English in Commercial Mediation – 2 april, Utrecht

Op 2 april 2019 organiseert de NVvMA in samenwerking met Branch Out de workshop
English in Commercial Mediation. Deze workshop combineert technieken en vaardigheden op het gebied van commercial mediation met feedback op het gebruik van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

“Taal” is natuurlijk een uiterst belangrijk instrument in mediation; meer dan in het
“gangbare” juridische verkeer, hangt het succes van mediation af van het scheppen van een sfeer van wederzijds vertrouwen. Een goede taalbeheersing is noodzakelijk om
potentieel emotionele situaties te herkennen (en, waar dienstig, te vermijden), om partijen inzicht te geven in elkaars standpunten, zorgen en wensen, en om te komen tot een
oplossing van het conflict. In steeds meer mediations wordt de Engelse taal gebruikt. En hoewel Nederlanders over het algemeen behoorlijk goed Engels spreken, staan ze óók
bekend om hun “directheid”, hun lack of empathy, of minder vriendelijk gezegd: hun “botheid” of “onbeleefdheid”.

In rollenspelen behandelt English in Commercial Mediation interventies in de Engelse taal, zoals active listening, summarising, open-ended questions, reframing, cross-cultural
considerations, het belang van conditionals, etc.  Ook zal er even worden stilgestaan bij de meest in het oog vallende valkuilen waar Nederlandse schrijvers van Engelstalige
e-mailberichten en mediationverslagen vaak in vallen.

English in Commercial Mediation wordt verzorgd door Jacques Joubert, een accredited
mediator met meer dan 20 jaar ervaring in mediation en arbitration in Zuid-Afrika. Het
Engels wordt onder de loep genomen door Nicola Courtney (Branch Out) die al meer dan 15 jaar trainingen Legal English verzorgt voor internationale law firms. Op deze manier
garandeert Branch Out een optimale mix van taal- en mediationtraining.

English in Commercial Mediation:

Datum/tijd: Dinsdag 2 april 2019, 09.30-17.00 uur
Locatie: De Rechtbank, Utrecht
Opleidingspunten: 8 punten i.h.k.v. (naar keuze:) de Permanente Opleiding Nederlandse Orde van Advocaten óf Permanente Educatie Mediatorsfederatie Nederland
Kosten: € 425,- p.p. (excl. BTW, incl. lunch en trainingsmaterialen)
Website: https://www.branch-out.eu/branch-out-legal/
Aanmelden: p.peek@branch-out.eu

Een kleine bekentenis… We zijn op deze plaats een aantal keren flink van leer getrokken tegen zgn. “nominalisaties” (lees bijv. nog eens Conciseness 6 of Plain English 15). Maar is dat wel helemaal terecht? Psycholinguïstisch onderzoek wijst uit dat nominalisaties wel degelijk hun nut kunnen hebben.

Even recapitulerend: nominalisaties zijn zelfstandige naamwoorden die gemaakt zijn van werkwoorden. In het Engels vaak woorden die eindigen op -tion (investigation,
communication), -sion (persuasion, admission), -ment (movement, agreement), -ance
(variance, resistance), -ence (persistence, reference), -al (refusal, betrayal) of –tude
(gratitude, multitude). U kunt vast zelf wel de werkwoorden erbij verzinnen… Over het
algemeen zijn de Plain English-goeroes het erover eens dat dit soort woorden, als het even kan, vermeden dienen te worden.

In Seeing through Legalese noemt Joseph Kimble ze “Zombie nouns: the tendency to turn strong verbs into abstract nouns accompanied by weak verbs (such as: is, do, make, have) is one of the worst faults in modern writing”.  In The Reader’s Brain, How neuroscience can make you a better writer, schrijft Yellowlees Douglas: …nominalizations tend to be complex, abstract and difficult to picture… they are sneaky and are flying stealthily beneath our radar, they are the villains of sentences because they steal the action from the verb, they obscure action, agency and even meaning in sentences. En dat zijn nog maar twee willekeurige Plain English-aanhangers. Genoeg in ieder geval om je er nooit meer aan te bezondigen…

Maar wat nu als het juist de bedoeling is de acteurs en de actie enigszins te verdoezelen? In een recente studie A Rose by Any Other Name (gepubliceerd in Psychological Science ) laten Michal Reifen-Tagar en Orly Idan zien dat gebruik van juist die nominalisaties ipv. de werkwoorden een positief effect kan hebben in situaties waar spanning op staat. Handig om te weten voor diplomaten, juristen en, met name, mediators.

De onderzoekers vermoedden dat het gebruik van zelfstandige naamwoorden (nouns), als in bijv.  “I am in favour of the removal of settlers”, een groter kalmerend effect zou hebben dan het gebruik van werkwoorden  als in “I am in favour of removing settlers”. De eerste (the removal of) is meer een statement, een min of meer abstract geloof. De tweede (removing of) meer een voorgesteld recept voor actie en geeft derhalve meer aanleiding tot (vaak ongewenste) emoties.

Zij presenteerden twee groepen (in total 400 proefpersonen) een reeks zinnen. Eén groep kreeg noun-zinnen, de andere groep kreeg verb-zinnen (“I support the division of/dividing Jerusalem”, “I am in favour of demolishing/the demolition of homes belonging to family members of those involved in terrorist activities”, “I am in favour of cutting off/the cutting off of supply of electricity to Gaza during wartime” etc.). De proefpersonen konden hun reactie kwijt op een schaal van 1 tot 6 (Volledig mee eens – Volledig niet mee eens). De resultaten waren precies zoals de onderzoekers hadden gedacht: de noun-zinnen gaven een veel mildere kijk op de zaken dan de verb-zinnen.

De resultaten van dit onderzoek zorgen er natuurlijk niet voor dat nu meteen maar de wereldvrede uitbreekt (of tenminste het Joods-Palestijnse conflict oplost) maar laat wel goed zien hoe spanningen tussen partijen iets kunnen verminderen door goed na te denken hoé je iets presenteert.

In grote lijnen lijkt deze nominalisatie-discussie natuurlijk een beetje op een andere pet-hate van Plain English-aanhangers: de passieve vorm. Ook die zou je zo veel mogelijk moeten zien te vermijden, maar er zijn behoorlijk wat omstandigheden waar die passieve vorm te verkiezen is boven de actieve vorm (zie Clarity 9).

Het is in deze serie blogs al een paar keer eerder beweerd: grammatica heeft meer
betekenis dan je denkt  (zie bijv. Correctness 5 of Correctness 6)

PS:
Mocht u na het lezen van deze blog nog zin hebben in een aantal oefeningen, ga dan hiernaartoe om van nominalisaties af te komen of hiernaartoe om juist nominalisaties te maken. Denk na voor wié u schrijft en wat u daarmee wil bereiken. Veel plezier.

Mediation is eigenlijk niets meer dan een soort “onderhandelen met hulpstukken”. De
mediator zelf maakt geen beslissingen, het zijn de partijen (en hun juridische hulptroepen) die, onder leiding van de mediator, een onderhandeling beginnen. Het hele onder-
handelingsproces in een mediation is een informeel proces, maar om de chaos niet al te groot te maken zijn er enkele spelregels opgesteld; als één van de partijen in de ogen van de andere partij te ver gaat, kán dit eventueel juridische consequenties hebben.

Zowel de wet als de gedragscode van mediators (en wie eigenlijk niet?) fronzen hun wenkbrauwen als er ‘gelogen’ wordt tijdens onderhandelingen. Echter, niet iedere ‘leugen’ doet de wenkbrauwen even hoog optrekken. Sommige ‘leugens’ zijn in orde. Dergelijke leugens vallen onder, wat in het Engels heet: “puffing”: je zelf opblazen om in een onderhandeling belangrijk(er) gevonden te worden of sterker te staan.

Voorbeelden van puffing: partij A zegt met niet minder dan € 50.000,- schadevergoeding genoegen te nemen terwijl hij al blij zou zijn met de helft; partij B staat op een
confidentiality agreement in een contract terwijl het hem eigenlijk niets kan schelen; partij C roept tijdens een mediation dat hij 100% zeker naar de rechter stapt als de mediation voor hem niet goed genoeg uitpakt. En, als je er goed over nadenkt, is 95% van alle tweets van president-elect Donald Trump een vorm van puffing….

Puffing heeft zijn weg ook al gevonden naar verschillende juridische woordenboeken: the exaggeration of the good points of a product, a business, real property, and the prospects for future rise in value, profits and growth. It cannot be the basis of a lawsuit for fraud or breach of contract unless the exaggeration exceeds the reality. However, if the puffery includes
outright lies or has no basis in fact  a legal action for rescission of the contract or for fraud is possible.

De Code of Professional Conduct van de American Bar Association heeft het in twee
specifieke gevallen over het onderwerp truthfulness: Rule 4.1 (Truthfulness in Statements to Others) en Rule 8.4(c) (Misconduct).

Rule 4.1 sluit lang niet alle “leugens” uit; het maakt een duidelijk verschil tussen liegen en “puffen”. Voor een gezaghebbende en uitvoerige discussie over het concept van puffing verwijs ik graag naar de American Bar Association Formal Opinion 06-439. In het kort komt het erop neer dat puffing wordt toegestaan maar dat van advocaten/mediators verwacht (en zelfs vereist) wordt dat zij een “juiste voorstelling van feiten” geven: “We emphasize that, whether in a direct negotiation or in a caucused mediation, care must be taken by the lawyer to ensure that communications regarding the client’s position, which otherwise would not be considered statements of ‘fact’ are not conveyed in language that converts them, even inadvertently, into false factual representations.”

Dus hoewel een jurist de ethische plicht heeft de interesses van zijn cliënt onvermoeibaar te verdedigen, zijn er grenzen, grenzen die worden bepaald in de Code of Professional
Conduct.  Mediation praktijken spelen zich altijd af in een wolk van vertrouwelijkheid, maar dat geeft niemand een vrijbrief om de grenzen van die vertrouwelijkheid te testen door al te losjes om te gaan met de voorstelling van feiten tijdens de onderhandelingsfase van een mediation.

Voor niet-Engelstaligen die in het Engels mediation-activiteiten uitvoeren, is het extra
oppassen; de scheidslijn tussen liegen en puffen is diffuus. Hun language register is vaak beperkt, een woord valt al snel verkeerd, en niet-Engelstaligen hebben vaak grote moeite hun (Engelse) taalgebruik te variëren en aan de juiste omstandigheden aan te passen.

PS:
op 2 en 3 februari organiseert Branch Out ten kantore van Ekelmans en Meijer in Den Haag een training English in Commercial Mediation (voor meer info: klik hier). Er zijn nog enkele plaatsen over.

In my last blog I discussed the importance of good communication skills in mediation,
emphasising language proficiency (click here). However, language proficiency is only one aspect of good communication – albeit an important one – and any deficiencies in this area can be ameliorated by:

• a good opening statement
• awareness of the possibility for linguistic and cultural misunderstanding and
• the use of the mediator’s “skill-kit” LARSQ (Australian acronym for: Listening;
  Acknowledging; Reframing; Summarising; Questioning (I myself would add
  Paraphrasing, as I do not agree that summarising is the same as paraphrasing) or more generally referred to as active listening.

These are all skills that can be learnt and improved through practice.

A good opening statement
The purpose of a mediator’s opening statement is well known: it allows the mediator to
explain the mediation process; lays down the ground-rules for the mediation; deals with logistics etc. It is also an opportunity for the mediator to introduce himself to the parties, establish trust and raise any issues that may be important in the mediation. For an
extensive and thorough opening statement (which unfortunately excludes a discussion about language) click here.

Awareness of the possibility for linguistic and cultural misunderstanding
In international mediations a discussion on language is useful. It allows the mediator to
assure the parties that he will seek clarification and verification of what is being said thereby ensuring that misunderstandings are kept to a minimum.

Active listening
Active listening is a structured way of listening and responding to others. Focus and
concentration are needed to fully and accurately understand what is being said. Listening with attention and respect shows that what a person is saying is important. It is an
effective technique for a mediator to develop rapport, extract narratives and explore the underlying interests of the parties. FBI negotiator Chris Voss refers to active listening as “deep listening”. For a very insightful interview with Chris Voss on the importance of active listening and open ended questions for successful negotiations, click here.

Active listening involves, among other things, reflecting back what is being said
(summarising and paraphrasing) and also changing the thinking of the parties by
reframing a dispute in such a manner that it enables the parties to move to a position where negotiation is possible. So what is the difference between paraphrasing and
reframing? Look at the following statements:

• Party A:     “ You’re just trying to get rid of me!”
• Mediator: “You think he’s going to fire you?” or “You think he wishes to terminate your employment?”
• Mediator: “Your job is important to you?”

The last statement is the reframe. It moves the discussion from the negative and fearful
assumption of one party to a discussion of the job and why it is important, paving the way for a new discussion about the job and how that relates to the dispute. The second
sentences paraphrase what is said in the first sentence.

Reframing is a difficult, but in mediation terms, very important skill to master. I think
Albert Einstein hit it on the head when he said: ‘You can’t solve a problem with the same kind of thinking that created it.”

Drie weken geleden schreef Karen Joubert (een al jaren in Nederland wonende Zuid-Afrikaanse jurist en trainer voor Branch Out klik hier voor bio) haar eerste blog over de steeds belangrijker wordende rol die mediation in Nederland krijgt. Hier volgt haar tweede blog.

Good communication skills are an essential part of the mediation process and require a mediator well versed in the language being used to mediate. I would suggest a minimum C2 of the Common European Framework of References for Languages  (CEFR) (click for more information) is necessary to successfully mediate a dispute in a language other than one’s native tongue. (By the way: for those who wish to find out what their level is, please visit www.branch-out.eu/test. NB: This test will give you an insight into the level of your passive knowledge, NOT your active use of the language).

This is a particularly important in the Netherlands, which not only has an estimated 500 000 internationals or expats as they are commonly referred to living here (See here), but also has legislation pending to further entrench mediation in the legal arena (click here for a De Brauw newsletter on this subject).

However, despite the justifiably well-recognised English language skills of the Dutch and their willingness to speak English, mediation is a specialised field and requires more than a superficial ability to speak English. It requires an in-depth knowledge of the language and the ability to use it effectively as a tool to diffuse potentially emotional situations and to move parties towards a better understanding of their dispute and respective interests and, in doing so, to help them resolve their dispute.

Anecdotal evidence suggests that mediations involving internationals are not always up to the standard necessary for success. An English friend, involved in an employment dispute, and a Romanian friend who speaks excellent English, involved in a custody dispute, both expressed disappointment with their respective mediations.

They described their experiences as being stilted and lacking in empathy. The mediators were described as rude and unsympathetic. These descriptions are of course unacceptable for a mediator. Why did this happen? The mediators were either poorly trained and rude, which I doubt, or they over-estimated their English language skills – an often encountered phenomenon in The Netherlands, encouraged, no doubt, by native English speakers who keep applauding their Dutch hosts’ mastery of English. “Naast de schoenen lopen” is, I
believe, the Dutch expression for this.

Few mediators would disagree that tact, diplomacy and politeness are essential
ingredients for a successful mediation. However, knowing how to be tactful, polite and diplomatic depends not only on the cultural awareness of the mediator, but also on his/her ability to express this in appropriate language and to understand what the participants really mean. English is not as direct as Dutch. In fact, the more polite or diplomatic we are, the less direct we become and this can lead to serious misunderstandings.

In addition to the above and even more important for a mediator is the ability to
summarise and reframe – translating emotive and provocative language into neutral
inoffensive language, whilst acknowledging the emotions experienced by the participants. Active listening skills and the ability to identify when it is important to clarify statements, in order to avoid misunderstanding between the participants and the mediator, are also important for a successful mediation.

My next blog will deal with these issues and some techniques and tips to mediate more
effectively in English.

Onder invloed van ontwikkelingen in common law-landen als de VS, Australië en Engeland, wordt mediation ook in civil law-landen als Nederland een steeds meer toegepaste vorm van conflictbemiddeling. In een nieuwe reeks blogs, zal Karen Joubert (een al jaren in
Nederland wonende Zuid-Afrikaanse jurist en trainer voor Branch Out, klik hier voor bio), haar licht laten schijnen over deze ontwikkelingen en de speciale rol die “taal” speelt in mediation. Hier haar eerste, inleidende, bijdrage:

Mediation is no longer the poor relation of alternative dispute resolution mechanisms; rather it has become a dynamic and integral part of the legal process worldwide. (For an interesting comparative study of world trends: click here).

The reasons for this are fourfold:

1. the recognition that rights based dispute resolution is not always the best solution for parties to a dispute – especially true for proponents of the facilitative mediation approach (for a discussion of different mediation approaches, click here).
2. the costs of litigation;
3. the time it takes for matters to be finalised due to, inter alia, over burdened courts;
4. and of course our increasingly complex global world.

Although mediation has been around for a long time, it has only been defined and developed into a real alternative to litigation in the last few decades. As a former legal practitioner from a common law country, South Africa, I had expected civil law countries to be in the forefront of this development, since the inquisitorial nature of the civil law system is less acrimonious than its adversarial common law counterpart. However, the opposite is true and modern mediation models have been driven by developments in common law countries such as The United States, Australia, The United Kingdom, Canada and South Africa.

One of the reasons for this may well be that the winner takes all, no holds barred approach to litigation in common law made it necessary for businesses to look at other forms of dispute resolution in order to speedily resolve disputes, while maintaining crucial business relationships.

Another factor that encouraged the development of mediation in common law countries is judicial activism. Instead of waiting for legislation to regulate mediation, the superior courts used their inherent jurisdiction to stay proceedings and enforce mediation clauses. Legal principles, such as those applicable to no-prejudice settlement negotiations, were used to protect mediation confidentiality. In response to this, legislation was and is still being enacted in these countries to create a legislative framework for mediation.

Despite the many different models and techniques for mediation it is generally accepted that mediation is a form of voluntary assisted negotiation. The development of mediation training, accreditation and incorporation into the legal system is what defines modern mediation today, although the voluntary aspect is increasingly under threat due to trends towards so-called court aligned mediations, which compel mediation in suitable cases and the risk of adverse cost orders should a party unreasonably refuse to mediate  (for more reading: click here).

A number of developments in the Netherlands support the global trend towards mediation, the most recent being the incorporation of the EU Directive on mediation in 2012 and the three mediation bills pending in parliament. In a next blog I will consider these developments and the importance of language in mediation.