt sturen, gebruik de delay-knop, etc.) en gezond-verstanddingetjes (denk aan wie je een cc stuur, gebruik niet automatisch reply all etc.). Maar óók altijd (en zelfs op de eerste plaats in meegeleverd “lees hier”-voorbeeld) dat je moet letten op de juiste “toon”. En juist dit kan voor een niet-moedertaalspreker een lastig te nemen hobbel zijn. Waarom?

Ten eerste gaat “toon” verder dan de goed-fout discussie. Shut up! is bijvoorbeeld “goed” Engels (net zoals het Nederlandse: “Houd je bek!”). Ik zou het alleen niet gebruiken in een zakelijke sfeer… Nu is dit wel een heel zwart-wit voorbeeld, maar er zijn talloze andere
woorden en uitdrukkingen waar de niet-moedertaalspreker veel minder weet van heeft. (Geschreven zie je het nooit, en als dan vaak nog als “f…”, maar “fuck” is wellicht een goed voorbeeld…: het is zo’n beetje het ergste woord dat je kan gebruiken. In Engeland dan. Tenzij je Gordon Ramsey heet. Maar veel Nederlanders gebruiken dat woord nog steeds. NIET doen!).

Ten tweede is “Engelstalig” nogal een breed begrip… Engelsen, Amerikanen, Australiërs en ga zo nog maar even door, hebben allen Engels als moedertaal. Alleen verschilt de ‘toon’ vaak in die verschillende landen. Wat in het ene Engels bijv. als ‘aangenaam formeel en beleefd’ gezien wordt, kan in het andere Engels als ‘stijf, duurdoenerig en snobistisch‘ opgevat worden. Om nog even bij fuck te blijven: de Australiërs gebruiken te pas en te onpas en zonder enig geblik of gebloos de lichamelijke variant: Bugger! Een Brit zou dit zelden doen. In de tv-versie van Four Wedding and a Funeral zijn de eerste woorden: Fuck, fuck, fuck zelfs vervangen door Bugger, bugger, bugger. Zo erg is ‘t.

Ten derde is het erg belangrijk om dezelfde toon door de hele tekst vol te houden
(Consistency, zie ook bijv. hier). Dit is voor niet-moedertaalsprekers misschien wel het moeilijkst. U wilt niet weten hoe vaak wij correspondentie tegenkomen die begint met (het Engelstalige equivalent van) “Zeer Weledelgeboren Heer…” om vervolgens af te sluiten met (het Engelstalige equivalent van) “Groetjes”.

Ten vierde is het ook nog eens een kwestie van tijd. Wat men 25 jaar geleden als beleefd aanmerkte, kan nu veel té formeel en ouderwets worden gevonden. Sterker nog, al té formeel wordt zelfs vaak opgevat als humoristisch of zelfs sarcastisch.
Aaaah, communicatie…

Op het gevaar af op mijn beurt ook weer met een lijstje te komen, zullen we deze blog
afsluiten met een aantal formeel-informeel tegenstellingen. Tenminste a) in zakelijke communicatie b) in Brits-Engels en c) in 2015. U kunt hier zelf vast wel varianten op bedenken.
Reason of writing:
Formeel: Your name was given to me by…
Informeel: I got your name from…
Making requests:
Formeel: We would appreciate it if you…
Informeel: Could you…
Reminding:
Formeel: We do not appear to have received…
Informeel: I haven’t received…
Inviting:
Formeel: We would like to invite you to…
Informeel: Please come to our…
Asking for clarification:
Formeel: It is not clear whether you mean…
Informeel: Do you mean…?
Attaching documents
Formeel: Please find attached…
Informeel: I am attaching…

Courtesy (6)

Een korte blogpost deze keer. Net zo kort als de Engelse afkortingen die u gebruikt in de aanhef van uw brieven of e-mailcorrespondentie. Want hoe was het ook al weer?

Kort en goed gebruik je (op dit moment…!, zie onder) vier afkortingen, te weten:

  • Mr Jones voor mannen die Jones heten. Vergelijkbaar met het Nederlandse: De heer Jones
  • Mrs Williamson voor vrouwen die getrouwd zijn met meneer Williamson. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Mevrouw Williamson
  • Ms Courtney [spreek uit: Muzz] voor vrouwen waarvan u weet dat Courtney de achternaam is, maar waarvan u NIET weet of ze nou wel of niet getrouwd is
  • Miss Smith voor vrouwen die niet getrouwd zijn. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Juffrouw Smith.

In het Brits-Engels zijn de puntjes achter Mr/Mrs/Ms al lang afgeschaft. Als u of uw kantoor Brits-Engels als standaard gebruikt, raden wij u daarom aan om deze puntjes achterwege te laten. De Amerikanen daarentegen houden nog hardnekkig vast aan deze puntjes. Het ene is dus niet “beter” dan de andere, maar blijf consequent! Geen puntjes achter Mr/Mrs/Ms betekent dus óók colour, organise en surname en employment law in uw tekst. If you go British, go British all the way. Wél puntjes achter Mr./Mrs./Ms. betekent dus óók color, organize en last name en labor law in uw tekst. If you go American, go American all the way. Als uw kantoor géén richtlijnen hiervoor heeft, denk dan aan de nationaliteit van uw klanten.

De laatste jaren is het eigenlijk gebruikelijk om ALLEEN Mr en Ms te gebruiken. Het Miss en Mrs wordt (net zoals het Nederlandse ‘mejuffrouw’ en ‘juffrouw’) als enigszins ouderwets, oubollig of zelfs seksistisch gevonden. Gebruik ze dus liever niet…

Er is echter nog een derde aanhefsvorm die je de laatste tijd steeds vaker ziet: Mx [spreek uit: Mux]. Mx was oorspronkelijk een afkorting voor transgenders, maar wordt nu ook gebruikt door mensen die niet als man óf vrouw willen worden geadresseerd. Mx bestaat al sinds 1977 maar heeft een lange tijd ondergronds geleefd: men beschouwde het als afkor-
ting voor alleen maar transgenders. Officiële instanties als de Driver and Vehicle Licensing Agency (de Engelse RDW) en de National Health Service gaven mensen al jaren de moge-
lijkheid om die aanhef te gebruiken in officiële correspondentie, maar sinds grote commerciële bedrijven (zoals de Royal Bank of Scotland afgelopen maand, lees hier) hun klanten nu ook deze mogelijkheid bieden, gaat het snel. Zó snel zelfs dat Jonathan Dent, Assistant Editor van de OED (Oxford English Dictionary) verwacht dat Mx binnenkort ook ‘officieel’ in de OED wordt opgenomen (lees hier).

Al deze signalen wijzen erop dat de taboesluier die lag over Mx, langzaam maar zeker wordt opgelicht. Tot nu toe wordt alleen post verstuurd met de aanhef Dear Mx Jones als de bewuste persoon Jones heeft aangegeven zo geadresseerd te willen worden. Het is echter nog maar een kleine stap om standaard Dear Mx Jones-brieven en e-mail te
versturen als de afzender niet weet of Jones een vrouw of een man is (of een transgender, inderdaad).

Hoewel er regelmatig wordt nagedacht over sekseneutrale persoonlijke voornaamwoorden (bijv. door het Genootschap Onze Taal (‘vij’ voor ‘hij/zij’ of het Engelse (s)he, en dus ook het enigszins bespottelijke ‘zaar’ voor ‘hem/haar’ (lees hier) ben ik nog geen Nederlandse equivalenten van sekseneutrale aanhef of adressering tegengekomen. De Nationale Ombudsman doet af en toe pogingen en halfbakken aanbevelingen in die richting, maar tot nog toe zonder afdoende resultaat (zie bijv.  lees hier, blz. 134). In aanhef van brieven/e-mail zie ik overigens wel steeds vaker ‘Beste’ of ‘Geachte’ zonder verder mijn naam of meneer/mevrouw etc., maar daar kom je bij adressering niet veel verder mee… Suggesties zijn dus van harte welkom!

Titulatuur-aficionado’s hoeven zich overigens niet al te veel zorgen te maken. Titulatuur die verder gaat dan Mr/Mrs/Ms/Mx, blijft nog steeds bestaan. En hier zijn de Amerikanen serieuzer in dan de Engelsen. Kijk bijvoorbeeld hier maar eens en laat me weten of je hier nog etiquette-chocola van kan maken…

Courtesy (5)

Ben ik  nou zo bot, of zijn jullie nou zo beleefd? (2)

In de eerste blog met deze titel (hier te lezen) beweerden we dat Nederlanders helemaal niet zulke botte harken zijn als ze af en toe in Engelstalige ogen lijken. Maar met een paar regeltjes in het achterhoofd hoeven ze dat niet eens meer te lijken. Kortom, in sneltreinvaart 10 tips om ietsje minder als de spreekwoordelijke Botte Kaaskop over te komen.

Frans Trompenaars (a Dutch expert in cross-cultural communication) once said that asking a Dutch audience for feedback after one of his workshops was “much the same as being machine gunned”.

We all know that the Dutch value honesty, are direct, ‘call a spade a spade’, ‘don’t like to mince their words’ etc. However, this directness or ‘honesty’ can come over as blunt, bordering onto rude and disconcerting for those untrained in the ways of the Dutch. At the same time, it is often appreciated.

Of course, you could say that those internationals living in the Netherlands should just get used to it; their misinterpretation of rude is because they are interpreting it from their own cultural perspective. Nevertheless, successful communication is all about adapting your message to the audience – whether that be in a presentation, meeting, email or social setting.

So, if you would like to take the edge off your message, try a few of the following tips:

  1. Avoid overusing ‘will you’ in requests. Instead try using ‘would you’, ‘could you’ plus the all-important ‘please’.
  2. Use would, could or might to sound more tentative. For example, instead of saying ‘that is a problem’, try ‘that would/could/might be a problem’.
  3. Present your view or suggestion as a question, not a statement. Instead of ‘we’ll offer them a settlement’ try ‘why don’t we offer them a settlement?’.
  4. Use ‘I’m afraid’ or ‘unfortunately’ if you are going to say something you know is unhelpful e.g. ‘I’m afraid that’s our best offer’.
  5. Use qualifiers such as a bit, a slight to sound more cooperative and flexible. For example, ‘we have a bit of a problem with this clause’ sounds like you are more flexible than ‘we have a problem with this clause’.
  6. Avoid negative language. Instead use not plus a positive word e.g. ‘that’s not a very good idea’ instead of ‘that’s a bad idea.
  7. Avoid direct statements such as ‘you said that …’. Use ‘I understood …’ instead.
  8. Avoid use of ‘want’ in requests and offers. Use ‘would like’ instead.
  9. Be careful with your use of ‘must’ and ‘have to’. Couldn’t you use ‘should’ instead?

And please… please remember the all-important ‘please’, which accompanies every request, and ‘thank you’ as an acknowledgment.

Courtesy (4)

Making a fluent fool of yourself.

There are, of course, considerable differences between the communication styles of English and Dutch speakers and writers. Most noticeably, English speakers are much more indirect communicators than the Dutch and being polite is a fundamental part of an English speaker’s culture.

There are, of course, national differences on the spectrum of English speakers e.g. Americans are more direct than their British counterparts. Nevertheless, even Americans can find the Dutch a little too direct and often misinterpret this directness and label it as ‘being rude’.

Consequently, if you really wish to become a successful communicator of English (in speaking and in writing), you have to adopt some of the techniques we use to sound more polite. After all, as one famous anthropologist once said, “to know another’s language and not his culture is one way of making a fluent fool of yourself”.

1. Avoid ‘must’ and have to’
These are only used to express strong obligations and order. Instead, use “should”:

  • (not) You must reconsider their proposal
    (but) You should reconsider their proposal

2. Turn affirmative sentences into questions and requests
You should also avoid ‘want’ when making requests – use ‘would like’ instead. (or: ‘would you be so kind as to…’, or ‘We were hoping to…’):

  • (not) I want to meet tomorrow
    (but) I would like to meet tomorrow

3. Express opinions mildly
Use phrases such as ‘I would say that…’, ‘I feel …’:

  • (not) In my opinion, we need to give a negative advice on this one
    (but) I feel we need to give a negative advice on this one

4. Prepare the reader for bad news
Precede negative comments with softeners like ‘I am afraid…’, ‘Unfortunately…’:

  • (not) Your request for further financing has been rejected by our client
    (but) Unfortunately, I have to tell you that your request for further financing has been….

5. Soften with ‘would’, ‘could’ or ‘might’
Avoid overusing ‘will’ and the imperative

  • (not) Will you inform us of your decision as soon as possible?
    (but) Would/Could you inform us of your decision as soon as possible?

6. Avoid direct statements
Avoid direct statements such as ‘you said…’. Instead, use phrases such as: ‘I understood…’, ‘It would appear that…’, ‘It seems that…’.

  • (not) You said the contract would be signed today
    (but) I understood the contract would be signed today.

7. Use ‘please’ whenever possible
English speakers nearly always use ‘please’ with requests. This is most probably the most basic form of showing respect.

  • (not) Hold the line
    (but) Please hold the line

Courtesy (3)

BUSINESS CORRESPONDENCE

One of the first things I say to my participants in our writing skills workshop it that their business correspondence is like a business card. In other words, what you write is a). a permanent record and b). reflects the company’s image.

Here in the Netherlands, the Dutch really make an effort to accommodate their non-Dutch speaking clients by corresponding in English (or other languages). I can assure you, this wouldn’t happen in the UK, Australia or any other English speaking country, with the exception of parts of the US which cater for a large Spanish speaking population.

However, the Dutch are prone to some pretty standard mistakes which I thought would be handy to share (a few – as there are many) so that you can avoid. The majority of these mistakes are either due to direct translation or applying Dutch rules to English.

1. SALUTATIONS, CLOSES AND PUNCTUATION
Many of the rules surrounding layout and punctuation have been simplified in UK English. Did you know that:

  • We no longer use a full stop (.) after titles such as Mr, Mrs etc.
  • Most women in business prefer to be addressed by the neutral title ‘Ms’
  • We no longer use commas after the salutation (Dear Jane) or closing line (Best regards)
  • We no longer use ordinal numbers (e.g. 1st, 2nd, 3rd) when writing the date, but instead just write (10 September 2014)

NB: these rules do not apply to US English – with the exception of ‘Ms’.

 2. ”YOU SHOULD NOT BEGIN A SENTENCE WITH ‘I’”
Although I believe this rule is ‘dying a death’ in the Netherlands, it still crops up in most of the writing skills courses I give. In English, there is absolutely no problem beginning a sentence with I or we. So avoid stilted sentences such as:

  • Herewith (OR hereby) I send you …
  • With this letter I will outline the main points of the proposal.

And instead write:

  • I am sending you ..
  • I would like to outline the main points of the proposal.

3. CONSISTENCY
Particularly Dutch legal writers are prone to a mix of styles i.e. formal and informal. Be aware that modern English avoids use of archaic words such as hereinafter, henceforth, notwithstanding etc. At the same time, if you are writing a formal email or letter, you should avoid words such as ‘like’ when giving examples (use ‘such as’ instead), ‘as well’ when adding information (use ‘also’ or ‘additionally’ instead) or ‘since’ when giving a reason (use ‘as’ or ‘because’ instead). The style of your email or letter should be consistent in terms of your choice of vocabulary (formal or informal?) and UK or US English. Remember, there are a number of differences between UK and US spelling such as:

  • US          analyze, center, flavor, program
  • UK          analyse, centre, flavour, programme

4. ABBREVIATIONS
A last point regarding achieving a consistent style is your use of abbreviations: it’s usually only the Latin based abbreviations that are acceptable in formal writing. The most common are:

  • e.g.                        for example
  • i.e.                         that is OR in other words
  • etc.                        etcetera

Abbreviations such as FYI, ASAP are really only appropriate in informal correspondence.

So, a few tips to help you on your way. Happy writing!