U kent ze vast wel: die lijstjes met dingen die je in het achterhoofd moet houden als je iets aan het doen bent. Tien tips om beter met je tijd om te gaan, Tien tips om betrouwbaar over te komen, Tien tips voor een goed CV, voor het opruimen van je kledingkast, enz. enz. Zo zie ik ook regelmatig een lijstje langskomen om beter/sneller/effectiever etc. met e-mail om te gaan. Laatst nog: een lijstje van tien meest gemaakte fouten met het schrijven van e-mail. Lees hier voor dit lijstje.

De meeste van die lijstjes komen uit de time management-hoek (hoewel het mij verder een raadsel is hoe je je tijd moet managen als je steeds die lijstjes moet lezen, maar dit
terzijde…). Die e-mailmanagementlijstjes zijn vaak een mengeling van technische tips
(begin met het aanhechten van het document dat je wilt sturen, gebruik de delay-knop, etc.) en gezond-verstanddingetjes (denk aan wie je een cc stuur, gebruik niet automatisch reply all etc.). Maar óók altijd (en zelfs op de eerste plaats in meegeleverd “lees hier”-voorbeeld) dat je moet letten op de juiste “toon”. En juist dit kan voor een niet-moedertaalspreker een lastig te nemen hobbel zijn. Waarom?

Ten eerste gaat “toon” verder dan de goed-fout discussie. Shut up! is bijvoorbeeld “goed” Engels (net zoals het Nederlandse: “Houd je bek!”). Ik zou het alleen niet gebruiken in een zakelijke sfeer… Nu is dit wel een heel zwart-wit voorbeeld, maar er zijn talloze andere
woorden en uitdrukkingen waar de niet-moedertaalspreker veel minder weet van heeft. (Geschreven zie je het nooit, en als dan vaak nog als “f…”, maar “fuck” is wellicht een goed voorbeeld…: het is zo’n beetje het ergste woord dat je kan gebruiken. In Engeland dan. Tenzij je Gordon Ramsey heet. Maar veel Nederlanders gebruiken dat woord nog steeds. NIET doen!).

Ten tweede is “Engelstalig” nogal een breed begrip… Engelsen, Amerikanen, Australiërs en ga zo nog maar even door, hebben allen Engels als moedertaal. Alleen verschilt de ‘toon’ vaak in die verschillende landen. Wat in het ene Engels bijv. als ‘aangenaam formeel en beleefd’ gezien wordt, kan in het andere Engels als ‘stijf, duurdoenerig en snobistisch‘ opgevat worden. Om nog even bij fuck te blijven: de Australiërs gebruiken te pas en te onpas en zonder enig geblik of gebloos de lichamelijke variant: Bugger! Een Brit zou dit zelden doen. In de tv-versie van Four Wedding and a Funeral zijn de eerste woorden: Fuck, fuck, fuck zelfs vervangen door Bugger, bugger, bugger. Zo erg is ‘t.

Ten derde is het erg belangrijk om dezelfde toon door de hele tekst vol te houden
(Consistency, zie ook bijv. hier). Dit is voor niet-moedertaalsprekers misschien wel het moeilijkst. U wilt niet weten hoe vaak wij correspondentie tegenkomen die begint met (het Engelstalige equivalent van) “Zeer Weledelgeboren Heer…” om vervolgens af te sluiten met (het Engelstalige equivalent van) “Groetjes”.

Ten vierde is het ook nog eens een kwestie van tijd. Wat men 25 jaar geleden als beleefd aanmerkte, kan nu veel té formeel en ouderwets worden gevonden. Sterker nog, al té formeel wordt zelfs vaak opgevat als humoristisch of zelfs sarcastisch.
Aaaah, communicatie…

Op het gevaar af op mijn beurt ook weer met een lijstje te komen, zullen we deze blog
afsluiten met een aantal formeel-informeel tegenstellingen. Tenminste a) in zakelijke communicatie b) in Brits-Engels en c) in 2015. U kunt hier zelf vast wel varianten op bedenken.
Reason of writing:
Formeel: Your name was given to me by…
Informeel: I got your name from…
Making requests:
Formeel: We would appreciate it if you…
Informeel: Could you…
Reminding:
Formeel: We do not appear to have received…
Informeel: I haven’t received…
Inviting:
Formeel: We would like to invite you to…
Informeel: Please come to our…
Asking for clarification:
Formeel: It is not clear whether you mean…
Informeel: Do you mean…?
Attaching documents
Formeel: Please find attached…
Informeel: I am attaching…