Category Archives: Plain English

Plain English (5)

Last Monday was International Plain English Day. Plain English is one of the corner stones of our training programmes (see this blog’s Plain English section). To celebrate this event, we would like to highlight, once again, the importance of using plain English in your legal writing. In line with our hands on approach, we are including a short quiz. Please feel free to send in your plain English versions of one (or all three) of the sentences below. Check out the Branch Out Legal English Blog in two weeks’ time to see our feedback on your          entries.

The plain language movement has not yet caught in the Netherlands and is often dismissed as simplistic. But make no mistake, plain language (Plain English in this case) is now required by law in many parts of world. Countries that follow the rules of plain          language/English include South Africa, Australia, Singapore, the Phillipines, the US and UK. So you and your law firm would be well advised to strike while the iron’s hot and take the lead.

What is Plain English?

  • Plain English is ‘writing that is easily understandable for the people who are meant to read it’; particularly non-legal professionals i.e. your clients.
  • It eliminates complicated legal words and phrases so that the reader does not need to have a legal background in order to understand the relevant text.
  • Plain English is simple, clear and concise.
  • It removes ambiguity and confusion, so that the intended message and meaning of the words is not lost.

Why should I use Plain English?

  • Even in countries where plain language is not (yet) a legal requirement, it has           become a desirable and practical way to do business. An increasing number of       firms are realising that plain language is essential for their brand and for achieving their bottom line.
  • It improves communication, it helps effective sharing of information, it gets the       message across, it helps all relevant parties know their roles and rights in terms of the relevant documentation.
  • It reduces the risk of misunderstanding, it helps avoid legal disputes, it keeps your customers and clients happy and it enhances your brand and its reputation.

And now for our Quiz: Rewrite the following three sentences in Plain English (and send to: p.peek@branch-out.eu)

1.     Actual Clause from a Car Rental Agreement
In the occurrence of the vehicle’s non performance through breakdown the owners must at their own expense effect the collection of the said vehicle and attend to performing the necessary repairs thereto.

2.   Actual Clause from a Will
I reserve to myself the right from time to time and at all times hereafter to make all such      alterations in and additions to this my Will as I think fit, either by separate act or at the foot hereof, desiring that all such alterations or additions so made under my own signature shall be held as valid and effectual as if inserted herein.

3. Actual Clause from an Antenuptial Contract
Upon all which terms and conditions the said Appearers declared it to be their intention to forthwith solemnize the said intended marriage, mutually promising to allow each other the full force and effect thereof under obligation of their persons and property, each to the other according to the Law.

FOR MORE INFORMATION ON PLAIN ENGLISH, GO TO WWW.PLAINENGLISH.CO.UK

Plain English (4)

Een gedachtenexperimentje: stel dat we Esperanto (of Volapük, of Ido, of Spokil, of welke andere artificiële taal dan ook….) gebruiken om wetten, contracten, vonnissen en verdere juridische teksten in te schrijven.  Zou dat helpen om ambiguïteit, wolligheid, ambtelijk gestamel en multi-interpretabel juridisch gewauwel uit de wereld te helpen? Zou dat ook gelijk de Plain English movement overbodig maken? Ja en ja, zouden de antwoorden zijn, maar helaas… het kán niet. (Voor meer posts over Plain English: zie hiernaast onder “Thema’s”).

Kunsttalen zoals de bovengenoemde, stellen zich ten doel de communicatie tussen volken te bevorderen door een “cultureel niet-beladen” taal te creëeren. Op zich natuurlijk een nobel streven, maar juist die “cultuur” ligt aan de basis van alles wat met rechtspraak te maken heeft.

En misschien is de link tussen cultuur – taal – wetgeving in het Engels wel sterker dan in het Nederlands. Normaalgesproken zouden we daar onze schouders over ophalen en denken “wat heeft dat met ons te maken?”, maar Engels is nu eenmaal hét internationale communicatiemiddel waarin een groot deel van juridische haarkloverijen zich afspeelt… En Engels is allesbehalve een kunsttaal….

Al een aantal keren hebben we in deze blog gefulmineerd tegen legalese, officialese, federalese,insuranceese en andere vormen van “overbodig ingewikkeld juridisch taalgebruik”, maar misschien wordt dit in de hand gewerkt door het rechtssysteem zélf, en dan het Engelse rechtssysteem in het bijzonder.  Zoals bekend hanteert het Verenigd Koninkrijk en (sommige van) zijn vroegere kolonies namelijk het Common Law, een systeem van wet- en rechtsvorming op basis van gewoonterecht. Het ontstaat uit wat men gebruikelijk acht en wat de rechtspraak aan uitspraken (en dus: wetvorming) oplevert. In veel gevallen ligt er geen (door een volksvertegenwoordiging) gepasseerde en geschreven wetgeving aan ten grondslag.

De door de eeuwen heen gebruikte taal veranderen (of ‘vereenvoudigen’, zoals de Plain English movement voorstaat) is een tamelijk drastische stap. En al helemaal in een Common Law-systeem waar de link tussen cultuur-taal-wetgeving zoveel sterker is. Zo’n stap zou eeuwen van rechtspraak terzijde kunnen schuiven en zou gloednieuwe precedenten kunnen scheppen die een stortvloed van nieuwe rechtszaken zou opleveren. Dit zou, vooral in een Common Law-systeem, zó lang duren dat tegen de tijd dat dit proces is afgerond, de gebruikte taal door de meeste Engelssprekenden alweer als archaïsch beschouwd zou worden…

Juridisch taalgebruik heeft een andere bedoeling dan zelfs formeel taalgebruik; iedere mogelijke ambiguïteit zou tot problemen kúnnen leiden, zélfs als de betekenis van een zin of een woord volledig duidelijk is! Vandaar ook al die (in de ogen van veel niet-juridisch onderlegden) overbodigheden en dubbelheden… Vandaar ook dat het veel langzamer verandert dan ‘normaal’ of zelfs ‘formeel’ taalgebruik. Juristen weten wat bepaalde archaïsmes en verouderde zegswijzes betekenen, en welke gevolgen eventuele veranderingen met zich mee zouden kunnen voeren. Vandaar ook dat zij nieuwe, andere, meer moderne, uitdrukkingen helemaal opnieuw zouden moeten definiëren en af zouden moeten bakenen. In een Common Law-systeem, (gewoonte recht-systeem), met andere woorden: in het ENGELS, is dat hoogstwaarschijnlijk nog een graad of wat lastiger dan in een Civil Law-systeem.

Is Legal English dan gevangen in zijn eigen net? En zullen veranderingen slechts mondjesmaat binnensijpelen? Integendeel, hoe nauwer het net wordt aangetrokken, des te meer zullen de visjes spartelen!  Niet voor niets maakt  de Plain English-beweging in Engelstalige landen een hoop meer lawaai (met daaruit voortvloeiende veranderingen!) dan soortgelijke bewegingen in andere landen (veelzeggend genoeg: landen met een Civil Law-systeem…!), waar de discussie vaak verzandt in geringschattend Jip-en- Janneke terminologie. 

Een slecht (of in ieder geval: onmogelijk) idee dus als internationaal opererende juristen hun toevlucht gaan zoeken tot pseudo-oplossingen als Esperanto (Volapük, Ido, etc.). Maar hoe meer de samenleving vraagt om meer transparante juridische teksten,  des te sneller zullen door de Plain English-beweging voorgestelde veranderingen worden overgenomen. En Nederlandstalige juristen kunnen dan niet achterblijven!!! ĝis la proksima tempo!

Plain English (3)

Naast the 7 Cs of Writing (zie hiernaast) vormt het gebruik van Plain English een rode draad in onze workshops Legal English Writing Skills. Plain English is in het kort: het vermijden van onnodig complex taalgebruik (en dan met name in ambtelijke en juridische stukken).

Het zal in Nederland en België niet vaak voorkomen (laat het ons a.u.b. weten als u wel een dergelijke zaak kent!), maar in Amerikaanse rechtbanken is het een regelmatig terugkerend fenomeen: rechters die zaken terugverwijzen, een hoger beroep toewijzen, klachten weigeren te behandelen of er niet over peinzen pleidooien te aanvaarden, allemaal louter en alleen vanwege de taal waarin dit is geschreven.

Een paar voorbeelden:

  • Judge Steven D. Merryday die een motie van een eiser afwijst om zijn lengte: “A review of the proposed twenty-nine-page motion’s commencement confirms that a modicum of informed editorial revision easily reduces the motion to twenty-five pages without a reduction in substance”. En verder gaat met: “Concentrating on the elimination of redundancy, verbosity, and legalisms (…), the plaintiffs may submit a twenty-five-page motion on or before August 15, 2012”. (http://www.michbar.org/journal/pdf/pdf4article2139.pdf met een prachtige herschrijving door de heer Merryday zelf. Als je zijn suggesties overneemt, kom je zelfs op veel minder pagina’s uit dan het door hem gestelde maximum van 25!).
  • Judge Posner die in een hoger beroep de schuldeiser vertelt hoe zijn brief aan de schuldenaar had moeten luiden met een ook al door hem zelf geschreven alternatief en de ‘dringende suggestie’: We cannot require debt collectors to use “our” form. But of course if they depart from it, they do so at their risk. Debt collectors who want to avoid suits by disgruntled debtors standing on their statutory rights would be well advised to stick close to the form that we have drafted. It will be a safe haven for them, at least in the Seventh Circuit. (http://openjurist.org/128/f3d/497/bartlett-v-a-heibl-a)

Natuurlijk draaien verreweg de meeste zaken waar Nederlandse/Belgische kantoren zich mee bezig houden om zakelijke cont(r)acten, letters of advice, letters of recommendation, agreements,  etc. En natuurlijk is een groot deel van de (Engelstalige) correspondentie (etc.) gericht aan collega-juristen en niet aan particulieren, dus ik neem maar even aan dat het voor Nederlandstalige rechtbanken niet zo’n vaart zal lopen. (Hoewel het goed zou zijn als Nederlandstalige rechters ook eens wat zouden opmerken over het taalgebruik zonder dat die discussie dan gelijk vervalt in Jip-en-Janneke-taal-beschuldigingen… – verzuchtten wij).

Dat neemt echter niet weg dat de weerstand tegen nodeloos ingewikkeld taalgebruik in de Engelstalige wereld (en zeker in Amerika) toeneemt.  Daarnaast moeten we niet vergeten dat we Engels ook gebruiken om te communiceren met Duitsers, Chinezen, Arabieren, etc. die óók Engels als tweede taal gebruiken. En of die nou zitten te wachten op ondoordringbaar juridisch proza is nog maar de vraag.

Nog  een laatste voorbeeld (omdat het oordeel van de rechter zo mooi is):

  • Judge Weinstein is (om het maar zachtjes uit te drukken) meer dan duidelijk wanneer hij in een class action case Medicare terechtwijst inzake de begrijpelijkheid van voorwaarden en correspondentie van Medicare met een niets aan de verbeelding overlatend: “The language used is bureaucratic gobbledegook, jargon, double talk, a form of officialese, federalese and insuranceese, and doublespeak. It does not qualify as English.” (http://leagle.com/decision/19841624591FSupp1033_11516.xml/DAVID%20v.%20HECKLER)

8-0. Game, set and match voor Judge Weinstein. Vinden wij.

Plain English (2)

Vorige keer beloofden we nog even terug te komen op Plain English. Helaas is het gebruik van archaïsche zegswijzen een lastig uit te roeien fenomeen in juridisch taalgebruik. Niet alleen in het Nederlands want Nederlandse juristen hebben er ook een handje van deze dingen over te nemen als ze zich van het Engels bedienen.  Lees hieronder!

This week’s feature is archaic language usage. Now, let’s just dwell on the meaning of the word ‘archaic’. If you were to look it up in a dictionary, you would find definitions such as ‘no longer relevant or applicable’ or ‘old and no longer used’ or ‘used about something that is very old fashioned and needs to be changed’.  I think the point is clear…

Words such as hereinafter, the aforementioned, hereby etc. really have no place in modern writing. There is a strong movement in English speaking countries for particularly legal writers to lay down their quill pens and join the 21st Century.  Spot the archaic words in these phrases we recently came across in texts written by Dutch lawyers:

  1. Hence, when I have to write certain documents in English, I often have to look up         words in a dictionary.
  2. I herewith attach our advice regarding establishing a B.V.
  3. Alas, I am unable to assist you in this matter.
  4. Notwithstanding delivery to the customer, title to property in the goods will remain   vested in the Company.

Did you spot them? They were of course hence, herewith, alas and notwithstanding.

There is always a modern equivalent for archaisms; more often than not, they can just be edited out as in addition to being archaic, they are often redundant.

Modern equivalents of sentences 1 – 4

  1. Hence Consequently, when I have to write certain documents in English, …
  2. I herewith attach am attaching our advice regarding … (note the use of the present       continuous tense!)
  3. Alas Unfortunately, I am unable to assist you in this matter.
  4. Notwithstanding Despite delivery to the customer, title to property in goods will       remain vested in the Company.

NB: Dutch writers frequently begin their correspondence with ‘Hereby I send you …’ or ‘Herewith we enclose …’.  This mistake is probably due to the fact that in Dutch, you are not supposed to start your email/letter with ‘I’ or ‘we’. This rule does not apply to English. So remember, ‘hereby’ and ‘herewith’ have no place in modern business correspondence, although they are still frequently used in formal legal contracts. Here are some alternative opening sentences:

  1. I am writing to enquire about/ request/ confirm etc.
  2. I am sending you a copy of our terms and conditions.
  3. I am enclosing/attaching our terms and conditions.

 

 

 

 

 

 

Plain English (1)

Naast the 7 Cs of Writing (zie hiernaast) vormt het gebruik van Plain English een rode draad in onze workshops Legal English Writing Skills. Plain English is in het kort: het vermijden van onnodig complex taalgebruik (en dan met name in ambtelijke en juridische stukken).

In Nederland wordt hier nog steeds een beetje lacherig over gedaan; het woord “jip-en janneketaal” valt dan al vlug en dan weet je het wel… “oh, kleutertaal, bedoel je…” (dank je wel, Bas Eenhoorn!). Engelstalige landen pakken de strijd tegen Legalese, Gobbledygook en Drivel een stuk serieuzer aan. Organisaties als de Plain English Campaign in Groot-Brittanië en de Plain English Movement in de Verenigde Staten timmeren flink aan de weg. Het resultaat is dat meer en meer (overheids)organisaties verplichten (en verplicht worden!) om Plain English te gebruiken. Zie bijv. www.sec.gov/interps/legal/cfslb7a.htm van de US Securities and Exchange Commision.

Plain English is veel meer dan het alleen het vemijden van (juridisch en ambtelijk) jargon en moeilijke woorden; het gaat óók over duidelijk, compact en begrijpelijk schrijven (Conciseness en Clarity). En het gaat over samenhang binnen een tekst, een alinea en een zin (Cohesion). Onderzoek wijst uit dat lezers helemaal geen moeite hebben met langere zinnen als de schrijver maar zorgt voor een duidelijke samenhang binnen een tekst én binnen een zin.

Voor niet-moedertaalsprekers (en dus ook voor Nederlandse advocaten) die in het Engels schrijven, is het gebruik van Plain English nóg belangrijker. De meeste mensen hebben namelijk weinig kaas gegeten van verschillende stijlen en registers in een andere taal. Weet u bijvoorbeeld altijd goed te kiezen tussen vulgair-informeel-neutraal-formeel-archaïsch? En als u dat voor een bepaalde zegswijze wél weet, kunt u dat dan ook in uw hele tekst volhouden (Consistency)? Wij kunnen veel voorbeelden geven van waar dat mis gaat… De Plain English-beweging probeert dit soort zaken te elimineren opdat teksten voor de lezer makkelijker en sneller te begrijpen zijn.

Want daar gaat het tenslotte om: de lezer! Als uw lezer immers goed onderlegd is in juridisch taalgebruik en zichzelf ook vaak in archaïsch jargongebruik onderdompelt, is de noodzaak om Plain English te gebruiken een stuk kleiner… Maar hoe vaak komt u deze lezers tegen? Minder en minder, als het aan de Plain English-beweging ligt.

We zullen in de Branch Out Legal English Blog regelmatig terugkomen op Plain English (óók op argumenten van tegenstanders van het gebruik van Plain English). Volgende week over archaïsmen als henceforth, hereinafter of (het in het Engels bijna NOOIT, en door Nederlanders bijna ALTIJD, gebruikte): hereby en herewith.

Graag willen afsluiten met de wijze woorden van judge Floyd Abrahams: “The difficult task, after one learns how to think as a lawyer, is relearning how to write like a human being”.

PS:
www.plainenglish.co.uk geeft op de openingspagina een uitputtende lijst “a-z of alternative words” voor legalese.