Category Archives: Courtesy

Courtesy (16)

Genderneutraal schrijven is niet alleen in Nederland een heet hangijzer, ook (en wellicht misschien wel: vooral) in de Angelsaksische wereld houdt het de gemoederen bezig. Twee jaar geleden schreef ik hier al eens over (hier terug te lezen) en ik schreef toen dat ook de clientèle van grote advocatenkantoren steeds meer interesse kregen voor genderneutraal, of genderinclusief taalgebruik. Onlangs kreeg ik nog onder ogen: het Engelse gender-silent; in bijv. Gender-Silent Legislative Drafting in a Non-Binary World in de Captital University Law Review. 

Op het eerste oog lijkt het Engels (Legal English of niet) het ietsje makkelijker te hebben omdat naar alle zelfstandig naamwoorden simpelweg met it valt terug te verwijzen. Dus: The company will sell half of its assets en niet: The company will sell half of his assets zoals we nog steeds vaak zien in door Nederlandse juristen geschreven Engelstalige teksten; een veel te directe vertaling van:  “Het bedrijf zal de helft van zijn bezittingen verkopen”.

Dáár komen de Engelstaligen dan weer mooi vanaf. Maar er blijven natuurlijk talloze
andere struikelblokken. Een ingreep (of, zo u wil: noodgreep) om genderspecifiek
taalgebruik te omzeilen die je de laatste tijd vaak ziet, is om  het meervoud they (en het daarvan afgeleide their en them) te gebruiken als een enkelvoud. Je krijgt dan voorbeelden als: A person commits an offence if they sell a weapon to… of: The Court recognises that a sollicitor might be involved in a business which is distinct from their practice of ook:  If a staff member cannot personally settle their grievance they may refer to their supervisor.

In het artikel Evolving They breken Charles en Myers in het Scribes Journal of Legal Writing 81 (hier gratis te downloaden) hier een overtuigende lans voor. Maar ze waarschuwen ook voor op de loer liggende ambiguïteit. Wat doe je bijvoorbeeld met de contractuele zin: When the vendor notifies the purchase of the amount of the rates, they must pay them
immediately?
Verwijst they naar de koper of naar de verkoper? En verwijst them naar de koper, de verkoper of naar de tarieven?

Waar je verder ook nog voor moet uitkijken is dat de congruentie tussen persoon en werkwoord wél intact moet blijven. In het bovenstaande voorbeeld, met must, kom je daar nog goed mee weg, maar normaalgesproken krijgt het Engelse enkelvoud een -s op het eind (he works) en het meervoud niet (they work). En reken maar dat (met name Amerikaanse) rechtbanken daar goed op letten! Twee voorbeelden:

In United States v. Midwest Suspension & Brake uit 1993 stond de Amerikaanse overheid tegenover het asbestverwerkende bedrijf Midwest Suspension & Brake. Volgens de rechtbank verspreidde Midwest te veel asbest bij zijn werkzaamheden. Midwest dacht slim te zijn en zei dat het vrijgekomen asbest niet met het oog waarneembaar was en hun manier van asbestverwerking dus niet in strijd met de wet was. Onder die wet wordt zichtbare
uitstoot gedefinieerd als: Visible emissions means emissions containing particulate asbestos material that are visually detectable without the aid of instruments. Midwest vond dat de zinssnede that are visually detectable without the aid of instruments terugsloeg op asbestos material. De rechtbank beweerde dat er het werkwoord in het meervoud (=are) niet voor niets in het meervoud stond en dus wel moést verwijzen naar emissions (met -s, en dus ook meervoud). Resultaat: US$50.000 boete voor Midwest.

In State v. Sample stond een gevangenbewaarder, de heer Sample, terecht omdat hij cocaïne kocht van een vriendin van een gevangene. Alleen… het was geen vriendin, maar een undercoveroperatie werkende politieagente. Slate werd beschuldigd van conspiracy to possess a controlled substance. De verdediging van Slate was echter van mening dat een conspiracy nooit in je eentje opgezet kon worden, maar dat je daar minstens twee mensen voor nodig had. De wettekst werd erbij gehaald. Die vermeldde dat whoever, with intent that a crime be committed, agrees or combines with another for the purpose of committing that crime may be fined or imprisoned. Met andere woorden: agreeS or combineS… Enkelvoud, dus. En de heer Sample terug naar de gevangenis, maar nu aan de andere kant van de tralies.

Lang verhaal kort: wees alsjeblieft zo genderneutraal, genderinclusief of zelfs gender-silent mogelijk. Maar houd je aan de regels van de grammatica. Dié winnen. Tenminste, nóg wel…

Courtesy (15)

Ook de Kerstman moet op zijn tellen blijven passen. Tot verontwaardiging van velen
beweerde Antonio Staglianò, de bisschop van Noto op het eiland Sicilië, deze week dat de beste man niet katholiek genoeg was en een verzinsel van Coca Cola; niet geheel ten
onrechte omdat Coca Cola (een variant van) zijn beeltenis ook heeft geregistreerd als
handelsmerk
. En in Engeland was Kerst (en daarmee natuurlijk ook de Kerstman) tussen 1647 en 1660 gewoon verboden. Reden? Juist té katholiek.

Andere jurisdicties, waaronder de Amerikaanse staat Ohio, staan dan weer pal vóór de Kerstman. (State v. Hayes, ook bekend als Santa Claus 774 N.E.2d 807, 810 [Ohio Mun. Ct. 2002]). Daar slaagde ene Warren Hayes erin een officiële identiteitskaart, een officiële
motorvoertuigregistratie én een bankrekening op naam van Santa Claus te bemachtigen. Zijn adres? 1 Noel Drive, North Pole USA. Toen hij betrokken was bij een klein auto-ongeluk en zijn kerstman-ID aan een politieagent liet zien, werd hij aangeklaagd op grond van een statuut van Ohio dat het gebruik van fictieve namen verbiedt.

Hayes’ advocaat draaide de zaken om: volgens de wetten van Ohio kan een persoon zijn naam op elk moment wijzigen of zelfs verschillende namen gebruiken, zolang hij dit niet doet voor frauduleuze doeleinden. In dit geval was er geen bewijs dat Santa Claus de naam Warren Hayes aannam met het doel een rechtvaardige schuld of de betaling van
belastingen te vermijden. Integendeel, Santa Claus betaalde (en de staat Ohio
accepteerde) onder dié naam ieder jaar belastingen en registratierechten. Bijgevolg kon het gebruik van zijn benaming door de Kerstman in geen enkel opzicht als frauduleus
worden beschouwd. De rechtbank oordeelde dat het tonen van zijn Ohio-identificatiekaart aan de officier op geen enkele manier kan worden opgevat als een schending van de wet. Zo wees de rechtbank het vonnis in het voordeel van de Kerstman toe.

Mooi, de Kerstman is dus veilig (in Ohio tenminste). Nu u nog… Als u besluit om schriftelijk aan uw Engelstalige collega Season’s Greetings over te brengen, en als u bezorgd bent over eventuele juridische stappen tegen u, dan zou u zich juridisch in kunnen dekken en kunnen overwegen om in uw beste (of wellicht: slechtste) Legal English te schrijven:

From us (“the wishors”) to you (hereinafter called “the wishee”):

Please accept without obligation, explicit or implicit, our best wishes for an environmentally conscious, socially responsible, politically correct, low stress, non-addictive, gender neutral, celebration of the winter solstice holiday, practiced within the most enjoyable traditions of the religious persuasion or secular practice of your choice, with respect for the religious/
secular persuasions and/or traditions of others, or their choice not to practice religious or secular traditions.

Please also accept, under aforesaid waiver of obligation on your part, our best wishes for a financially successful, personally fulfilling and medically uncomplicated recognition of the onset of this calendar year of the Common Era, but with due respect for the calendars of all cultures or sects, and for the race, creed, colour, age, physical ability, religious faith, choice of computer platform or dietary preference of the wishee.

By accepting this greeting you acknowledge that:

  • This greeting is subject to further clarification or withdrawal at the wishor’s discretion.
  • This greeting is freely transferable provided that no alteration shall be made to the original greeting and that the proprietary rights of the wishor are acknowledged.
  • This greeting implies no warranty on the part of the wishors to fulfill these wishes, nor any ability of the wishors to do so, merely a beneficent hope on the part of the wishors that they in fact occur.
  • This greeting may not be enforceable in certain jurisdictions and/or the restrictions herein may not be binding upon certain wishees in certain jurisdictions and is
    revocable at the sole discretion of the wishors.
  • This greeting is warranted to perform as reasonably may be expected within the usual application of good tidings, for a period of one year or until the issuance of a
    subsequent holiday greeting, whichever comes first.

The wishor warrants this greeting only for the limited replacement of this wish or issuance of a new wish at the sole discretion of the wishor.

Any references in this greeting to “the Lord”, “Father Christmas”, “Our Saviour”, or any other festive figures, whether actual or fictitious, dead or alive, shall not imply any endorsement by or from them in respect of this greeting, and all proprietary rights in any referenced third party names and images are hereby acknowledged.

Gewoon, Happy Christmas kan natuurlijk ook. Dát willen wij bij Branch Out u natuurlijk graag wensen en wij hopen u hier volgend jaar weer te mogen treffen. Gelukkig Kerstfeest!!

Courtesy (14)

Een groot deel van juristenwerk bestaat uit adviseren, aanbevelen en suggereren. De meesten zullen best wel weten al hun adviezen, aanbevelingen en suggesties van een juiste juridische achtergrond te voorzien, maar als je het eenmaal op papier moet krijgen, wordt het lastiger. Lastiger, omdat je je dan af moet vragen welke toon je aanslaat. Vriendelijk? Formeel? Dwingend?

En als je dat dan ook nog eens in een andere taal (zeg even: Engels) moet doen, loop je
(extra) kans om rare grammaticale fouten te maken. Maar nog veel belangrijker bij het geven van adviezen, aanbevelingen en suggesties in een andere taal is dat je een groot risico loopt te verdwalen in een intercultureel labyrint; een groot risico dat je iets schrijft wat je misschien eigenlijk helemaal niet bedoelt.

Over de grammaticale ins en out, die af en toe verrassend afwijken van het Nederlands, hebben we hier al eens geschreven. Hoe afwijken? Lees hier. Maar regels en grammatica zijn te leren en toe te passen. Veel lastiger is het om “de juiste toon” te treffen…

Neem nu bijvoorbeeld het (hulp)werkwoord: should. De meeste Nederlanders vertalen dit met een tamelijk dwingend “zou moeten”, maar in de oren van de meeste Engelstaligen is dit veel neutraler dan de meeste non-native speakers denken. Een goed voorbeeld hiervan is Artikel 4.4. uit het klimaatakkoord van Parijs (2015). In de door regeringsleiders goed te keuren tekst van het akkoord stond in de één na laatste versie: Developed country Parties shall continue taking the lead by undertaking economy-wide absolute emission reduction targets. Developing country Parties should continue enhancing their mitigation efforts… (mijn benadrukking). Na protesten van de Amerikaanse minister van Buitenlandse Zaken, John Kerry, werd het afgedaan als een “typfout” en werd de eerste shall bliksemsnel
veranderd in een veel neutraler should. (Lees hier The Guardian over deze “typfout“).

We hebben hier al ettelijke keren (zoals hier en hier) gewaarschuwd voor het gebruik van shall (gebruik in plaats daarvan vooral in contracten en overeenkomsten: must als je een verplichting uit wil drukken), maar should, immers de voorwaardelijke wijs (conditional) van shall heeft die problemen veel minder. Should wordt gezien als een “morele”
aanwijzing ofwel: “should” means you don’t have to, “must” means you do.

De Nederlandse ‘vertaling’ van should (“zou moeten”) rust, denk ik, te veel op het “moeten”. En daarom wordt het vaak uitgelegd als een stevig advies, als een dwingende aanbeveling, als een min of meer verplichtende suggestie. Niet, dus.

Wat zou je dan kunnen gebruiken? In oplopende staat van omzichtigheid:

  • Een voorlopig, voorzichtig of tentatief advies (etc.) kan je inleiden met: You might like to consider…, of ook met: We would advise/recommend/suggest….
  • Een neutraal advies (etc.) kan je gewoon inleiden met: We advise/recommend/suggest…,of anders zoals boven gezegd: You should….
  • En als je je ergens écht hard voor wil maken, kan je beginnen met: It is in your interest to…. dan wel: It is essential that… of: We strongly recommend that… of ook: It is of the utmost importance that…

Natuurlijk zijn er nog veel meer van dergelijke inleidingen en categorieën te verzinnen. Echter, welke variant je ook gebruikt, achter alle bewoordingen hangt een andere,
cultureel bepaalde, mate van ernst, noodzaak of formaliteit. En dat is een stuk moeilijker te “leren” dan de grammatica-regeltjes.

Courtesy (13)

Er werd vorig jaar een beetje lacherig over gedaan: de NS die in omroepberichten “Beste reizigers” ging gebruiken in plaats van “Geachte dames en heren”. In dezelfde maand werd met dezelfde lacherigheid in de Londense metro het welbekende ‘Ladies and gentlemen‘ vervangen door ‘Good morning everyone‘. Genderneutraliteit (of soms ook: gender-
inclusiviteit)
noemen we dat; een manier om geen onderscheid te maken tussen
verschillende geslachten.

Dat is mooi meegenomen voor iedereen die zich geen man óf vrouw voelt (of zelfs: is), maar nog veel mooier is genderneutraliteit voor vrouwen die steeds maar weer
geconfronteerd worden met het feit dat de man als norm wordt gebruikt en de vrouw -als logisch vervolg- de uitzondering. Er ontstaan zo, vaak onbewust, stereotiepe denkpatronen met soms verregaande gevolgen. Zo staat er in veel Britse wetten nog vermeld: The
masculine includes the feminine
(bijv. in de Law of Property Act uit 1925, section 61. (Overigens heeft die Act een heel hoofdstuk (Part 8) met de titel Married Women and Lunatics, maar dit terzijde…)

Maar ook de juridische wereld kruipt langzaam uit z’n schulp. Het Canadees-Amerikaanse Thomson Reuters (gespecialiseerd in informatiediensten en –producten voor o.a. de
juridische sector) merkt een duidelijk grotere interesse bij klanten  van grote
advocatenkantoren voor genderneutrale documenten. Advocatenkantoren in Nederland (waaronder bijv. Houthoff) nemen genderneutraliteit zó serieus dat zij hier een apart hoofdstukje voor inruimen in hun Style Guide. En als klap op de vuurpijl kwam vorig jaar ook het Europees Parlement met een nieuwe editie van Gender-Neutral Language in the European Parliament (hier te vinden).

Nu heeft het Engels als taal met een “natuurlijk gender” het iets makkelijker dan andere talen. Het Engels hoeft bijv. geen rekening te houden met mannelijke en vrouwelijke
woorden zoals het Nederlands. Verwijs dus altijd met een it naar een ding, en niet met his of her zoals in het Nederlands, Vaak zien we nog door Nederlanders geschreven: The
company will sell half of his assets
omdat je in het Nederlands “zijn” gebruikt om terug te verwijzen naar onzijdige woorden (het bedrijf). Schrijf: The company will sell half of its
assets.

Of gebruik een –ing vorm van het werkwoord om mannelijke aanduidingen te vermijden: niet: There is a temptation for the draftsman to allow… maar There is a temptation when drafting to allow… Overigens komt ook het woord drafter steeds meer in zwang, zoals ook the chair ipv. chairman of chairwoman. Voor meer voorbeelden van genderneutrale beroepsaanduidingen, zie de Appendix: recommended names of professions and functions van het Europees Parlement-document.

Daarnaast zou u vaker d.m.v. het gebruik van het meervoud en de verwijzing they kunnen voorkomen dat u het over he of she heeft: Lawyers must check that they…. ipv. A lawyer must check that he… Of laat, as het toch wel duidelijk is, gewoon het bezittelijk
voornaamwoord (maar al te vaak: his) weg: The Lessor may not withold permission to… ipv. The Lessor may not withold his permission to…. En, hoewel u dit niet overdreven vaak moet doen, het gebruik van de passieve vorm kan ook bijdragen aan genderneutraliteit: …when the will was made ipv. … when he made his will.

Toegegeven, het kost een beetje moeite en het zal even als gekunsteld overkomen, maar probeer het eens een week vol te houden. U zal zien dat het na die week bijna automatisch gaat. We zouden natuurlijk ook met z’n allen kunnen overstappen naar een genderloze taal zoals de Finoegrische talen Estisch, Fins en Hongaars, maar dat maakt het er allemaal vast niet makkelijker op…

Meer lezen? Ga naar Gender neutral contracts are here, een LinkedIn post van een
vrouwelijke advocaat. Of anders How to Write Gender-Neutral Contracts uit de National Law Review. Meer tips? Ga naar het Britse Office of the Parliamentary Counsel – Drafting Guidance blz. 7-11,voor meer tips voor het Engels. Tips voor het Nederlands zijn te vinden bij Specifieke Richtsnoeren voor het Nederlands van het Europees Parlement,

Courtesy (12)

Een cultuur ‘vormt’ taal. Een taal ‘vormt’ cultuur. Taal én cultuur ‘vormt’ communicatie. Drie voorbeelden uit de (ook juridische) praktijk:

Voorbeeld 1:  Vaak horen we van deelnemers aan onze English Writing Skills-trainingen
opmerkingen in de trant van “Volgens mij ben ik veel te formeel in mijn Engels”. We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het kan bijna niet formeel genoeg. De vraag Would you be able to supply me with the following documents, please zou, als je kwaad wil, inderdaad
vertaald kunnen worden met “Zou u alstublieft in staat kunnen zijn mij van de volgende documenten te kunnen voorzien”. En inderdaad, dát zouden we in het hedendaags Nederlands zelden schrijven. De meeste Engelstaligen echter lezen simpelweg een verzoekje om wat documenten. Het is zelfs nog maar de vraag of die Engelstaligen dit een “beleefde” vraag vinden. Het is gewoon een standaardvraagje. Beleefdheid heeft er weinig mee te maken, het is zoals het is, je geeft de lezer de ruimte om te denken “nee, daar zijn we
helemaal niet toe in staat en we hebben er ook helemaal geen zin in, maar gezien de
vriendelijke vraagstelling doen we het toch maar…”. Beleefdheid in de ene taal is niet
hetzelfde als beleefdheid in een andere taal. Zelfs het concept “beleefdheid” is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

Voorbeeld 2:I have two words to leave with you tonight, ladies and gentlemen: Inclusion rider,” zei de actrice Francis McDormand in februari tijdens de Oscar-uitreiking. Een rider is een extra bepaling in een contract, een inclusion rider is een bepaling die er voor zorgt dat er (bijv. bij een film) voldoende ‘minderheden” (lees vaak: vrouwen, mensen met een
huidskleur anders dan wit, mensen met een geestelijke of lichaamlijke beperking en LGBTQ’ers) mee werken. Dergelijke inclusion riders (klik hier voor een voorbeeld) kunnen worden opgenomen in contracten die filmsterren (of contract actors) tekenen. Lees
hierover in The Washington Post of in Vanity Fair

In Europa (minus Engeland), of liever gezegd in landen met een civil law-systeem, zal je die inclusion riders niet snel in contracten zien. Niet omdat civil law-landen niet voor inclusion zijn, maar veel meer omdat er een fundamenteel verschil is hoe contracten worden bekeken. Heel generaliserend: in common law-landen (o.m. Engeland, Verenigde Staten) is een contract een overeenkomst tussen twee partijen en wat die partijen onderling
afspreken, moeten ze zelf maar weten. Bij eventuele onenigheden kan een rechter alleen maar naar de letter van het contract kijken. In civil law-landen moeten contracten in de eerste plaats voldoen aan allerlei Wetboeken, wat bij eventuele onenigheden kan
betekenen dat een rechter vooral ook naar de geest van het contract kijkt.

Even zo generaliserend zou je kunnen zeggen dat mensen in de VS het maar met elkaar
uitzoeken om daarna pas eventueel, en mocht dat noodzakelijk zijn, allerlei regels en
wetten te maken. In Europa (minus Engeland dus) worden er eerst wetten en regels gemaakt (natuurlijk op ‘democratische’ wijze) waarna mensen zich daar dan aan moeten houden. Dat heeft natuurlijk zijn neerslag op wat, en vooral ook: hoe, iets wordt vastgelegd. Een contract in de ene taal is niet hetzelfde als een contract in een andere taal. Zelfs het concept “contract” is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

Voorbeeld 3: Bovenstaand fundamenteel “cultuur”verschil valt misschien enigszins te vergelijken met een al eerder op deze plaats aangehaald fenomeen: hebben de meeste (niet geheel toevallig civil law-)landen een of andere instantie die zich bekommert om spelling en grammatica (Nederlandse Taalunie, Académie Française, Rat für Deutsche Rechtschreibung enz.), de meeste (niet geheel toevallg common law-)landen laten het aan “het publiek” over, met als gevolg dat er geen “officiële” spelling of grammatica bestaat. Regels (in dit geval spellingsregels) zijn in de ene taal niet niet hetzelfde als regels (in dit geval spellingsregels) in een andere taal. Zelfs het concept “regels” (in dit geval spellingsregels) is in de ene cultuur anders dan in de andere cultuur. Het een komt voort uit het ander (of andersom).

In de Verenigde Staten speelt zgn. “Identiteitspolitiek” een veel grotere rol dan in Europa. Misschien is het concept “overlaten-aan-het-publiek” (of het nu beleefdheidsfrases,
contractbepalingen of spellingsregels betreft) hier wel een belangrijke reden voor…

Courtesy (11)

Altijd gedacht dat de juridische branche redelijk immuun was voor zgn. management speak, ook wel office jargon genoemd. Houd me ten goede, maar volgens mij zijn er relatief weinig ballpark figures, moving goalposts, outside the box thinking en there is no I in teams bij grote advocatenkantoren. (Klik hier voor meer tranentrekkende voorbeelden). Dat wil natuurlijk niet zeggen dat juristen vrij zijn van “jargon”. Integendeel, eigenlijk, maar dat is dan vooral legal jargon. Dit ABC van Legal Jargon geeft een lawine aan voorbeelden. Het gebruik van management jargon, echter, was redelijk onder controle.

“Was”, schreef ik, want de laatste paar maanden zien wij in door Nederlandse advocaten geschreven Engelstalige e-mail verontrustend vaak de woorden reaching out opduiken: “We are happy to reach out to you regarding….”, “I thought I would reach out concerning…”. Waar komt dat plotseling vandaan?

Natuurlijk bestaat de uitdrukking to reach out in het Engels. Een snelle rondgang door de gezaghebbende woordenboeken leert ons: to show somebody that you are interested in them and/or want to help them (Oxford Dictionary), to try to communicate with a person, usually in order to help them (Cambridge), to offer to help someone/to aks someone for help (MacMillan). Het lijkt alsof to reach out een synoniem is van to contact, maar in alle gevallen gaat het om een significant standsverschil tussen de helper en de geholpene. De helper heeft alle troeven in handen, de geholpene is, inderdaad, totaal hulpeloos. Je steekt een hand uit naar een drenkeling (letterlijk: to reach out), en het lijkt me niet een goede situatie om uw clientèle als hulpeloze drenkelingen te zien, of andersom, u zelf als iemand in een hopeloze situatie te schilderen. “Wij zijn blij u een helpende hand te kunnen reiken in uw situatie”, zou u iets dergelijks in het Nederlands schrijven?

Gewoon niet doen, dus… reach out gebruiken in een e-mail. Al was het alleen maar omdat reach out een van de favoriete zegswijzen is van president Frank Underwood.

Behalve dat het gebruik van reach out nogal neerbuigend over kan komen, is er nóg een gevaar dat niet-Engelstaligen vaak over het hoofd zien. Het is namelijk vaak erg moeilijk om in een andere taal in te schatten wanneer iets serieus of ironisch of tongue-in-cheek, etc. wordt gebruikt. Moedertaalsprekers en -schrijvers weten dat (vaak) meteen, en zullen de rest van de email daar dan ook aan aanpassen. Zo is de kans veel groter dat zij het meer informele We’re happy to reach out… schrijven dan het formelere We are happy to reach out… Subtiele verschillen, maar voor een moedertaalschrijver een tweede natuur.

En nu we toch bezig zijn… (ik heb ze nog niet vaak gezien in door Nederlanders geschreven e-mails, maar ik waarschuw maar vast), schrijf ook niet I hope this email found you well als introductiezinnetje of… of… (klik hier voor meer).

PS
Een van de grappigste/meest huiveringwekkende (doorhalen wat niet van toepassing is) dingen die ik de laatste tijd las, is: We need to socialize this of How do we socialize this? Ofwel: twee mensen hebben een plan/strategie etc., maar moeten dat nog aan de rest van het kantoor vertellen: How do we socialize this? ’t Is dat George Orwell zich al talloze malen in z’n graf heeft omgedraaid, maar anders…

Courtesy (10)

Please find attached…” is in het Engels een beleefde vorm om in een e-mail te zeggen dat er inderdaad een attachment is te vinden. In het Nederlands zou je echter niet zo snel lezen: “Vind alstublieft aangehecht…”. Maakt dat Nederlanders tot botte en onbeleefde horken?

Studies (blz.87-89) wijzen echter uit dat ook Amerikanen (die zich ook van het Engels
bedienen) veel minder gebruik maken van please dan de Britten. Nu zou je kunnen
beweren dat Amerikanen net zo bot en onbeleefd zijn als de Nederlanders, maar liever
beweer ik hier dat ‘taal’ veel meer cultureel gekleurd is dan wij (willen?) denken.

Het was al bekend dat in spreektaal de Britten ongeveer twee maal zo vaak please zeggen dan de Amerikanen. De boven aangehaalde studie vergelijkt 1.350 Amerikaanse en Britse zakelijke e-mailberichten waarin een verzoek stond. In de Britse verzoeken werd meer dan twee keer zo vaak please gebruikt. Wat opviel, was dat please in de Britse e-mailverzoeken met name vaak gebruikt werd in situaties waar er niet overdreven veel druk achterstond: please don’t hesitate to call if you need assistance, please note that tomorrow is a holiday of please accept our apologies. Verder viel het de onderzoekers op dat er in Amerikaanse
e-mailberichten nóóit please find attached stond.

Sterker nog, Amerikaanse zakelijk-schrijvers wordt zelfs afgeraden please te gebruiken: Bryan Garner schrijft in zijn standaardwerk Oxford Dictionary of American Usage and Style onder: enclosed please find; please find enclosed; enclosed herewith; enclosed herein het volgende: These phrases—common in commercial and legal correspondence—are archaic deadwood for: here are, enclosed is, I’ve enclosed, I am enclosing, or the like (mijn
onderstreping). Hij gaat nog verder door te zeggen dat de toverformule Please find
enclosed
een manier is om niet het vermaledijde woordje I te gebruiken, één van de sprookjesregels waar we het hier eerder over hebben gehad… (lees hier).

Amerikanen vinden dat please vaak zelfs onbeleefd, alleen te gebruiken in situaties waar je het recht hebt om mensen te commanderen (ofwel: alleen bij je kinderen), en Britten zijn van mening dat als je juist niét please gebruikt, je mensen commandeert; voor de een klinkt please “bossy”, voor de ander klinkt het “bossy” als je niét please zegt… In zijn
Dialect Blog schrijft M.L. Murphy zelfs voorzichtig dat de aanwezigheid van het woord please: has almost the opposite effect in American English. It can make a question sound
urgent, blunt, and even downright rude
, en geeft hij een aantal mogelijke alternatieven.

Please in e-maiberichten wordt gebruikt in ‘opmerkzaammaakverzoeken’ als “Please find attached…/I attach…”), maar ook in ‘directe verzoeken’ (als in: “Can/could you (please) send this to …?). Een kwart van de Amerikaanse directe verzoeken gebruikte please, in twee keer zoveel Britse directe verzoeken stond het woord please. Echter, om als het ware te laten zien dat de Amerikanen geen botte, onbehouwen vlegels waren, gebruikten zij wél veel vaker Can/Could/Will/Would (zonder please, dus) en verzachtende formuleringen als “If possible could you… “ of “When you get a chance…”.

Dat niet-gebruiken van please lijkt al heel wat meer op een Nederlandse situatie. En laat tegelijkertijd zien dat een directe vertaling van please naar ‘alstublieft’ (of andersom) niet kan zonder ook de culturele achtergrond in de gaten te houden. In Spanje wordt por favor veel minder gebruikt dan het Britse please. Britten die daar Spaans (proberen) te spreken, zeggen het echter zó vaak dat Engelsen door Spanjaarden ook wel Los por favores worden genoemd. In het Nederlands hebben we bijv. het woordje “even”, in bijv.: “Kan je dit bericht even naar X. sturen?”, wat misschien wel dicht in de buurt komt van het Brits-Engelse please.

Dit alles wil natuurlijk niet zeggen dat u nooit meer please mag gebruiken in uw
e-mailberichten. Houd alleen even in het achterhoofd tegen wie u please zegt… Het ene Engels is het andere niet.

Courtesy (9)

Vorige week (in What’s in a word, 23?) schreven we hier dat er geen Engels equivalent bestaat voor de Nederlandse Taalunie en dat de spelling van het Engels, oneerbiedig gezegd, ‘aan de markt wordt overgelaten’. Misschien gek, maar in de praktijk werkt dat in het algemeen uitstekend. Kranten, bijvoorbeeld, hebben er alle baat bij dat ze door zo veel mogelijk mensen worden gelezen, en als een krant woorden op haar krant-eigen manier gaat spellen, zullen er heel wat lezers afhaken.

In principe bestaat er in het Engels dus geen “goede” en geen “foute” manier van spellen. Als je gelezen wilt worden, is het slechts zaak om je zo veel mogelijk te houden aan de ‘gangbare’ spelling.

Waar de Engelse taal (of de moedertaalgebruiker) dan weer wél veel nadruk op legt, is de stijl waarin iets wordt geschreven. In het Nederlands is er een groot verschil tussen aan de ene kant ‘spreektaal’ en aan de andere kant ‘schrijftaal’; zodra wij in het Nederlands een pen op papier zetten, wordt het vanzelf al “officieel”, en gebruiken we plotseling allerlei woorden en zinsconstructies die we nooit zouden gebruiken als we dezelfde boodschap mondeling uitdrukken. Dat verschil is er in het Engels veel minder. In de Nederlandse
schrijftaal, bijvoorbeeld, proberen we op alle mogelijke manieren om een zin maar niet met “ik” te laten beginnen. Iets wat voor Engelstaligen de gewoonste zaak van de wereld is.

Bínnen de wereld van het geschreven woord echter, kent het Engels, grappig genoeg, weer wél erg veel gradaties in beleefdheid, formaliteit, vriendelijkheid en officieelheid. (Of dit eventueel een afspiegeling is van een duidelijker afgebakend klassensysteem of iets dergelijks, wil ik hier even in het midden houden). Bedenk ook dat het Nederlands een u/jij-verschil heeft en het Engels niet. Of wat dacht u van een “Geachte/Beste”-verschil in aanhef van correspondentie?  Voor (in)formaliteit moet dus een andere oplossing
gevonden worden. Voor niet-Engelstaligen vormt dit alles een probleem: je kan dan wel grammaticaal en spellingsmatig alles op orde hebben, maar is het dan “goed”?

In onze Writing Skills-trainingen is “Stijl en Toon” vaak een belangrijk onderdeel. Om
cursisten te helpen, hebben we een lijst van zo’n 20 standaardsituaties binnen schriftelijke correspondentie gemaakt. Deze standaardsituaties kunnen op een formele manier én op een informele/neutrale manier worden benaderd. Een aantal voorbeelden:

Reason for writing:
Formeel:              I am writing in connection with…
Informeel:           I’m writing about…
Formeel:              Your name was given to me by…
Informeel:           I got your name from…

Making requests:
Formeel:              I would be very grateful if you would/could…
Informeel:           Please could you…

Good news:
Formeel:              I am delighted to inform you that…
Informeel:           You’ll be glad to know that…

Offering assistance:
Formeel:              If you wish, we would be happy to…
Informeel:          Do you want me to…?

Om terug te komen op de distinctie goed/fout: alle bovenstaande zinnetjes zijn ‘grammaticaal’ goed, het maakt voor (moedertaal)Engelssprekenden echter veel uit of je de ene of de andere variant gebruikt. Of, met andere woorden: zijn ze ook ‘sociaal’ goed? En denk erom: het staat op schrift; minder makkelijk weg te moffelen dus, dan als je oog-in-oog met
iemand communiceert. En, zoals eerder gezegd: First Appearances Count!

PS:
Als u de volledige lijst wilt krijgen: laat het me weten en ik mail u deze (p.peek@branch-out.eu).

 

Courtesy (8)

Sign o’ the Times, zong Prince al eens: Freshfields Bruckhaus Deringer kondigde afgelopen week aan om voortaan de aanhef Dear Sirs van alle documenten en correspondentie te verwijderen en te vervangen door Dear Sir or Madam. Tegelijkertijd beloofden ze dat ook te doen voor het Kantonees en het Mandarijn en alle Europese talen. Ik ga nog even navragen wat ze van plan zijn met het Nederlands… u hoort nog van me. Lees het artikel uit The Guardian hier.

Voor de Verenigde Staten, toch ook (nog steeds) een Engelstalig land, kiest Freshfields voor Dear Ladies and Gentlemen (meervoud). Wellicht was Sir weer wat al te rang- en standgevoelig voor de, oh zo egalitaire, Amerikanen en staat waarschijnlijk  Dear Lady or Gentleman (enkelvoud) ook weer wat raar.

Het waarom laat zich raden: steeds meer vrouwen bezetten posities die vroeger aan bijna uitsluitend mannen waren voorbehouden en Freshfields wil deze mensen niet voor het hoofd stoten door ze met Sirs aan te spreken. Een logische stap. “I hope it will shed light on other things that we might inadvertently be doing that risk alienating people we communicate with – not only people at Freshfields but clients and other professionals as well”, zegt managing partner Chris Pugh.

Het geeft ons in ieder geval nog een keer de kans om te zeggen hoe het ook alweer zit met de aanhef en met de interpunctie daarna… Kort en goed:

  • Dear Mr Jones voor mannen die Jones heten. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte heer Jones
  • Dear Mrs Williamson voor vrouwen die getrouwd zijn (al dan niet met de heer Williamson). Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte mevrouw Williamson
  • Dear Ms Courtney [spreek uit: Muzz] voor vrouwen waarvan u weet dat Courtney de achternaam is, maar waarvan u NIET weet of ze nou wel of niet getrouwd is
  • Dear Miss Smith voor vrouwen die niet getrouwd zijn. Vergelijkbaar met het Nederlandse: Geachte juffrouw Smith.
  • Dear Sir or Madam (sinds afgelopen weekend op z;n Freshfields) of Dear Sirs bij (nog) veel andere kantoren als je weet dat het meer mensen zijn maar niet weet of het vrouwen of mannen zijn

In het Brits-Engels zijn de puntjes achter Dear Mr/Mrs/Ms EN de komma achter Dear Mr Jones/Dear Mrs Williamson/ Dear Ms Courtey/ Dear Miss Smith/ Dear Sir or Madam al lang afgeschaft. Als u of uw kantoor Brits-Engels als standaard gebruikt, raden wij u daarom aan om deze puntjes EN komma’s achterwege te laten. De Amerikanen daarentegen houden nog hardnekkig vast aan deze puntjes en komma’s. Het ene is dus niet “beter” dan de andere, maar blijf consequent! Geen puntjes achter Mr/Mrs/Ms en komma’s achter de volledige aanhef betekent dus óók colour, organise en surname en employment law in uw tekst. If you go British, go British all the way. Wél puntjes achter Mr./Mrs./Ms. en komma’s achter de volledige aanhef betekent dus óók color, organize en last name en labor law in uw tekst. If you go American, go American all the way. Als uw kantoor géén richtlijnen hiervoor heeft, denk dan aan de nationaliteit van uw klanten (Brits? Amerikaans?)

Overigens, de laatste jaren is het eigenlijk gebruikelijk om ALLEEN Mr en Ms te gebruiken (tenminste… als je de naam weet). Het Miss en Mrs wordt (net zoals het Nederlandse ‘mejuffrouw’ en ‘juffrouw’) als enigszins ouderwets, oubollig of zelfs seksistisch gevonden. Gebruik ze dus liever niet…

Wat wel weer erg handig is, is dat Freshfields kiest voor een verschil tussen Brits en Amerikaans Engels, oftewel: als je Dear Ladies and Gentlemen gebruikt, gebruik dan een komma, als Dear Sir or Madam: geen komma.

Afsluitend zijn ze in de afsluiting nou weer niet erg revolutionair bij Freshfields,  dat blijft gewoon:

  • Dear John/Nicola – wordt afgesloten met: Best regards (m.a.w. je kent de persoon zo goed dat je hem/haar informeel met de voornaam aanspreekt)
  • Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Jones – wordt afgesloten met: Yours sincerely (m.a.w. je weet de achternaam van de persoon en wil hem/haar formeel aanspreken)
  • Dear Sirs (of Dear Sir or Madam in de Freshfield-variant) wordt afgesloten met: Yours faithfully (m.a.w. je kent de personen niet en wil ze daarom formeel aanspreken)

Er zijn natuurlijk allerlei varianten te verzinnen, maar zo zit je altijd goed…

Courtesy (7)

U kent ze vast wel: die lijstjes met dingen die je in het achterhoofd moet houden als je iets aan het doen bent. Tien tips om beter met je tijd om te gaan, Tien tips om betrouwbaar over te komen, Tien tips voor een goed CV, voor het opruimen van je kledingkast, enz. enz. Zo zie ik ook regelmatig een lijstje langskomen om beter/sneller/effectiever etc. met e-mail om te gaan. Laatst nog: een lijstje van tien meest gemaakte fouten met het schrijven van e-mail. Lees hier voor dit lijstje.

De meeste van die lijstjes komen uit de time management-hoek (hoewel het mij verder een raadsel is hoe je je tijd moet managen als je steeds die lijstjes moet lezen, maar dit
terzijde…). Die e-mailmanagementlijstjes zijn vaak een mengeling van technische tips
(begin met het aanhechten van het document dat je wilt sturen, gebruik de delay-knop, etc.) en gezond-verstanddingetjes (denk aan wie je een cc stuur, gebruik niet automatisch reply all etc.). Maar óók altijd (en zelfs op de eerste plaats in meegeleverd “lees hier”-voorbeeld) dat je moet letten op de juiste “toon”. En juist dit kan voor een niet-moedertaalspreker een lastig te nemen hobbel zijn. Waarom?

Ten eerste gaat “toon” verder dan de goed-fout discussie. Shut up! is bijvoorbeeld “goed” Engels (net zoals het Nederlandse: “Houd je bek!”). Ik zou het alleen niet gebruiken in een zakelijke sfeer… Nu is dit wel een heel zwart-wit voorbeeld, maar er zijn talloze andere
woorden en uitdrukkingen waar de niet-moedertaalspreker veel minder weet van heeft. (Geschreven zie je het nooit, en als dan vaak nog als “f…”, maar “fuck” is wellicht een goed voorbeeld…: het is zo’n beetje het ergste woord dat je kan gebruiken. In Engeland dan. Tenzij je Gordon Ramsey heet. Maar veel Nederlanders gebruiken dat woord nog steeds. NIET doen!).

Ten tweede is “Engelstalig” nogal een breed begrip… Engelsen, Amerikanen, Australiërs en ga zo nog maar even door, hebben allen Engels als moedertaal. Alleen verschilt de ‘toon’ vaak in die verschillende landen. Wat in het ene Engels bijv. als ‘aangenaam formeel en beleefd’ gezien wordt, kan in het andere Engels als ‘stijf, duurdoenerig en snobistisch‘ opgevat worden. Om nog even bij fuck te blijven: de Australiërs gebruiken te pas en te onpas en zonder enig geblik of gebloos de lichamelijke variant: Bugger! Een Brit zou dit zelden doen. In de tv-versie van Four Wedding and a Funeral zijn de eerste woorden: Fuck, fuck, fuck zelfs vervangen door Bugger, bugger, bugger. Zo erg is ‘t.

Ten derde is het erg belangrijk om dezelfde toon door de hele tekst vol te houden
(Consistency, zie ook bijv. hier). Dit is voor niet-moedertaalsprekers misschien wel het moeilijkst. U wilt niet weten hoe vaak wij correspondentie tegenkomen die begint met (het Engelstalige equivalent van) “Zeer Weledelgeboren Heer…” om vervolgens af te sluiten met (het Engelstalige equivalent van) “Groetjes”.

Ten vierde is het ook nog eens een kwestie van tijd. Wat men 25 jaar geleden als beleefd aanmerkte, kan nu veel té formeel en ouderwets worden gevonden. Sterker nog, al té formeel wordt zelfs vaak opgevat als humoristisch of zelfs sarcastisch.
Aaaah, communicatie…

Op het gevaar af op mijn beurt ook weer met een lijstje te komen, zullen we deze blog
afsluiten met een aantal formeel-informeel tegenstellingen. Tenminste a) in zakelijke communicatie b) in Brits-Engels en c) in 2015. U kunt hier zelf vast wel varianten op bedenken.
Reason of writing:
Formeel: Your name was given to me by…
Informeel: I got your name from…
Making requests:
Formeel: We would appreciate it if you…
Informeel: Could you…
Reminding:
Formeel: We do not appear to have received…
Informeel: I haven’t received…
Inviting:
Formeel: We would like to invite you to…
Informeel: Please come to our…
Asking for clarification:
Formeel: It is not clear whether you mean…
Informeel: Do you mean…?
Attaching documents
Formeel: Please find attached…
Informeel: I am attaching…