Twee jaar voor zijn roman 1984 schreef George Orwell zijn essay Politics and the English Language. Zijn uiteenzetting is nog steeds uiterst relevant, en al helemaal voor juristen. In de komende tijd zal ik op deze plaats regelmatig op dit essay terugkomen, geïllustreerd met recente juridische teksten en rechterlijke uitspraken. Vandaag Orwells Vijfde Regel: “Vermijd Jargon”.

Juristen worden vaak beschuldigd van het (te) veel gebruiken van “jargon”. Nu neemt men over het algemeen aan dat dit woord uit het Latijn stamt (gaggire) en “kletsen” betekent. Ook zijn er bronnen die zeggen dat het een Oudfrans woord is met als betekenis: “het
getsjilp van vogeltjes”. En hoewel advocaten af en toe worden vergeleken met vogels (maar dan de meer niet-tsjilpende, aas etende variant), kan ik me voorstellen dat u een dergelijke vergelijking minder op prijs stelt.

Een gebruikelijke omschrijving voor “jargon” is: het taalgebruik binnen een vakgebied of een groep mensen, dat voor buitenstaanders vaak moeilijk te volgen is. Als je deze
definitie aanhoudt, hebben echter alle vakgebieden te maken te hebben met het gebruik van jargon (‘wandcontactdoos’ ipv. ‘stopcontact’ voor elektriciens, ‘hemelwater’ voor al het vocht dat uit de lucht valt bij loodgieters enz. enz.). In dergelijke gevallen kan er beter gesproken worden over “vaktaal”. Hier ligt de nadruk op het verbeteren van de
communicatie tussen mensen in een bepaald vakgebied en het uitsluiten van misverstanden (hoewel kwaadwillenden en complottheoretici ook zouden kunnen denken aan het bemoeilijken van de communicatie met niet-vakgenoten en het met opzet vervagen van duidelijkheid bij diezelfde niet-vakgenoten, maar zo is er altijd wel wat…).

Juridisch taalgebruik staat letterlijk bol van vaktaal, en al helemaal in het Engels waar de Engelse taal (en alle in die taal gedane rechterlijke uitspraken) door het Common Law–
systeem nóg belangrijker is dan het Nederlands in het Nederlandse Civil Law-systeem, waar het Haviltex-arrest óók de betekenis die partijen aan de tekst geven en wat ze over en weer van elkaar mogen verwachten,meeneemt (zie bijv. hier).

De overdaad aan vaktaal (in welk rechtssysteem dan ook) maakt het tegelijkertijd vaak ook ingewikkeld (of zelfs: onmogelijk) om adequate vertalingen voor een bepaald juridisch concept, louter en alleen omdat de juridische basis in verschillende rechtssystemen van elkaar verschilt, of soms zelfs helemaal niet bestaat (zoals we al zo vaak hebben gezien in de blogrubriek What’s in a Word).

Volgens Orwell zit het kwaad niet zo zeer in de juridische “vaktaal” (terms of art in het
Engels, ook wel: dictum), maar in het “jargon”, of in dit specifieke geval het Legalese of Lawyerisms. Voorbeelden hiervan: het gebruik van aformentioned, whereas, herein, hereinafter, forthwith, persuant to, notwithstanding, in lieu of en ga zo maar door, overbodige dubbelheden zoals null and void (zie……), willl and testament en driedubbelheden zoals rest, residue and remainder (klik hier voor een uitgebreide lijst).  Waarschijnlijk kunt u
zonder ook maar met uw ogen te knipperen een Nederlandse lijst maken van dit soort
juridisch jargon…

Maar vergis u niet: in ieder geval in de Verenigde Staten staan er steeds meer rechters op die deze “jargonauten” op allerlei manieren berispen. In een recente hoger beroepszaak bekritiseerden de rechters een trust document omdat het vergeven was nefarious and nonsensical legalese . In een andere zaak bepaalde de rechter dat This plea agreement is a monument to legalese . En toen een advocaat in een juridisch stuk effluxion gebruikte werd hij door de rechter op z’n plaats gezet door dit woord arcane and archaic legalese that should be abandoned te noemen: The phrase “expiration of time” would do nicely and would have the added benefit of being understood without recourse to Black’s (met Black’s wordt bedoeld Black’s Law Dictionary, het gezaghebbende Amerikaanse
juridische woordenboek, klik eens hier, het is gratis).

Rechterlijke macht – Jargonauten: 3-0. En dat al vóór de rust. Volgende week de tweede helft…

Er is nog steeds een lange weg te gaan, maar langzaam (en tegelijkertijd oh, zo zeker)
begint ook in Nederland het besef door te sijpelen dat juridische teksten “begrijpelijker” moeten worden. Nadat zo’n tien jaar geleden het O.M. begon met een woordenlijst van
juridische woorden in (voor de leek) begrijpelijk Nederlands, zijn diverse stappen vooruit gezet; zo verplicht de Wet Financieel Toezicht banken en verzekeringsmaatschappijen in Nederland om alles in eenvoudige taal te schrijven; hertaalden in 2010 Karin Heij en
Wessel Visser de Grondwet (“De Grondwet in eenvoudig Nederlands” (klik hier) en gaf de SDU in 2011 het boekje “De taal van mr, Jip van Harten en dr. Janneke Bavelinck” uit. Zelfs de satirische nieuwssite De Speld haakte hierop in… (klik hier).

Op 21 juni organiseert Bureau Taal het symposium “De kracht van begrijpelijke taal” (klik hier, ook voor inschrijving). Naast bijdrages van Leendert Verheij (president van het gerechtshof in Den Haag) en Ionica Smeets (kersvers hoogleraar wetenschapscommunicatie) zal daar ook spreken: Bryan Garner. Bryan Garner is dé autoriteit op het gebied van Plain English in Legal Writing. (Delen van) zijn gelijknamige boek gebruiken wij vaak in onze workshops Legal English Writing Skills.

De inbreng van Garner op het symposium is niet verwonderlijk; in de Angelsaksische
juridische wereld zijn ze namelijk al een stuk verder met “begrijpelijk” schrijven. De Plain English Movement timmert al vanaf het midden van de jaren ’70 flink aan de weg. Onder meer door bijdrages van Garner stellen steeds meer (Engelssprekende) landen en staten Plain English verplicht in overheidsuitingen en andere teksten voor publiekelijk gebruik.

Dat “begrijpelijk” schrijven in de Angelsaksische rechtscultuur tot nu toe veel meer aandacht heeft gekregen dan in de Nederlandse is aan de ene kant misschien toe te schrijven aan het feit dat er in het Engels veel meer betekenis ligt in de grammatica (hier en hier al eerder beweerd), maar aan de andere kant ook aan het feit dat rechterlijke instanties in een common law-systeem dichter bij de “gewone” mens staan dan dat in Nederland het geval is. In een notendop: het common law-systeem met verkiesbare rechters, een zeer sterke precedentwerking bij rechterlijke uitspraken, rechterlijke uitspraken die rekening houden met de letter van de wet en (al dan niet eerder gecontextualiseerde) taal tegenover het civil law-systeem met benoemde rechters, wetboeken met abstracte regels, en rechterlijke uitspraken die rekening houden met de bedoeling van de wet.

Wat Garner ongetwijfeld zal aanstippen, is dat het vermijden van “moeilijke” woorden maar een heel klein, bijna te verwaarlozen, elementje is van Plain English. Klik bijvoorbeeld eens hier voor een lijst van 50 (!!) basisprincipes waar een begrijpelijke (al dan niet juridische) tekst in zijn ogen aan zou moeten voldoen.  Dit besef dringt ook door in Nederland: de hierboven aangehaalde woordenlijst van het Openbaar Ministerie is inmiddels ook al weer van de website verdwenen. Vermoedelijk omdat men doorheeft dat het niet zozeer de woorden zijn die een tekst moeilijk maken (en als toch: kijk in een al dan niet
online woordenboek), maar veel meer de bijna ondoordringbare grammatica, of iedere combinatie van Garners 50 basisprincipes.

In ieder geval moét het mogelijk zijn om ook juridisch ingewikkelde teksten in begrijpelijke taal om te zetten. Het laatste woord is aan de Law Reform Commission of Victoria
(Australië), die midden jaren ’80 een monumentale studie wijdde aan Plain English. Het samenvattende commentaar van deze commissie luidde:

If some detail has been missed, it could readily be included without affecting the style of the plain English version. It would not be necessary to resort to the convoluted and repetitious style of the original . . . . Any errors in the plain English version are the result of difficulties of translation, particularly difficulties in understanding the original version. They are not
inherent in plain English itself.

Plain English (of haar, qua naamgeving iets minder de lading dekkende, nationale equivalent: ‘Begrijpelijk Nederlands’): we hebben het er al vaker over gehad (zie voor alle Plain English-afleveringen hier). Lezers die nog eens willen lezen wat Plain English is en waarom we Plain English zouden moeten gebruiken, verwijs ik graag naar deze blogpost (klik hier),

Hoewel de Plain English-movement in bijna alle Engelstalige landen flink aan terrein aan het winnen is, is er natuurlijk ook nog veel tegenstand. We kunnen nu natuurlijk opmerken dat de juridische wereld enigszins conservatief is en van nature wars van veranderingen, maar voor welke wereld geldt dat niet…? Vandaag dus even ruimte voor en aandacht aan de tegenstanders van het gebruik van Plain English:

• Het is beter om juridische stukken te schrijven in bewoordingen die al eens gebruikt zijn en hun waarde voor een rechtbank reeds hebben bewezen. Dit is speciaal van belang in Common Law-landen waarin rechters veel minder de vrijheid hebben om wetten en contracten te interpreteren: “er staat wat er staat”. Zie bijv. onze bespreking van de entire agreement clause van de afgelopen weken.
• De meeste teksten die juristen schrijven, zijn bedoeld voor andere juristen. Met andere woorden: de lezers zullen best begrijpen waar iemand het over heeft als hij zich in technisch Legalese uitdrukt. Geen enkele reden dus om in Plain English te schrijven. Bovendien biedt het schrijven van een “moeilijke” juridische tekst  juristen de kans om te laten zien hoe goed ze juridisch onderlegd zijn.
• Dat mythische wezen “De Klant”, verwacht dat zijn geld “goed besteed” wordt. De kans bestaat natuurlijk altijd dat die “De Klant” zegt: “dat had ik zelf ook gekund” als iets in Plain English wordt afgeleverd.
• Plain Engish is té eenvoudig om de juiste nuances in ingewikkelde juridische concepten aan te brengen. Daarnaast kan het in voorkomende gevallen soms juridisch juist handig zijn om bepaalde passages opzettelijk enigszins vaag te houden. Iets wat in Plain English lastiger te bewerkstelligen is.

Al deze argumenten zijn natuurlijk redelijk moeiteloos met tegenargumenten te bestrijden (zoals zo vaak). Bovendien helpt het groeiende, al dan niet kosteloze, Internet-aanbod van standaard-contracten en/of standaard-clausules in contracten ook al niet met het rondbazuinen van het Plain English-evangelie…

Eén enkel argument echter zou tegenstanders van het gebruik van Plain English moeten kunnen overtuigen: het economische argument… Meer en meer onderzoek wijst uit dat Plain English uitermate kostenbesparend is. Voor een kort overzicht: lees hier. Nu weet ik wel dat dit overzicht gepost is door een clubje Plain English-enthousiastelingen en dus weinig objectief is, en dat het tegendeel lastig is aan te tonen, maar toch….

Wat je (begrijpelijkerwijs) echter nooit ergens leest, is dat Plain English voor niet-moedertaalsprekers Engels een stuk makkelijker onder de knie te krijgen moet zijn. En voor die mensen zijn wellicht de volgende (gratis) sites met interactieve Plain English-oefeningen leerzaam en/of amusant:

http://tinyurl.com/plainenglishexercises (met oefeningen in een juridische context)
of
http://tinyurl.com/plainenglishexercises2

Veel plezier!

Meer en meer juristen zijn het erover eens dat het gebruik van Plain English (of naar onze wereld vertaald: “Begrijpelijk Nederlands”) een waardevolle verrijking is van de communicatie tussen juristen en “burgers”, ofwel niet-juridisch onderlegde leken. Voor de communicatie tussen juristen onderling hoeft dat allemaal niet zo nodig: “wij” weten tóch wel waar “wij” het over hebben, is vaak het excuus. Afgezien van het feit dat dit van een tamelijk elitair wereldbeeld getuigt, is niets minder waar…

Op het laatste Clear Language wereld congres in België afgelopen november (lees hier meer over de bijdrages)  toonde de onderzoeker Kath A. Straub (e.a.) overtuigend aan dat teksten die in Plain English zijn geschreven door zowel juristen als leken een stuk hoger worden aangeslagen. Straun (e.a.) bouwde verder op bestaand onderzoek van Benson en Kessler over de beeldvorming die bij rechters en juristen ontstond als zij (door juristen geschreven) juridische stukken in Plain English en in traditioneel Legal English lazen. Zij kwamen al in 1987 tot de conclusie dat lawyers who write in legalese are “likely to have their work judged as unpersuasive and substantively weak en dat their professional credentials may be judged less credible. (Voor het complete Benson & Kessler-onderzoek: lees hier)

Dit onderzoek werd door Straub (e.a.) min of meer herhaald waarbij 38 juristen en 93 niet-juristen twee korte teksten moesten lezen: één geschreven in Legal English, de ander in Plain English. Vervolgens moesten deze 131 mensen de teksten beoordelen op een reeks van karakteristieken zoals bijv. ‘duidelijkheid’, ‘betrouwbaarheid’, ‘vermogen om een zaak te winnen’, en ‘tevredenheid met de jurist die het betreffende tekstje had geschreven, als hun counsel’.

Voorbeeld:
The trial court erred in giving flawed essential elements instructions to the jury and thereby denied the defendant due process and fundamental fairness since it is error to give the jury, within the essential elements instructions, one statement containing more than one essential element of the crime and requiring of the jury simple and singular assent or denial of that compound proposition, fully capable of disjunctive answer, which if found pursuant to the evidence adduced would exculpate the defendant.
Of:
The trial judge erred by instructing the jury to affirm or deny a single question. That question included all the major elements of the crime. By joining all the major elements, the judge prevented the jury from acquitting the defendant even if they found him innocent of a major element. This error denied him his due-process rights.

Het gaat hier te ver om alle resultaten te bespreken (voor geïnteresseerden: zie hier de gebruikte PowerPointpresentatie). De voornaamste conclusies van dit onderzoek waren:

1. Zelfs juristen hebben moeite met andere juristen te begrijpen. Plain English helpt
2. Juristen zijn het erover eens dat Plain Language duidelijker, preciezer en overtuigender is
3. Juridische opleidingen moeten nog steeds les geven in “twee talen: Plain English en Legalese”
4. Mensen -ja, zelfs juristen!- willen dat hun advocaten Plain Language gebruiken.

Het gaat in het gebruik van Plain English (en Begrijpelijk Nederlands) lang niet alleen om het vermijden van zgn. “moeilijke” woorden, iets wat velen denken; je zou zelfs kunnen beweren dat “moeilijke” woorden nog steeds onontbeerlijk zijn in Legal English gezien het belang dat in Common Law-systemen wordt gehecht aan vroegere uitspraken van rechtsprekende instanties…). Daarnaast zou je kunnen beargumenteren dat het gebruik van “moeilijke, juridische terminologie” de communicatie tussen juristen onderling juist vergemakkelijkt. Net zoals Japanse bonzaiboomkwekers en Tibetaanse yakmelkkarners onderling ook vast veel sneller kunnen communiceren met vakterminologie…

Veel meer gaat het om het vermijden van nodeloos ingewikkelde zinsconstructies, van nodeloze interpunctie, van nietstoevoegende verdubbelingen, van het overmatig gebruik van voornaamwoordelijke bijwoorden, van schrijven van veel te lange zinnen, van een overmatig gebruik van de passieve vorm, van het gebruik van nominalisaties, van het gebruik van archaïsmen, van…. van…., van… Kortom alles waar wij onder de verzamelterm Plain English in deze blog over schrijven (lees verder hier).

Tenslotte nog dit: alle niet-Engelstalige juristen die in het Engels schrijven, zouden een groot aanhanger van Plain English moeten zijn. Niet alleen vinden hun klanten dit verre te verkiezen boven Legalese (zie Straub e.a), maar ook maakt het gebruik van Plain English het een stuk eenvoudiger om in het Engels te schrijven! Kortom: hou op om klakkeloos teksten en passages van uw Engelstalige beroepsvrienden over te nemen!

We hebben al eerder geschreven over het gebruik van shall in juridisch Engels; in ABC-landen (Australië, Groot Brittannië en Canada) zijn al diverse alternatieven uitgedacht (lees hier). In de Verenigde Staten schrijft een voorman van de Plain English Movement (Bryan Garner, hoofdredacteur van het gezaghebbende Black’s Law Dictionary) dat shall alleen
gebruikt dient te worden in de betekenis van has a duty to; more broadly, is required to… (als in: The requester shall send notice), en dan alleen nog maar under strict standards of drafting lees hier). En in Hong Kong hebben ze besloten shall maar helemaal in de ban te doen (lees hier).

“Fijn, ze doen maar”, zult u misschien zeggen, “wat heb ik daar verder mee te maken?” Maar nu heeft ook de Europese Commissie haar vizier gericht op het in haar ogen ouderwetse en veel te multi-interpretabele shall. In de laatste editie van de English Style Guide van het Directoraat-Generaal van Vertalingen (april 2015) staat: 8.19 The use of verbs, in
particular the modal verb shall, in legislation often gives rise to problems , since such uses are rarely encountered in everyday speech. Consequently, writers may lack a feel for the right construction. The following section is intended to provide guidance… (en de rest valt hier te lezen op blz. 42).

Allemaal leuk en aardig en ongetwijfeld goed bedoeld, maar alle besluiten, richtlijnen en verordeningen betreffende het uitbannen van bepaalde woorden en/of gezegdes krijgen langzamerhand een 1984-tintje waar de overheid de gedachten van mensen in bepaalde banen probeert te brengen door het controleren van taal.

Daarnaast zal het uitbannen van bijv. shall alleen maar resulteren in nieuwe
“problematische” woorden zoals de onderzoeker Richard Foley in Going out in style? Shall in EU legal English terecht opmerkt. Foley zegt:
Obsolescent in the sense of obligation in general language, shall clearly signals to the reader that he or she is dealing with a distinctive genre. Replacing shall with must, would be a
problematic enterprise semantically. Even if the number of justifiable uses of a modal of
obligation were cut by half, the frequency of familiar must would rise to the point where the word would differ distinctively from that in the general language and, in this respect, risk
becoming a new shall.” (hier te lezen).

Een extra probleem met het uitbannen van bepaalde woorden (waaronder shall), is dat in Common law-landen (in deze samenhang ongelukkigerwijs nu juist vaak landen waar
Engels de voertaal is) jurisprudentie (ofwel: case law) een belangrijk onderdeel van de wetgeving is. Vroegere rechterlijke uitspraken (hoe vroeg dan ook…!) kunnen van cruciaal
belang zijn in een lopende zaak. Vandaar ook dat in Hollywood rechtbankenfilms arme advocaat-stagiaires altijd nachtenlang obscure uitspraken uit 1932 van de een of andere nog veel obscuurdere rechter in Mississippi aan het uitpluizen zijn. De kans is namelijk
aanwezig dat in die zaak het woord shall gebruikt of geïnterpreteerd is op een manier die die arme advocaat-stagiaires goed zou uitkomen.

Ten slotte zet dit de Britse weerzin tegen alles wat met Europa te maken heeft, in een wat ander daglicht; het is al erg genoeg dat “we” Celsius moesten maken van Fahrenheit, dat “we” van ounces en pounds afscheid moesten nemen en dat “we” binnenkort geen 600 Watt haarföhns meer mogen gebruiken (allemaal de schuld van “Europa”!), maar als “ze” nu ook nog eens gaan voorschrijven hoe “we” onze eigen taal moeten spreken? Dat gaat wel héél ver: Stop Messing Around With Our Language!

Om international Plain English Day te vieren, posten wij drie weken geleden een drietal zinnen, genomen uit bestaande juridische documenten (een huwelijkscontract, algemene voorwaarden van autoverhuurbedrijf en een testament).(klik hier). Onze vraag was of de lezers van deze blog dit Legalese konden vertalen in Plain English.

In onze trainingen is er bijna altijd een dunne lijn tussen wat “goed” is en wat “fout” is. Erg vaak is er een groot grijs gebied van dingen die “beter” kunnen. En omdat “goed” en “fout” moeilijk te definiëren zijn, is “beter” ook lastig te omschrijven. Naar aanleiding van onze  blog over het verschil tussen according to en in accordance with bijvoorbeeld (klik hier), kregen we een commentaar of pursuant to niet beter was dan according to. ”Dat ligt er maar aan”, denken we dan; pursuant to is synoniem met according to, dus niet “fout”. Alleen zouden wij voorzichtiger zijn met pursuant to alleen maar omdat dit een ingewikkelder en veel minder gebruikt woord is waarvan de lezer zou kunnen denken “wat betekent dat?”.

En daar heb je het al: “de lezer”. De allereerste gedachte die in een schrijver op moet komen is VOOR WIE schrijf ik eigenlijk? Schrijf ik voor andere juristen? En als ik dat doe, zijn die andere juristen wel Engelstalige juristen? Als het antwoord op die twee vragen JA is, pas dan zouden we zeggen: gebruik gerust persuant to, in alle andere gevallen: gebruik according to. Niet goed, niet fout, maar beter…

Onze zinnen uit de vorige Plain English blog: Wij geven eerst de opgaven (die dus niet “fout” zijn….) en vervolgens een aantal inzendingen van lezers, gevolgd door een     mogelijke oplossing (die dus “beter” zijn).

(Sentence 1). In the occurrence of the vehicle’s non performance through breakdown the owners must at their own expense effect the collection of the said vehicle and attend to performing the necessary repairs thereto.

• (Entry 1.1) If the vehicle breaks down the owners must pay for its collection and consequently make sure the necessary repairs are taken care of.
  (Remark) Definitely greatly improved. However, your sentence lacks punctuation (comma) and ‘taken care of’ is maybe a little too informal and vague.
• (Entry 1.2) If your rented vehicle has broken down we shall tow it away to a garage and repair it.
  (Remark) You have misused ‘shall’ here. Strictly speaking, ‘shall’ can only be used with ‘I’ and ‘we’ and its misuse is often unclear. This is of the golden rules of Plain English. (zie Blog klik hier)
• (Entry 1.3) In case of a defect to the car, we (the lessor) will collect the car and take care of the necessary repairs.
  (Remark) Use “If” instead of “in case of” (zie Blog klik hier)
• (Our suggestion 1) If the car breaks down the owners must collect and fix it at their own expense

(Sentence 2) I reserve to myself the right from time to time and at all times hereafter to make all such alterations in and additions to this my Will as I think fit, either by separate act or at the foot hereof, desiring that all such alterations or additions so made under my own signature shall be held as valid and effectual as if inserted herein.

• (Entry 2.1) All alterations made to my Will are only applicable and valid if I have these signed and dated.
  (Remark) Very good – but just a small word order change: if these are signed and dated. Your use of ‘have these signed’ insinuates that it has to be done by a third party which is not what the original text stipulates.
• (Entry 2.2) I reserve the right to make changes to this Will at any time, either in this Will or separately. In both cases such change will be a part of this Will.
  (Remark) Excellent!!
• (Our suggestion 2) I always have the right to change my Will or add to it if I choose. I can do so at the bottom or on a separate document. Any changes or additions will be as if they were originally included. They will be valid and have the same effect as long as they have my signature.

(Sentence 3) Upon all which terms and conditions the said Appearers declared it to be their intention to forthwith solemnize the said intended marriage, mutually promising to allow each other the full force and effect thereof under obligation of their persons and property, each to the other according to the Law.

• (Entry 3.1) The Appearers declare they would like to solemnize their intended marriage in order to ensure a full legal administration on eachother’s assets and liabilities.
  (Remark) Well done. But ‘eachother’s assets’ is a tad sloppy. Why not use ‘mutual assets’
• (Entry 3.2) In view of the above, the parties declare that they intend to get married, while accepting all legal consequences thereof, immediately after signing this agreement.
  (opmerking) Good. But this extract contains a confusing mix of informal (get) and archaic (thereof) styles.
• (Our suggestion 3) The parties confirmed that they intend to proceed with their marriage. They agree to be bound by all the terms and conditions of this contract according to the law.

Met dank aan alle inzenders!!!

Last Monday was International Plain English Day. Plain English is one of the corner stones of our training programmes (see this blog’s Plain English section). To celebrate this event, we would like to highlight, once again, the importance of using plain English in your legal writing. In line with our hands on approach, we are including a short quiz. Please feel free to send in your plain English versions of one (or all three) of the sentences below. Check out the Branch Out Legal English Blog in two weeks’ time to see our feedback on your          entries.

The plain language movement has not yet caught in the Netherlands and is often dismissed as simplistic. But make no mistake, plain language (Plain English in this case) is now required by law in many parts of world. Countries that follow the rules of plain          language/English include South Africa, Australia, Singapore, the Phillipines, the US and UK. So you and your law firm would be well advised to strike while the iron’s hot and take the lead.

What is Plain English?

• Plain English is ‘writing that is easily understandable for the people who are meant to read it’; particularly non-legal professionals i.e. your clients.
• It eliminates complicated legal words and phrases so that the reader does not need to have a legal background in order to understand the relevant text.
• Plain English is simple, clear and concise.
• It removes ambiguity and confusion, so that the intended message and meaning of the words is not lost.

Why should I use Plain English?

• Even in countries where plain language is not (yet) a legal requirement, it has           become a desirable and practical way to do business. An increasing number of       firms are realising that plain language is essential for their brand and for achieving their bottom line.
• It improves communication, it helps effective sharing of information, it gets the       message across, it helps all relevant parties know their roles and rights in terms of the relevant documentation.
• It reduces the risk of misunderstanding, it helps avoid legal disputes, it keeps your customers and clients happy and it enhances your brand and its reputation.

And now for our Quiz: Rewrite the following three sentences in Plain English (and send to: p.peek@branch-out.eu)

1.     Actual Clause from a Car Rental Agreement
In the occurrence of the vehicle’s non performance through breakdown the owners must at their own expense effect the collection of the said vehicle and attend to performing the necessary repairs thereto.

2.   Actual Clause from a Will
I reserve to myself the right from time to time and at all times hereafter to make all such      alterations in and additions to this my Will as I think fit, either by separate act or at the foot hereof, desiring that all such alterations or additions so made under my own signature shall be held as valid and effectual as if inserted herein.

3. Actual Clause from an Antenuptial Contract
Upon all which terms and conditions the said Appearers declared it to be their intention to forthwith solemnize the said intended marriage, mutually promising to allow each other the full force and effect thereof under obligation of their persons and property, each to the other according to the Law.

FOR MORE INFORMATION ON PLAIN ENGLISH, GO TO WWW.PLAINENGLISH.CO.UK

Een gedachtenexperimentje: stel dat we Esperanto (of Volapük, of Ido, of Spokil, of welke andere artificiële taal dan ook….) gebruiken om wetten, contracten, vonnissen en verdere juridische teksten in te schrijven.  Zou dat helpen om ambiguïteit, wolligheid, ambtelijk gestamel en multi-interpretabel juridisch gewauwel uit de wereld te helpen? Zou dat ook gelijk de Plain English movement overbodig maken? Ja en ja, zouden de antwoorden zijn, maar helaas… het kán niet. (Voor meer posts over Plain English: zie hiernaast onder “Thema’s”).

Kunsttalen zoals de bovengenoemde, stellen zich ten doel de communicatie tussen volken te bevorderen door een “cultureel niet-beladen” taal te creëeren. Op zich natuurlijk een nobel streven, maar juist die “cultuur” ligt aan de basis van alles wat met rechtspraak te maken heeft.

En misschien is de link tussen cultuur – taal – wetgeving in het Engels wel sterker dan in het Nederlands. Normaalgesproken zouden we daar onze schouders over ophalen en denken “wat heeft dat met ons te maken?”, maar Engels is nu eenmaal hét internationale communicatiemiddel waarin een groot deel van juridische haarkloverijen zich afspeelt… En Engels is allesbehalve een kunsttaal….

Al een aantal keren hebben we in deze blog gefulmineerd tegen legalese, officialese, federalese,insuranceese en andere vormen van “overbodig ingewikkeld juridisch taalgebruik”, maar misschien wordt dit in de hand gewerkt door het rechtssysteem zélf, en dan het Engelse rechtssysteem in het bijzonder.  Zoals bekend hanteert het Verenigd Koninkrijk en (sommige van) zijn vroegere kolonies namelijk het Common Law, een systeem van wet- en rechtsvorming op basis van gewoonterecht. Het ontstaat uit wat men gebruikelijk acht en wat de rechtspraak aan uitspraken (en dus: wetvorming) oplevert. In veel gevallen ligt er geen (door een volksvertegenwoordiging) gepasseerde en geschreven wetgeving aan ten grondslag.

De door de eeuwen heen gebruikte taal veranderen (of ‘vereenvoudigen’, zoals de Plain English movement voorstaat) is een tamelijk drastische stap. En al helemaal in een Common Law-systeem waar de link tussen cultuur-taal-wetgeving zoveel sterker is. Zo’n stap zou eeuwen van rechtspraak terzijde kunnen schuiven en zou gloednieuwe precedenten kunnen scheppen die een stortvloed van nieuwe rechtszaken zou opleveren. Dit zou, vooral in een Common Law-systeem, zó lang duren dat tegen de tijd dat dit proces is afgerond, de gebruikte taal door de meeste Engelssprekenden alweer als archaïsch beschouwd zou worden…

Juridisch taalgebruik heeft een andere bedoeling dan zelfs formeel taalgebruik; iedere mogelijke ambiguïteit zou tot problemen kúnnen leiden, zélfs als de betekenis van een zin of een woord volledig duidelijk is! Vandaar ook al die (in de ogen van veel niet-juridisch onderlegden) overbodigheden en dubbelheden… Vandaar ook dat het veel langzamer verandert dan ‘normaal’ of zelfs ‘formeel’ taalgebruik. Juristen weten wat bepaalde archaïsmes en verouderde zegswijzes betekenen, en welke gevolgen eventuele veranderingen met zich mee zouden kunnen voeren. Vandaar ook dat zij nieuwe, andere, meer moderne, uitdrukkingen helemaal opnieuw zouden moeten definiëren en af zouden moeten bakenen. In een Common Law-systeem, (gewoonte recht-systeem), met andere woorden: in het ENGELS, is dat hoogstwaarschijnlijk nog een graad of wat lastiger dan in een Civil Law-systeem.

Is Legal English dan gevangen in zijn eigen net? En zullen veranderingen slechts mondjesmaat binnensijpelen? Integendeel, hoe nauwer het net wordt aangetrokken, des te meer zullen de visjes spartelen!  Niet voor niets maakt  de Plain English-beweging in Engelstalige landen een hoop meer lawaai (met daaruit voortvloeiende veranderingen!) dan soortgelijke bewegingen in andere landen (veelzeggend genoeg: landen met een Civil Law-systeem…!), waar de discussie vaak verzandt in geringschattend Jip-en- Janneke terminologie. 

Een slecht (of in ieder geval: onmogelijk) idee dus als internationaal opererende juristen hun toevlucht gaan zoeken tot pseudo-oplossingen als Esperanto (Volapük, Ido, etc.). Maar hoe meer de samenleving vraagt om meer transparante juridische teksten,  des te sneller zullen door de Plain English-beweging voorgestelde veranderingen worden overgenomen. En Nederlandstalige juristen kunnen dan niet achterblijven!!! ĝis la proksima tempo!

Naast the 7 Cs of Writing (zie hiernaast) vormt het gebruik van Plain English een rode draad in onze workshops Legal English Writing Skills. Plain English is in het kort: het vermijden van onnodig complex taalgebruik (en dan met name in ambtelijke en juridische stukken).

Het zal in Nederland en België niet vaak voorkomen (laat het ons a.u.b. weten als u wel een dergelijke zaak kent!), maar in Amerikaanse rechtbanken is het een regelmatig terugkerend fenomeen: rechters die zaken terugverwijzen, een hoger beroep toewijzen, klachten weigeren te behandelen of er niet over peinzen pleidooien te aanvaarden, allemaal louter en alleen vanwege de taal waarin dit is geschreven.

Een paar voorbeelden:

• Judge Steven D. Merryday die een motie van een eiser afwijst om zijn lengte: “A review of the proposed twenty-nine-page motion’s commencement confirms that a modicum of informed editorial revision easily reduces the motion to twenty-five pages without a reduction in substance”. En verder gaat met: “Concentrating on the elimination of redundancy, verbosity, and legalisms (…), the plaintiffs may submit a twenty-five-page motion on or before August 15, 2012”. (http://www.michbar.org/journal/pdf/pdf4article2139.pdf met een prachtige herschrijving door de heer Merryday zelf. Als je zijn suggesties overneemt, kom je zelfs op veel minder pagina’s uit dan het door hem gestelde maximum van 25!).
• Judge Posner die in een hoger beroep de schuldeiser vertelt hoe zijn brief aan de schuldenaar had moeten luiden met een ook al door hem zelf geschreven alternatief en de ‘dringende suggestie’: “ We cannot require debt collectors to use “our” form. But of course if they depart from it, they do so at their risk. Debt collectors who want to avoid suits by disgruntled debtors standing on their statutory rights would be well advised to stick close to the form that we have drafted. It will be a safe haven for them, at least in the Seventh Circuit”. (http://openjurist.org/128/f3d/497/bartlett-v-a-heibl-a)

Natuurlijk draaien verreweg de meeste zaken waar Nederlandse/Belgische kantoren zich mee bezig houden om zakelijke cont(r)acten, letters of advice, letters of recommendation, agreements,  etc. En natuurlijk is een groot deel van de (Engelstalige) correspondentie (etc.) gericht aan collega-juristen en niet aan particulieren, dus ik neem maar even aan dat het voor Nederlandstalige rechtbanken niet zo’n vaart zal lopen. (Hoewel het goed zou zijn als Nederlandstalige rechters ook eens wat zouden opmerken over het taalgebruik zonder dat die discussie dan gelijk vervalt in Jip-en-Janneke-taal-beschuldigingen… – verzuchtten wij).

Dat neemt echter niet weg dat de weerstand tegen nodeloos ingewikkeld taalgebruik in de Engelstalige wereld (en zeker in Amerika) toeneemt.  Daarnaast moeten we niet vergeten dat we Engels ook gebruiken om te communiceren met Duitsers, Chinezen, Arabieren, etc. die óók Engels als tweede taal gebruiken. En of die nou zitten te wachten op ondoordringbaar juridisch proza is nog maar de vraag.

Nog  een laatste voorbeeld (omdat het oordeel van de rechter zo mooi is):

• Judge Weinstein is (om het maar zachtjes uit te drukken) meer dan duidelijk wanneer hij in een class action case Medicare terechtwijst inzake de begrijpelijkheid van voorwaarden en correspondentie van Medicare met een niets aan de verbeelding overlatend: “The language used is bureaucratic gobbledegook, jargon, double talk, a form of officialese, federalese and insuranceese, and doublespeak. It does not qualify as English.” (http://leagle.com/decision/19841624591FSupp1033_11516.xml/DAVID%20v.%20HECKLER)

8-0. Game, set and match voor Judge Weinstein. Vinden wij.

Vorige keer beloofden we nog even terug te komen op Plain English. Helaas is het gebruik van archaïsche zegswijzen een lastig uit te roeien fenomeen in juridisch taalgebruik. Niet alleen in het Nederlands want Nederlandse juristen hebben er ook een handje van deze dingen over te nemen als ze zich van het Engels bedienen.  Lees hieronder!

This week’s feature is archaic language usage. Now, let’s just dwell on the meaning of the word ‘archaic’. If you were to look it up in a dictionary, you would find definitions such as ‘no longer relevant or applicable’ or ‘old and no longer used’ or ‘used about something that is very old fashioned and needs to be changed’.  I think the point is clear…

Words such as hereinafter, the aforementioned, hereby etc. really have no place in modern writing. There is a strong movement in English speaking countries for particularly legal writers to lay down their quill pens and join the 21^st Century.  Spot the archaic words in these phrases we recently came across in texts written by Dutch lawyers:

1. Hence, when I have to write certain documents in English, I often have to look up         words in a dictionary.
2. I herewith attach our advice regarding establishing a B.V.
3. Alas, I am unable to assist you in this matter.
4. Notwithstanding delivery to the customer, title to property in the goods will remain   vested in the Company.

Did you spot them? They were of course hence, herewith, alas and notwithstanding.

There is always a modern equivalent for archaisms; more often than not, they can just be edited out as in addition to being archaic, they are often redundant.

Modern equivalents of sentences 1 – 4

1. Hence Consequently, when I have to write certain documents in English, …
2. I herewith attach am attaching our advice regarding … (note the use of the present       continuous tense!)
3. Alas Unfortunately, I am unable to assist you in this matter.
4. Notwithstanding Despite delivery to the customer, title to property in goods will       remain vested in the Company.

NB: Dutch writers frequently begin their correspondence with ‘Hereby I send you …’ or ‘Herewith we enclose …’.  This mistake is probably due to the fact that in Dutch, you are not supposed to start your email/letter with ‘I’ or ‘we’. This rule does not apply to English. So remember, ‘hereby’ and ‘herewith’ have no place in modern business correspondence, although they are still frequently used in formal legal contracts. Here are some alternative opening sentences:

1. I am writing to enquire about/ request/ confirm etc.
2. I am sending you a copy of our terms and conditions.
3. I am enclosing/attaching our terms and conditions.