All posts by Peter Peek

Plain English (4)

Plain English

Een gedachtenexperimentje: stel dat we Esperanto (of Volapük, of Ido, of Spokil, of welke andere artificiële taal dan ook….) gebruiken om wetten, contracten, vonnissen en verdere juridische teksten in te schrijven.  Zou dat helpen om ambiguïteit, wolligheid, ambtelijk gestamel en multi-interpretabel juridisch gewauwel uit de wereld te helpen? Zou dat ook gelijk de Plain English movement overbodig maken? Ja en ja, zouden de antwoorden zijn, maar helaas… het kán niet. (Voor meer posts over Plain English: zie hiernaast onder “Thema’s”).

Kunsttalen zoals de bovengenoemde, stellen zich ten doel de communicatie tussen volken te bevorderen door een “cultureel niet-beladen” taal te creëeren. Op zich natuurlijk een nobel streven, maar juist die “cultuur” ligt aan de basis van alles wat met rechtspraak te maken heeft.

En misschien is de link tussen cultuur – taal – wetgeving in het Engels wel sterker dan in het Nederlands. Normaalgesproken zouden we daar onze schouders over ophalen en denken “wat heeft dat met ons te maken?”, maar Engels is nu eenmaal hét internationale communicatiemiddel waarin een groot deel van juridische haarkloverijen zich afspeelt… En Engels is allesbehalve een kunsttaal….

Al een aantal keren hebben we in deze blog gefulmineerd tegen legalese, officialese, federalese,insuranceese en andere vormen van “overbodig ingewikkeld juridisch taalgebruik”, maar misschien wordt dit in de hand gewerkt door het rechtssysteem zélf, en dan het Engelse rechtssysteem in het bijzonder.  Zoals bekend hanteert het Verenigd Koninkrijk en (sommige van) zijn vroegere kolonies namelijk het Common Law, een systeem van wet- en rechtsvorming op basis van gewoonterecht. Het ontstaat uit wat men gebruikelijk acht en wat de rechtspraak aan uitspraken (en dus: wetvorming) oplevert. In veel gevallen ligt er geen (door een volksvertegenwoordiging) gepasseerde en geschreven wetgeving aan ten grondslag.

De door de eeuwen heen gebruikte taal veranderen (of ‘vereenvoudigen’, zoals de Plain English movement voorstaat) is een tamelijk drastische stap. En al helemaal in een Common Law-systeem waar de link tussen cultuur-taal-wetgeving zoveel sterker is. Zo’n stap zou eeuwen van rechtspraak terzijde kunnen schuiven en zou gloednieuwe precedenten kunnen scheppen die een stortvloed van nieuwe rechtszaken zou opleveren. Dit zou, vooral in een Common Law-systeem, zó lang duren dat tegen de tijd dat dit proces is afgerond, de gebruikte taal door de meeste Engelssprekenden alweer als archaïsch beschouwd zou worden…

Juridisch taalgebruik heeft een andere bedoeling dan zelfs formeel taalgebruik; iedere mogelijke ambiguïteit zou tot problemen kúnnen leiden, zélfs als de betekenis van een zin of een woord volledig duidelijk is! Vandaar ook al die (in de ogen van veel niet-juridisch onderlegden) overbodigheden en dubbelheden… Vandaar ook dat het veel langzamer verandert dan ‘normaal’ of zelfs ‘formeel’ taalgebruik. Juristen weten wat bepaalde archaïsmes en verouderde zegswijzes betekenen, en welke gevolgen eventuele veranderingen met zich mee zouden kunnen voeren. Vandaar ook dat zij nieuwe, andere, meer moderne, uitdrukkingen helemaal opnieuw zouden moeten definiëren en af zouden moeten bakenen. In een Common Law-systeem, (gewoonte recht-systeem), met andere woorden: in het ENGELS, is dat hoogstwaarschijnlijk nog een graad of wat lastiger dan in een Civil Law-systeem.

Is Legal English dan gevangen in zijn eigen net? En zullen veranderingen slechts mondjesmaat binnensijpelen? Integendeel, hoe nauwer het net wordt aangetrokken, des te meer zullen de visjes spartelen!  Niet voor niets maakt  de Plain English-beweging in Engelstalige landen een hoop meer lawaai (met daaruit voortvloeiende veranderingen!) dan soortgelijke bewegingen in andere landen (veelzeggend genoeg: landen met een Civil Law-systeem…!), waar de discussie vaak verzandt in geringschattend Jip-en- Janneke terminologie. 

Een slecht (of in ieder geval: onmogelijk) idee dus als internationaal opererende juristen hun toevlucht gaan zoeken tot pseudo-oplossingen als Esperanto (Volapük, Ido, etc.). Maar hoe meer de samenleving vraagt om meer transparante juridische teksten,  des te sneller zullen door de Plain English-beweging voorgestelde veranderingen worden overgenomen. En Nederlandstalige juristen kunnen dan niet achterblijven!!! ĝis la proksima tempo!

Cohesion (1)

Cohesion

A  TOPIC CLOSE TO MY HEART

Take a look at these sentences which I took from some of the many pre-course tasks we receive from participants before one of our workshops. Any idea what the subject of this week’s blog is?

  1. One of the disadvantages of my department is that for every document or at every meeting, Dutch is the language of communication. My English language skills are decreasing drastically.
  2. Following I went to Burton College where I studied law.
  3. Next to German and English, I speak French.
  4. Before starting at Slaughter & May, I worked at BP. Therefore I worked for the Ministry of Transport.
  5. Also, the relevant trade unions must be consulted.

Did you spot the problem? This week I would like to address a topic very close to my heart: the matter of cohesion in writing. “Cohesion?” I hear you say “What’s that?” Allow me to elaborate.

Cohesion is the art of linking your sentences and paragraphs. Cohesion stems from the word ‘coherence’ (look that one up in your dictionary) and is achieved through the use of ‘linking’ or ‘signaling’ words that help make your text intelligible and help the reader follow the writer’s train of thought.

Linking words can greatly enhance your professional emails and texts and should not be considered a luxury, but a must. Moreover, English offers an extensive choice of such words. Look at this:

  • Making a contrast:  However, nevertheless, on the one hand… on the other hand …, conversely
  • Adding information: Moreover, furthermore, also, in addition (to)
  • Talking generally: Generally, in general, on the whole
  • Giving a result: As a result, consequently, therefore
  • Summarising: To sum up, in short, overall

… the list is endless.

As with most areas of writing, Dutch writers are prone to certain persistent mistakes in this area, some of which are exemplified in my initial five sentences. Let’s take a quick look at these.

Sentence 1 lacks any cohesion which is something I commonly see and results in what I like to refer to as a ‘staccato’ style of writing. The sentence would ‘flow’ much better by adding a linking word to express result such as ‘consequently’

The mistakes in sentences 2, 3 and 4 are a result of the old enemy ‘direct translation’.

  • Instead of ‘following’ in sentence 2. the writer means ‘subsequently’.
  • Instead of ‘next to’ in sentence 3. the writer means ‘in addition to’.
  • Instead of ‘therefore’ in sentence 4. the writer means ‘before that’ or ‘previously’

Sentence 5 is an example of a mistake not reserved to non-native speakers, but also native speakers are guilty of this mistake. Firstly, one should never begin a sentence with ‘also’. Secondly, ‘also’ is an adverb and therefore takes the following positions in a sentence:

  • I also speak Spanish. (Before a single verb unless the verb is ‘to be’)
  • I have also learnt Spanish. (In between the verbs in multi-verb constructions)
  • I am also a Spanish speaker. (After the verb ‘to be’)

So, there you have it. This being a topic close to my heart, I could write a whole lot more. But enough for now. More on this subject another time.

Happy writing!

 

Courtesy (2)

Courtesy

Writing a letter or email in another language is not always straightforward, as I know from experience. I always battle with establishing a consistent style, i.e. I tend to mix formal and informal styles, or worse still, I try to translate English standard phrases for letter/email writing directly into the language that I am writing. But as with everything, the good old ‘trial and error’ eventually gets me there – and a few sympathetic native speakers are also very helpful. This week, I would like to provide some tips on English business correspondence – more importantly, how to avoid mistakes commonly made in letters and emails.

1. Always identify your audience before writing. For example, there is a big difference between a letter a lawyer would write to a client (who knows nothing about the law) and another lawyer. This step also helps you establish the appropriate style and tone.

2. Always establish your objective for writing and be concise. So many writers fall into the trap of hiding their message in paragraphs of longwinded prose which they expect the poor reader to decrypt! Remember the KISS analogy: Keep It Short & Simple (or Stupid as some like to say). Very importantly, a reader should NEVER have to reread a sentence because the meaning was not clear the first time.

3. Ensure your English spelling & grammar check is switched on. My students always assure me it is, but the red squiggly lines speak for themselves! Remember also to distinguish between British and American English i.e. don’t mix – it’s either or.

4. Forget the words ‘hereby’ & ‘herewith’. In English, it is perfectly acceptable to start with the personal pronouns I/we. Many Dutch writers of English fall into the trap of beginning their letters ‘Hereby I send you …’ or ‘Herewith I write you …’ because they think it is incorrect to start with ‘I’ or ‘we’.

Some useful phrases for starting your letter or email include:

  • I am writing to enquire about/ request/ confirm etc.
  • Further to your email of (DATE), please see below the answers to your questions.
  • I am sending you a copy of our terms and conditions.
  • I am enclosing/attaching our terms and conditions

5. Be consistent in your tone and style. Don’t mix formal and informal, don’t be overly polite and then suddenly very direct. Look at the difference between the below phrases:

  • (Formal) I/we would be very grateful if you would/could … (Informal) Please could you…
  • (Formal) We regret to inform you that …(Informal) Sorry, but …
  • (Formal) We will do our utmost to ensure that …(Informal) We will do our best to …

6. Do not translate directly from Dutch into English. Some typical Dutch mistakes we regularly come across, include:

  • I write you about … (Should be:) I am writing about …
  • Would you be so kind to … (Should be:) Would you be so kind as to …
  • I look forward to meet you. (Should be:) I look forward to meeting you.
  • I would appreciate if you would send me … (Should be:) I would appreciate it if you would send me …
  • I suggest you to come to the meeting. (Should be:) I suggest that you come to the meeting
  • I suggest/recommend/advise to come to the meeting. (Should be:) I suggest/recommend/advise coming to the meeting.
  • I like to thank you in advance. (Should be:) I would like to thank you in advance.
  • Would you mind to postpone the meeting? (Should be:) Would you mind postponing the meeting?

7. Be a copy cat  If you regularly receive correspondence from English native speakers, emulate their style and make a note of the phrases that they use. You could draw up a list like the one below:

Drawing attention and reminding:

  • (Formal) May I/we draw your attention to … (Informal) Can I draw your attention to
  • (Formal) I/we would like to point out that … (Informal) Can I point out that …
  • (Formal) I/We don’t appear to have received..  (Informal) I/we haven’t received …

Final comments:

  • (Formal) Please do not hesitate to contact us should you have any further questions. (Informal) Let me know if you need anything else.
  • (Formal) Please feel free to contact me/us if you have any questions.  (Informal) Just give me a call if you have any questions.

Happy writing!!

What’s in a language? (2)

What's in a language?

Bestaat Legal English eigenlijk wel?

We hebben in onze overmoed deze blog nu wel “Branch Out Legal English Blog” genoemd, maar is dat wel een juiste naam? Met andere woorden: bestaat er wel zoiets als Legal English? Daarover het volgende:

Zoals wellicht bekend, bestaat er een Cambridge certificaat Legal English (ILEC). ILEC zegt zelf dat “ILEC assesses language skills in a legal context”. Wat ILEC (of, liever gezegd: de training die voorbereidt op het Certificaat…) heel specifiek NIET doet, is het geheel op inhoudelijke, juridische merites beoordelen. Wat maar goed is ook, want cursisten uit verschillende landen zullen met verschillende rechtssystemen te maken hebben. Een verstandige woordkeuze derhalve, die “language skills in a legal context”, Engels in een juridische setting (NB. dat wat Branch Out ook doet).

Waarom is het zo moeizaam om Legal English te definiëren? De oorzaak zou kunnen liggen in het feit dat er zich veel problemen voordoen als je van een civil law-omgeving naar een common law-omgeving gaat (en andersom, natuurlijk). Er zijn veel voorbeelden aan te dragen van civil law-begrippen die niet eens bestaan of anders worden geïnterpreteerd in common law (en andersom, natuurlijk). Een aantal van die voorbeelden zijn in deze blog al eens de revue gepasseerd en zullen ongetwijfeld ook in de toekomst nog opduiken.

Heel erg bijzonder is dat echter niet…. Probeer bijvoorbeeld maar eens in het Engels te praten over erfpacht of hypotheekrenteaftrek,  of om het even over andere (typisch Nederlandse) fenomenen die in het buitenland niet bestaan. Sommigen onder ons menen zelfs dat het woord ‘gezelligheid’ al onvertaalbaar is. En hadden de Eskimo’s niet ooit eens 32 verschillende woorden voor sneeuw? Als er in die zin al iets bestaat als Legal English zou er ook een waterbouwkundig Nederlands moeten bestaan, of een bonzaiboomkweek Japans.

So much for Legal English, zou je dan geneigd zijn te geloven. Alleen, Engels is nu eenmaal de lingua franca van de juridische wereld en Nederlands niet die van de waterbouwkundige en het Japans niet die van miniatuurflora. Sterker nog, ik vermoed dat er veel meer in het Engels wordt geschreven over afwateringssystemen en bladsnoeitechnieken dan in het Nederlands of in het Japans.

Er is een mondiale behoefte aan een gezamenlijke taal waarin we niet alleen onze overeenkomsten kunnen sluiten en onze geschillen kunnen oplossen, maar ook om simpelweg met elkaar te communiceren. Dat is om allerlei, nu niet nader te noemen, redenen Engels geworden. En als je bedenkt dat er al ruime onenigheid bestaat over wat “Engels” is, gezien de enorme hoeveelheid regionale varianten en dialecten met elke hun eigen grammaticale eigenaardigheden en unieke woordenschat, dan kan iets als Legal English er ook nog wel bij.

En misschien is het daarom dan ook een goed idee om Legal English als een ‘variant’ te beschouwen, een ‘professionele variant’, als zoiets bestaat.  Want dát het afwijkt van normaal Standard British English is zeker. De vragen “Waar wijkt het af?” en “Waarom wijkt het af?”, of “Kan het ook anders?”, zijn weer hele andere vragen die we in latere blogs wel eens zullen behandelen.

Legal Writing (iets anders dus dan Legal English!)-goeroe prof. David Mellinkoff schrijft in “Legal Writing: Sense and Nonsense” (New York, 1982): “If it’s bad writing by the standards of ordinary English, it is bad legal writing. If it’s good legal writing by the standards of ordinary English, it is more likely to be good legal writing.”

Bestaat er dus iets dat heet Legal English? Ja en nee, zouden we antwoorden. Voorlopig blijven we deze blog in ieder geval nog een tijdje Branch Out Legal English Blog noemen….

Workshop(s) Legal English Writing Skills

Workshops: Open Inschrijvingen

 “The difficult task, after one learns to think like a lawyer, is relearning how to write like a human being”

Waar en wanneer?
5 en 12 mei 2014:              Den Haag
7 en 14 mei 2014:              Amsterdam
Exacte locatie:                   Nog niet beslist

Inleiding
Engels is de lingua franca van het internationale juridisch verkeer. Om als legal professional met niet-Nederlandstalige opdrachtgevers of hun niet-Nederlandstalige vertegenwoordiger(s) te communiceren is een goed en éénduidig gebruik van het Engels pure noodzaak! Niet alleen kan een geschreven tekst met fouten slordig en onbeleefd overkomen, maar een juridisch schrijven dat voor meerdere uitleg vatbaar is kan desastreuze gevolgen hebben… Deze training zal zich concentreren op de bijzondere eisen die gesteld worden aan het (schriftelijk) gebruik van het Engels in een juridische context.

Kosten
€ 1.275,- p.p.
Bij meer dan 3 deelnemers van hetzelfde kantoor zijn de kosten lager als “ in-company training”. Daarnaast kunt u dan zelf de data bepalen.

Opleidingspunten
Volledig volgen van deze Workshop levert de deelnemer 12 (niet-juridische) opleidingspunten op i.h.k.v. de Permanente Opleiding Advocatuur. Zie ook http://cursusaanbod.advocatenorde.nl/18123/english-legal-writing-skills/

Aantal deelnemers:
Minimum: 4 – Maximum: 8

Voorbereidend werk:
Vóór aanvang zal deelnemers gevraagd worden (pre-Course opdracht):

  • Twee zelf-geschreven teksten in te sturen (één werkgerelateerde tekst en één niet-werkgerelateerde tekst). Deze teksten zullen (geanonimiseerd) een belangrijk fundament leggen onder het trainingsmateriaal.
  • De Branch Out Structure Test te maken (www.branch-out.eu/test)

De teksten moeten twee weken voor aanvang van de Workshop bij ons binnen zijn.
De Workshop wordt afgesloten met een post-Course opdracht waarop de deelnemers individueel feedback zullen krijgen

Programma (onder voorbehoud)
Dag 1
09.00 – 09.30       Ontvangst
09.30 – 10.00       Introduction to effective writing skills
10.00 – 10.30       Correctness I
10.30 – 10.45       Pauze
10.45 – 11.30       Correctness I
10.45 – 12.30       Feedback on pre-Course writing task
12.30 – 13.30       Lunch
13.30 – 15.00       Courtesy I (letters vs emails/formal vs informal/functions
15.00 – 15.15       Pauze
15.15 – 16.30       Writing task 1: email to a client
17.00 – 17.05      Afsluiting
Dag 2
09.00 – 09.30       Review Day 1
09.30 – 10.00       Correctness II
10.00 – 10.30       Conciseness
10.30 – 10.45       Pauze
10.45 – 12.30       Courtesy II (recommendations/tone & style)
12.30 – 13.30       Lunch
13.30 – 14.15       Cohesion / Consistency (& British English vs American English)
14.15 – 15.00        Plain English
15.00 – 15.15       Pauze
15.15 – 16.30       Writing task 2: the letter of advice (depending on input students)
16.30 – 17.00       Summary and points for action
17.00 – 17.05       Afsluiting

Interesse in deze Workshop?
Stuur een mail naar legal@branch-out.eu

Plain English (3)

Plain English

Naast the 7 Cs of Writing (zie hiernaast) vormt het gebruik van Plain English een rode draad in onze workshops Legal English Writing Skills. Plain English is in het kort: het vermijden van onnodig complex taalgebruik (en dan met name in ambtelijke en juridische stukken).

Het zal in Nederland en België niet vaak voorkomen (laat het ons a.u.b. weten als u wel een dergelijke zaak kent!), maar in Amerikaanse rechtbanken is het een regelmatig terugkerend fenomeen: rechters die zaken terugverwijzen, een hoger beroep toewijzen, klachten weigeren te behandelen of er niet over peinzen pleidooien te aanvaarden, allemaal louter en alleen vanwege de taal waarin dit is geschreven.

Een paar voorbeelden:

  • Judge Steven D. Merryday die een motie van een eiser afwijst om zijn lengte: “A review of the proposed twenty-nine-page motion’s commencement confirms that a modicum of informed editorial revision easily reduces the motion to twenty-five pages without a reduction in substance”. En verder gaat met: “Concentrating on the elimination of redundancy, verbosity, and legalisms (…), the plaintiffs may submit a twenty-five-page motion on or before August 15, 2012”. (http://www.michbar.org/journal/pdf/pdf4article2139.pdf met een prachtige herschrijving door de heer Merryday zelf. Als je zijn suggesties overneemt, kom je zelfs op veel minder pagina’s uit dan het door hem gestelde maximum van 25!).
  • Judge Posner die in een hoger beroep de schuldeiser vertelt hoe zijn brief aan de schuldenaar had moeten luiden met een ook al door hem zelf geschreven alternatief en de ‘dringende suggestie’: “ We cannot require debt collectors to use “our” form. But of course if they depart from it, they do so at their risk. Debt collectors who want to avoid suits by disgruntled debtors standing on their statutory rights would be well advised to stick close to the form that we have drafted. It will be a safe haven for them, at least in the Seventh Circuit”. (http://openjurist.org/128/f3d/497/bartlett-v-a-heibl-a)

Natuurlijk draaien verreweg de meeste zaken waar Nederlandse/Belgische kantoren zich mee bezig houden om zakelijke cont(r)acten, letters of advice, letters of recommendation, agreements,  etc. En natuurlijk is een groot deel van de (Engelstalige) correspondentie (etc.) gericht aan collega-juristen en niet aan particulieren, dus ik neem maar even aan dat het voor Nederlandstalige rechtbanken niet zo’n vaart zal lopen. (Hoewel het goed zou zijn als Nederlandstalige rechters ook eens wat zouden opmerken over het taalgebruik zonder dat die discussie dan gelijk vervalt in Jip-en-Janneke-taal-beschuldigingen… – verzuchtten wij).

Dat neemt echter niet weg dat de weerstand tegen nodeloos ingewikkeld taalgebruik in de Engelstalige wereld (en zeker in Amerika) toeneemt.  Daarnaast moeten we niet vergeten dat we Engels ook gebruiken om te communiceren met Duitsers, Chinezen, Arabieren, etc. die óók Engels als tweede taal gebruiken. En of die nou zitten te wachten op ondoordringbaar juridisch proza is nog maar de vraag.

Nog  een laatste voorbeeld (omdat het oordeel van de rechter zo mooi is):

  • Judge Weinstein is (om het maar zachtjes uit te drukken) meer dan duidelijk wanneer hij in een class action case Medicare terechtwijst inzake de begrijpelijkheid van voorwaarden en correspondentie van Medicare met een niets aan de verbeelding overlatend: “The language used is bureaucratic gobbledegook, jargon, double talk, a form of officialese, federalese and insuranceese, and doublespeak. It does not qualify as English.” (http://leagle.com/decision/19841624591FSupp1033_11516.xml/DAVID%20v.%20HECKLER)

8-0. Game, set and match voor Judge Weinstein. Vinden wij.

What’s in a language? (1)

What's in a language?

Zelfs als de grammatica en de spelling correct is, zien Engelstaligen al snel dat een tekst niet door een moedertaalspreker Engels is geschreven. Hoe komt dat? Hier zijn veel redenen voor die wij onder het kopje “What’s in a language?” zullen behandelen.

Vorige week hadden we het (in Clarity (2)) over SVOMPT: de correcte zinsstructuur in het Engels (Subject – Verb – Object – Manner – Place – Time). Het voorbeeld was ‘We sent the contract by courier to Amsterdam yesterday’. We pretendeerden dat dit DÉ correcte Engelse zin was. Alleen …:

  1. Yesterday, we sent the contract by courier to Amsterdam
  2. By courier, we sent the contract to Amsterdam yesterday
  3. To Amsterdam, we sent the contract by courier yesterday

… zijn grammaticaal nét zo correct. (ps. over die komma hebben we het later nog wel eens in Clarity (3)).

Wat is eigenlijk ‘correct’ en ‘fout’? Heel bot gezegd is er geen goed en fout. De vraag ‘Is dit goed Engels?‘ is van een andere aard dan vragen als ‘Is de uitkomst van deze optelling goed?‘ of ‘Is deze stad de hoofdstad van dit land?‘. Het antwoord op de tweede vraag is altijd na te rekenen, het antwoord op de derde vraag is altijd op te zoeken. Of iets ‘goed’ Engels is, kan echter niet altijd afgeleid worden uit taalregels of opgezocht in een taalboek. De grammaticaliteit of aanvaardbaarheid van structuren (en andere elementen) van het Engels wordt uiteindelijk bepaald door de Engelstaligen zelf.

In Nederland hebben we nog een officieel (rijks)instituut als de Nederlandse Taalunie en officiële instanties die trachten een officiële spelling in te voeren, maar de Engelsen (en de Amerikanen en de Australiërs etc.) moeten het zelfs zonder dergelijke instanties doen.

In plaats van “goed/fout” is het dan misschien beter om over “gebruikelijk/ongebruikelijk” te spreken. En al wat “ongebruikelijk” is in een tekst, leidt af van de inhoud. Verreweg de meeste Engelstaligen zijn domweg gewend aan SVOMPT-zinnen, met als mogelijke uitzondering voorbeeld 1 hierboven, met Time voorop: TSVOMP. Al het andere leidt af, en wij raden aan een andere woordvolgorde niet te gebruiken, TENZIJ U DAAR EEN HEEL BEPAALDE BEDOELING MEE HEEFT.

En die ‘heeI bepaalde bedoeling’ hebben Nederlandse schrijvers van het Engels vaak juist niet… Het is ons opgevallen dat Nederlandse schrijvers van het Engels vaak heel erg veel informatie voor het Subject zetten, net zoals ze dat in het Nederlands ook doen. Opnieuw: dat is niet per sé “fout” maar “ongebruikelijk” (en dus afleidend en dus on-Engels). Een mogelijke verklaring zou kunnen zijn Nederlanders vaak zaken vóór het Subject zetten om iets extra te benadrukken. Engels is (in gesproken vorm) een veel melodieuzere taal en Engelstaligen hebben derhalve veel meer mogelijkheden om in een (gesproken) zin bepaalde onderwerpen te accentueren.

Een andere, veel minder speculatieve, verklaring is dat Engels een veel compactere taal is dan het Nederlands. De schatting is dat het Nederlands ongeveer 20% meer woorden nodig heeft voor eenzelfde tekst in het Engels (vergelijk maar eens een Nederlandse vertaling van een Engels boek: vaak een stuk dikker).

Om zinnen en alinea’s beter op elkaar aan te laten sluiten (de tekst te laten “lopen”) gebruikt het Nederlands vaak herhalingen/samenvattingen van delen van de vorige zin/alinea. Dit terwijl het Engels vaak volstaat met een enkel voegwoord. In trainingen schrijfvaardigheid Nederlands voor Engelstaligen, heb ik vaak van mijn cursisten moeten horen: “Ja, maar dat heb ik toch al geschreven… Waarom moet ik het dan nóg een keer schrijven?“ Het blijkt voor Engelstaligen vaak lastig om een Nederlandse ‘toon’ aan te slaan. Waarschijnlijk net zo lastig als andersom…

Lange zinnen, herhalingen en zaken voor het Subject zijn derhalve (vaak) “onEngels”. En dat is een reden waarom Engelstaligen vaak al snel zien dat een tekst door een niet-Engelstalig persoon is geschreven, ook al kloppen de grammatica, de spelling, etc. etc. Natuurlijk zijn er wel meer redenen, maar daar komen we in volgend blogs nog wel eens op terug.

Schrijf in het Engels dus als een Engelstalige. Wees kort en to the point (KISS), volg zo veel mogelijk SVOMPT, kijk nog eens wat u allemaal met voegwoorden kan doen, en bedenk of u van een lange zin niet beter twee zinnen kunt maken. Uw stukken schrijft u immers voor de (Engelstalige) lezer en als u wilt dat zij zich zo veel mogelijk op de inhoud van uw teksten concentreren, zorg dan dat ze niet worden afgeleid. 

Clarity (2)

Clarity

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity:  SVOMPT (NB: ook deze keer voorbeelden die wij de laatste tijd in de praktijk zijn tegengekomen).

Last week I made a start on some important elements regarding clarity in writing; KISS (Keep It Short and Simple) was our mantra. This week I would like to introduce a further and important element of clarity which is sentence structure.

Dutch writers of English often make the mistake of applying Dutch word order to their English sentences which, of course, doesn’t always work. So my first tip is to try and remember SVOMPT. Now, this is not really an acronym, but it does sound like a Dutch or German speaker saying ‘swamped’ (I am swamped with work i.e. you have too much work) – no offence meant! SVOMPT stands for:  Subject, Verb, Object, Manner, Place and Time which is generally correct English word order.  For example:

(S=) We (V=) sent (O=) the contract (M=) by courier (P=) to Amsterdam (T=) yesterday.

As is often the case in English, there are some exceptions to this rule – e.g. the time can also go at the very beginning of the sentence – but on the whole, SVOMPT should serve you well. Here are a few other pointers to help you ensure correct sentence structure (and some examples we recently came across):

1. Have the subject as close as possible to the beginning of the sentence.

  • Instead of:            Because he lives in Amsterdam, he is always late for work.
  • Write this:             He is always late for work because he lives in Amsterdam

2. Do not separate the verb and object when possible.

  • Instead of:            In my opinion this is, for foreign companies or clients looking for                                          advice, a good characteristic.
  • Write this:             In my opinion, this is a good characteristic for companies or clients                                      looking for …

3. Do not separate a modal verb (e.g. would, could, can etc.) from its dependent verb(s) whenever possible.

  • Instead of:            This could, for our clients, have consequences.
  • Write this:             This could have consequences for our clients.

4. Linking words and adverbs of opinion are best placed at the beginning of the sentence.

  • Instead of:           The employer may not, nevertheless, store the data for any longer                                     than is necessary.
  • Write this:            Nevertheless, the employer may not store the data for any longer                                       than is necessary.

5. Avoid putting qualifying phrases in the middle of a sentence. Put them either at the end or eliminate.

  • Instead of:           The court, although it limited its holding, held that a bicyclist must                                     adhere to traffic rules.
  • Write this:            The court held that a cyclist must adhere to traffic rules, although it                                   limited its holding.

And while we are at it:

6. Adverbs of frequency (e.g. always, often, never etc.) go before a single verb; except for the verb ‘to be’

  • I take always the train to work                                        I always take the train to work
  • I never am late for a meeting                                           I am never late for a meeting

7. In multi-verb combinations, the adverb goes between  the verbs

  • They have been always a reliable business partner. They have always been …
  • We never will reach a decision.                                         We will never reach …
  • They also have been working on a new structure.      They have also been working …

On a final note, remember that there are always exceptions to the rule; and English seems to have its fair share of these. We will often break the rules of word order and vary word order for reasons of style, focus, rhythm, sound, rhyme, or to express emphasis, catch the reader’s attention or just to be different. But if you are in doubt, SVOMPT (together with last week’s KISS) and the above tips should be a good guideline.

Happy writing!!.

Clarity (1)

Clarity

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity het volgende: (NB. we geven drie voorbeelden die we het afgelopen jaar zijn tegengekomen. Lezers zijn uitgenodigd om hun eigen verbeteringen aan de laatste twee voorbeelden in te sturen. Iedereen krijgt feedback!!).

PUT YOURSELF IN THE READER’S SHOES

When I broach the topic of clarity in writing with my students, I usually uncover a huge misconception which is that we do not write to IMPRESS, but to INFORM.  Some think that pages of dense, undecipherable, longwinded prose are the norm and what clients, business partners, bosses etc. expect. “After all, they are paying us to do this” one particular student once pointed out to me! Nothing could be further from the truth. Your average reader is very busy and wants to be able to grasp the message at first glance; remember, ‘time is money’.  In addition, if you are prone to producing overly complex sentences, you are more likely to fall into the trap of making unnecessary grammatical mistakes.

Example 1:

If any partner becomes a bankrupt partner, the partnership, at its sole option, exercisable by notice from the managing general partner (including any newly designated managing general partner) to the bankrupt partner or its duly appointed representative at any time prior to the 180th day after receipt of notice of the occurrence of the event causing the partner to become a bankrupt partner, may buy, and upon the exercise of this option the bankrupt partner or its representative shall sell, the bankrupt partner’s partnership interest.

Could (or maybe should??) be worded as:

The partnership may buy the bankrupt partner’s interest. To exercise its option to buy, the managing general partner must provide notice to the bankrupt partner no later than 180 days after receiving notice of the event that caused bankruptcy.

So here are a few tips:

Short paragraphs

  • One main idea per paragraph
  • Paragraphs of more than six lines put the reader off
  • Break down longer paragraphs to keep the reader’s attention
  • Link your ideas between paragraphs

Short sentences

  • One idea per sentence
  • Don’t use over-long sentences. In most documents, any sentence of more than 20 words may be too complex for the reader to take in.
  • Follow the KISS principle – Keep It Short & Simple. A reader should never have to reread a sentence if he/she did not get the meaning the first time
  • Check your use of and. You need to use connectors (e.g. however, moreover etc.) to show the relationship between ideas – but if the relationship is simply additive, wouldn’t a separate sentence be better?

Two more ‘real-life’ examples (please correct and return to p.peek@branch-out.eu; we will give you feed-back):

Example 2: Please note that we have reviewed the four contracts you sent us, and established that Stevenson Inc. made a few text changes, of which we feel that these – as said – could possibly lead to interpretation difficulties, and (more importantly) does not always fully cover the situation that Stevenson Inc. has in mind with the specific agreement.

Example 3: Before deciding on the introduction of a personal computer scheme I ask you for feedback/advice – as far as possible consulting together and/or with each other – on the above outlined intended decision.

 

Consistency (1)

Consistency

Standaardzinnen in correspondentie (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Consistency het volgende:

Het is verbazingwekkend hoeveel sneller je een tekst schrijft als als je een aantal (goede!) openingszinnen paraat hebt. Een goed begin (van tekst of alinea) zet aan tot sneller verder schrijven. Daarnaast haken lezers vaak al af als zo’n eerste zin rare taalfouten bevat: een reden te meer dus om goed te beginnen!

Wat ook erg belangrijk is, is om NIET verschillende schrijfstijlen in één en dezelfde tekst te gebruiken. Als het een ‘formeel’ stuk is, blijf dan formeel. En omgekeerd: gebruik in een informeel bericht niet plotseling woorden en zinnen uit een formeel taalregister. In uw moedertaal weet u vast het (gevoels)verschil tussen “Het spijt ons u te moeten mededelen…” en “Jammer, maar…”. Weet u dat echter ook zo goed in een andere taal?

Wij zullen hier op gezette tijden een aantal standaardzinnen voor standaardsituaties voorstellen. Om bovenstaande te eerbiedigen, geven we formele en (schuin gedrukt) informele varianten.

1. Previous contact:

  • Thank you for your email/letter of … / Thanks for your email/letter of …
  • Further to your email of  … / Re your email of…
  • With reference to …
  • With regard to your request/query about …

2. Offering assistance:

  • If you wish, we would be happy to… / Do you want me to…?
  • We would be more than willing to… / Shall I…?
  • Let us know whether you would like us to… / Let me know if you’d like me to…

3. Giving assurance:

  • We will do our utmost to… / We’ll do our best to…
  • We will give you every assurance that… / We assure you that…
  • Every effort will be made to…

 4. Final comments:

  • Please do not hestitate to contact us should you have any further questions. / Let me know if you need anything else.
  • Please feel free to contact us if you have any further questions. / Just give me a call if you have any questions.

Tenslotte nog even dit: blijf gerust steeds dezelfde uitdrukkingen/zinnen gebruiken en put u niet uit om iedere keer maar weer iets nieuws en origineels te bedenken, het motto is: Write to inform, not to impress!