What’s in a language? (2)

What's in a language?

Bestaat Legal English eigenlijk wel?

We hebben in onze overmoed deze blog nu wel “Branch Out Legal English Blog” genoemd, maar is dat wel een juiste naam? Met andere woorden: bestaat er wel zoiets als Legal English? Daarover het volgende:

Zoals wellicht bekend, bestaat er een Cambridge certificaat Legal English (ILEC). ILEC zegt zelf dat “ILEC assesses language skills in a legal context”. Wat ILEC (of, liever gezegd: de training die voorbereidt op het Certificaat…) heel specifiek NIET doet, is het geheel op inhoudelijke, juridische merites beoordelen. Wat maar goed is ook, want cursisten uit verschillende landen zullen met verschillende rechtssystemen te maken hebben. Een verstandige woordkeuze derhalve, die “language skills in a legal context”, Engels in een juridische setting (NB. dat wat Branch Out ook doet).

Waarom is het zo moeizaam om Legal English te definiëren? De oorzaak zou kunnen liggen in het feit dat er zich veel problemen voordoen als je van een civil law-omgeving naar een common law-omgeving gaat (en andersom, natuurlijk). Er zijn veel voorbeelden aan te dragen van civil law-begrippen die niet eens bestaan of anders worden geïnterpreteerd in common law (en andersom, natuurlijk). Een aantal van die voorbeelden zijn in deze blog al eens de revue gepasseerd en zullen ongetwijfeld ook in de toekomst nog opduiken.

Heel erg bijzonder is dat echter niet…. Probeer bijvoorbeeld maar eens in het Engels te praten over erfpacht of hypotheekrenteaftrek,  of om het even over andere (typisch Nederlandse) fenomenen die in het buitenland niet bestaan. Sommigen onder ons menen zelfs dat het woord ‘gezelligheid’ al onvertaalbaar is. En hadden de Eskimo’s niet ooit eens 32 verschillende woorden voor sneeuw? Als er in die zin al iets bestaat als Legal English zou er ook een waterbouwkundig Nederlands moeten bestaan, of een bonzaiboomkweek Japans.

So much for Legal English, zou je dan geneigd zijn te geloven. Alleen, Engels is nu eenmaal de lingua franca van de juridische wereld en Nederlands niet die van de waterbouwkundige en het Japans niet die van miniatuurflora. Sterker nog, ik vermoed dat er veel meer in het Engels wordt geschreven over afwateringssystemen en bladsnoeitechnieken dan in het Nederlands of in het Japans.

Er is een mondiale behoefte aan een gezamenlijke taal waarin we niet alleen onze overeenkomsten kunnen sluiten en onze geschillen kunnen oplossen, maar ook om simpelweg met elkaar te communiceren. Dat is om allerlei, nu niet nader te noemen, redenen Engels geworden. En als je bedenkt dat er al ruime onenigheid bestaat over wat “Engels” is, gezien de enorme hoeveelheid regionale varianten en dialecten met elke hun eigen grammaticale eigenaardigheden en unieke woordenschat, dan kan iets als Legal English er ook nog wel bij.

En misschien is het daarom dan ook een goed idee om Legal English als een ‘variant’ te beschouwen, een ‘professionele variant’, als zoiets bestaat.  Want dát het afwijkt van normaal Standard British English is zeker. De vragen “Waar wijkt het af?” en “Waarom wijkt het af?”, of “Kan het ook anders?”, zijn weer hele andere vragen die we in latere blogs wel eens zullen behandelen.

Legal Writing (iets anders dus dan Legal English!)-goeroe prof. David Mellinkoff schrijft in “Legal Writing: Sense and Nonsense” (New York, 1982): “If it’s bad writing by the standards of ordinary English, it is bad legal writing. If it’s good legal writing by the standards of ordinary English, it is more likely to be good legal writing.”

Bestaat er dus iets dat heet Legal English? Ja en nee, zouden we antwoorden. Voorlopig blijven we deze blog in ieder geval nog een tijdje Branch Out Legal English Blog noemen….

Plain English (3)

Plain English

Naast the 7 Cs of Writing (zie hiernaast) vormt het gebruik van Plain English een rode draad in onze workshops Legal English Writing Skills. Plain English is in het kort: het vermijden van onnodig complex taalgebruik (en dan met name in ambtelijke en juridische stukken).

Het zal in Nederland en België niet vaak voorkomen (laat het ons a.u.b. weten als u wel een dergelijke zaak kent!), maar in Amerikaanse rechtbanken is het een regelmatig terugkerend fenomeen: rechters die zaken terugverwijzen, een hoger beroep toewijzen, klachten weigeren te behandelen of er niet over peinzen pleidooien te aanvaarden, allemaal louter en alleen vanwege de taal waarin dit is geschreven.

Een paar voorbeelden:

  • Judge Steven D. Merryday die een motie van een eiser afwijst om zijn lengte: “A review of the proposed twenty-nine-page motion’s commencement confirms that a modicum of informed editorial revision easily reduces the motion to twenty-five pages without a reduction in substance”. En verder gaat met: “Concentrating on the elimination of redundancy, verbosity, and legalisms (…), the plaintiffs may submit a twenty-five-page motion on or before August 15, 2012”. (http://www.michbar.org/journal/pdf/pdf4article2139.pdf met een prachtige herschrijving door de heer Merryday zelf. Als je zijn suggesties overneemt, kom je zelfs op veel minder pagina’s uit dan het door hem gestelde maximum van 25!).
  • Judge Posner die in een hoger beroep de schuldeiser vertelt hoe zijn brief aan de schuldenaar had moeten luiden met een ook al door hem zelf geschreven alternatief en de ‘dringende suggestie’: “ We cannot require debt collectors to use “our” form. But of course if they depart from it, they do so at their risk. Debt collectors who want to avoid suits by disgruntled debtors standing on their statutory rights would be well advised to stick close to the form that we have drafted. It will be a safe haven for them, at least in the Seventh Circuit”. (http://openjurist.org/128/f3d/497/bartlett-v-a-heibl-a)

Natuurlijk draaien verreweg de meeste zaken waar Nederlandse/Belgische kantoren zich mee bezig houden om zakelijke cont(r)acten, letters of advice, letters of recommendation, agreements,  etc. En natuurlijk is een groot deel van de (Engelstalige) correspondentie (etc.) gericht aan collega-juristen en niet aan particulieren, dus ik neem maar even aan dat het voor Nederlandstalige rechtbanken niet zo’n vaart zal lopen. (Hoewel het goed zou zijn als Nederlandstalige rechters ook eens wat zouden opmerken over het taalgebruik zonder dat die discussie dan gelijk vervalt in Jip-en-Janneke-taal-beschuldigingen… – verzuchtten wij).

Dat neemt echter niet weg dat de weerstand tegen nodeloos ingewikkeld taalgebruik in de Engelstalige wereld (en zeker in Amerika) toeneemt.  Daarnaast moeten we niet vergeten dat we Engels ook gebruiken om te communiceren met Duitsers, Chinezen, Arabieren, etc. die óók Engels als tweede taal gebruiken. En of die nou zitten te wachten op ondoordringbaar juridisch proza is nog maar de vraag.

Nog  een laatste voorbeeld (omdat het oordeel van de rechter zo mooi is):

  • Judge Weinstein is (om het maar zachtjes uit te drukken) meer dan duidelijk wanneer hij in een class action case Medicare terechtwijst inzake de begrijpelijkheid van voorwaarden en correspondentie van Medicare met een niets aan de verbeelding overlatend: “The language used is bureaucratic gobbledegook, jargon, double talk, a form of officialese, federalese and insuranceese, and doublespeak. It does not qualify as English.” (http://leagle.com/decision/19841624591FSupp1033_11516.xml/DAVID%20v.%20HECKLER)

8-0. Game, set and match voor Judge Weinstein. Vinden wij.

What’s in a language? (1)

What's in a language?

Zelfs als de grammatica en de spelling correct is, zien Engelstaligen al snel dat een tekst niet door een moedertaalspreker Engels is geschreven. Hoe komt dat? Hier zijn veel redenen voor die wij onder het kopje “What’s in a language?” zullen behandelen.

Vorige week hadden we het (in Clarity (2)) over SVOMPT: de correcte zinsstructuur in het Engels (Subject – Verb – Object – Manner – Place – Time). Het voorbeeld was ‘We sent the contract by courier to Amsterdam yesterday’. We pretendeerden dat dit DÉ correcte Engelse zin was. Alleen …:

  1. Yesterday, we sent the contract by courier to Amsterdam
  2. By courier, we sent the contract to Amsterdam yesterday
  3. To Amsterdam, we sent the contract by courier yesterday

… zijn grammaticaal nét zo correct. (ps. over die komma hebben we het later nog wel eens in Clarity (3)).

Wat is eigenlijk ‘correct’ en ‘fout’? Heel bot gezegd is er geen goed en fout. De vraag ‘Is dit goed Engels?‘ is van een andere aard dan vragen als ‘Is de uitkomst van deze optelling goed?‘ of ‘Is deze stad de hoofdstad van dit land?‘. Het antwoord op de tweede vraag is altijd na te rekenen, het antwoord op de derde vraag is altijd op te zoeken. Of iets ‘goed’ Engels is, kan echter niet altijd afgeleid worden uit taalregels of opgezocht in een taalboek. De grammaticaliteit of aanvaardbaarheid van structuren (en andere elementen) van het Engels wordt uiteindelijk bepaald door de Engelstaligen zelf.

In Nederland hebben we nog een officieel (rijks)instituut als de Nederlandse Taalunie en officiële instanties die trachten een officiële spelling in te voeren, maar de Engelsen (en de Amerikanen en de Australiërs etc.) moeten het zelfs zonder dergelijke instanties doen.

In plaats van “goed/fout” is het dan misschien beter om over “gebruikelijk/ongebruikelijk” te spreken. En al wat “ongebruikelijk” is in een tekst, leidt af van de inhoud. Verreweg de meeste Engelstaligen zijn domweg gewend aan SVOMPT-zinnen, met als mogelijke uitzondering voorbeeld 1 hierboven, met Time voorop: TSVOMP. Al het andere leidt af, en wij raden aan een andere woordvolgorde niet te gebruiken, TENZIJ U DAAR EEN HEEL BEPAALDE BEDOELING MEE HEEFT.

En die ‘heeI bepaalde bedoeling’ hebben Nederlandse schrijvers van het Engels vaak juist niet… Het is ons opgevallen dat Nederlandse schrijvers van het Engels vaak heel erg veel informatie voor het Subject zetten, net zoals ze dat in het Nederlands ook doen. Opnieuw: dat is niet per sé “fout” maar “ongebruikelijk” (en dus afleidend en dus on-Engels). Een mogelijke verklaring zou kunnen zijn Nederlanders vaak zaken vóór het Subject zetten om iets extra te benadrukken. Engels is (in gesproken vorm) een veel melodieuzere taal en Engelstaligen hebben derhalve veel meer mogelijkheden om in een (gesproken) zin bepaalde onderwerpen te accentueren.

Een andere, veel minder speculatieve, verklaring is dat Engels een veel compactere taal is dan het Nederlands. De schatting is dat het Nederlands ongeveer 20% meer woorden nodig heeft voor eenzelfde tekst in het Engels (vergelijk maar eens een Nederlandse vertaling van een Engels boek: vaak een stuk dikker).

Om zinnen en alinea’s beter op elkaar aan te laten sluiten (de tekst te laten “lopen”) gebruikt het Nederlands vaak herhalingen/samenvattingen van delen van de vorige zin/alinea. Dit terwijl het Engels vaak volstaat met een enkel voegwoord. In trainingen schrijfvaardigheid Nederlands voor Engelstaligen, heb ik vaak van mijn cursisten moeten horen: “Ja, maar dat heb ik toch al geschreven… Waarom moet ik het dan nóg een keer schrijven?“ Het blijkt voor Engelstaligen vaak lastig om een Nederlandse ‘toon’ aan te slaan. Waarschijnlijk net zo lastig als andersom…

Lange zinnen, herhalingen en zaken voor het Subject zijn derhalve (vaak) “onEngels”. En dat is een reden waarom Engelstaligen vaak al snel zien dat een tekst door een niet-Engelstalig persoon is geschreven, ook al kloppen de grammatica, de spelling, etc. etc. Natuurlijk zijn er wel meer redenen, maar daar komen we in volgend blogs nog wel eens op terug.

Schrijf in het Engels dus als een Engelstalige. Wees kort en to the point (KISS), volg zo veel mogelijk SVOMPT, kijk nog eens wat u allemaal met voegwoorden kan doen, en bedenk of u van een lange zin niet beter twee zinnen kunt maken. Uw stukken schrijft u immers voor de (Engelstalige) lezer en als u wilt dat zij zich zo veel mogelijk op de inhoud van uw teksten concentreren, zorg dan dat ze niet worden afgeleid. 

Clarity (2)

Clarity

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity:  SVOMPT (NB: ook deze keer voorbeelden die wij de laatste tijd in de praktijk zijn tegengekomen).

Last week I made a start on some important elements regarding clarity in writing; KISS (Keep It Short and Simple) was our mantra. This week I would like to introduce a further and important element of clarity which is sentence structure.

Dutch writers of English often make the mistake of applying Dutch word order to their English sentences which, of course, doesn’t always work. So my first tip is to try and remember SVOMPT. Now, this is not really an acronym, but it does sound like a Dutch or German speaker saying ‘swamped’ (I am swamped with work i.e. you have too much work) – no offence meant! SVOMPT stands for:  Subject, Verb, Object, Manner, Place and Time which is generally correct English word order.  For example:

(S=) We (V=) sent (O=) the contract (M=) by courier (P=) to Amsterdam (T=) yesterday.

As is often the case in English, there are some exceptions to this rule – e.g. the time can also go at the very beginning of the sentence – but on the whole, SVOMPT should serve you well. Here are a few other pointers to help you ensure correct sentence structure (and some examples we recently came across):

1. Have the subject as close as possible to the beginning of the sentence.

  • Instead of:            Because he lives in Amsterdam, he is always late for work.
  • Write this:             He is always late for work because he lives in Amsterdam

2. Do not separate the verb and object when possible.

  • Instead of:            In my opinion this is, for foreign companies or clients looking for                                          advice, a good characteristic.
  • Write this:             In my opinion, this is a good characteristic for companies or clients                                      looking for …

3. Do not separate a modal verb (e.g. would, could, can etc.) from its dependent verb(s) whenever possible.

  • Instead of:            This could, for our clients, have consequences.
  • Write this:             This could have consequences for our clients.

4. Linking words and adverbs of opinion are best placed at the beginning of the sentence.

  • Instead of:           The employer may not, nevertheless, store the data for any longer                                     than is necessary.
  • Write this:            Nevertheless, the employer may not store the data for any longer                                       than is necessary.

5. Avoid putting qualifying phrases in the middle of a sentence. Put them either at the end or eliminate.

  • Instead of:           The court, although it limited its holding, held that a bicyclist must                                     adhere to traffic rules.
  • Write this:            The court held that a cyclist must adhere to traffic rules, although it                                   limited its holding.

And while we are at it:

6. Adverbs of frequency (e.g. always, often, never etc.) go before a single verb; except for the verb ‘to be’

  • I take always the train to work                                        I always take the train to work
  • I never am late for a meeting                                           I am never late for a meeting

7. In multi-verb combinations, the adverb goes between  the verbs

  • They have been always a reliable business partner. They have always been …
  • We never will reach a decision.                                         We will never reach …
  • They also have been working on a new structure.      They have also been working …

On a final note, remember that there are always exceptions to the rule; and English seems to have its fair share of these. We will often break the rules of word order and vary word order for reasons of style, focus, rhythm, sound, rhyme, or to express emphasis, catch the reader’s attention or just to be different. But if you are in doubt, SVOMPT (together with last week’s KISS) and the above tips should be a good guideline.

Happy writing!!.

Clarity (1)

Clarity

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Clarity het volgende: (NB. we geven drie voorbeelden die we het afgelopen jaar zijn tegengekomen. Lezers zijn uitgenodigd om hun eigen verbeteringen aan de laatste twee voorbeelden in te sturen. Iedereen krijgt feedback!!).

PUT YOURSELF IN THE READER’S SHOES

When I broach the topic of clarity in writing with my students, I usually uncover a huge misconception which is that we do not write to IMPRESS, but to INFORM.  Some think that pages of dense, undecipherable, longwinded prose are the norm and what clients, business partners, bosses etc. expect. “After all, they are paying us to do this” one particular student once pointed out to me! Nothing could be further from the truth. Your average reader is very busy and wants to be able to grasp the message at first glance; remember, ‘time is money’.  In addition, if you are prone to producing overly complex sentences, you are more likely to fall into the trap of making unnecessary grammatical mistakes.

Example 1:

If any partner becomes a bankrupt partner, the partnership, at its sole option, exercisable by notice from the managing general partner (including any newly designated managing general partner) to the bankrupt partner or its duly appointed representative at any time prior to the 180th day after receipt of notice of the occurrence of the event causing the partner to become a bankrupt partner, may buy, and upon the exercise of this option the bankrupt partner or its representative shall sell, the bankrupt partner’s partnership interest.

Could (or maybe should??) be worded as:

The partnership may buy the bankrupt partner’s interest. To exercise its option to buy, the managing general partner must provide notice to the bankrupt partner no later than 180 days after receiving notice of the event that caused bankruptcy.

So here are a few tips:

Short paragraphs

  • One main idea per paragraph
  • Paragraphs of more than six lines put the reader off
  • Break down longer paragraphs to keep the reader’s attention
  • Link your ideas between paragraphs

Short sentences

  • One idea per sentence
  • Don’t use over-long sentences. In most documents, any sentence of more than 20 words may be too complex for the reader to take in.
  • Follow the KISS principle – Keep It Short & Simple. A reader should never have to reread a sentence if he/she did not get the meaning the first time
  • Check your use of and. You need to use connectors (e.g. however, moreover etc.) to show the relationship between ideas – but if the relationship is simply additive, wouldn’t a separate sentence be better?

Two more ‘real-life’ examples (please correct and return to p.peek@branch-out.eu; we will give you feed-back):

Example 2: Please note that we have reviewed the four contracts you sent us, and established that Stevenson Inc. made a few text changes, of which we feel that these – as said – could possibly lead to interpretation difficulties, and (more importantly) does not always fully cover the situation that Stevenson Inc. has in mind with the specific agreement.

Example 3: Before deciding on the introduction of a personal computer scheme I ask you for feedback/advice – as far as possible consulting together and/or with each other – on the above outlined intended decision.

 

Consistency (1)

Consistency

Standaardzinnen in correspondentie (1)

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Consistency het volgende:

Het is verbazingwekkend hoeveel sneller je een tekst schrijft als als je een aantal (goede!) openingszinnen paraat hebt. Een goed begin (van tekst of alinea) zet aan tot sneller verder schrijven. Daarnaast haken lezers vaak al af als zo’n eerste zin rare taalfouten bevat: een reden te meer dus om goed te beginnen!

Wat ook erg belangrijk is, is om NIET verschillende schrijfstijlen in één en dezelfde tekst te gebruiken. Als het een ‘formeel’ stuk is, blijf dan formeel. En omgekeerd: gebruik in een informeel bericht niet plotseling woorden en zinnen uit een formeel taalregister. In uw moedertaal weet u vast het (gevoels)verschil tussen “Het spijt ons u te moeten mededelen…” en “Jammer, maar…”. Weet u dat echter ook zo goed in een andere taal?

Wij zullen hier op gezette tijden een aantal standaardzinnen voor standaardsituaties voorstellen. Om bovenstaande te eerbiedigen, geven we formele en (schuin gedrukt) informele varianten.

1. Previous contact:

  • Thank you for your email/letter of … / Thanks for your email/letter of …
  • Further to your email of  … / Re your email of…
  • With reference to …
  • With regard to your request/query about …

2. Offering assistance:

  • If you wish, we would be happy to… / Do you want me to…?
  • We would be more than willing to… / Shall I…?
  • Let us know whether you would like us to… / Let me know if you’d like me to…

3. Giving assurance:

  • We will do our utmost to… / We’ll do our best to…
  • We will give you every assurance that… / We assure you that…
  • Every effort will be made to…

 4. Final comments:

  • Please do not hestitate to contact us should you have any further questions. / Let me know if you need anything else.
  • Please feel free to contact us if you have any further questions. / Just give me a call if you have any questions.

Tenslotte nog even dit: blijf gerust steeds dezelfde uitdrukkingen/zinnen gebruiken en put u niet uit om iedere keer maar weer iets nieuws en origineels te bedenken, het motto is: Write to inform, not to impress!

 

What’s in a word? (4)

What's in a word?

image003Shall (deel 2 van 2)

Vorige keer hadden we het over het gebruik van shall. We sloten toen af met het advies om het woord domweg te vermijden omdat er zoveel verschillende betekenissen zijn. Maar wat voor alternatieven zijn er eigenlijk?

Juristen in de Engelssprekende wereld hebben hier twee oplossingen voor bedacht. Amerikaanse juristen hebben de Amerikaanse regel ontworpen die erop neerkomt dat shall alleen gebruikt mag worden in de betekenis van ‘de verplichting hebben om’; andere betekenissen zoals ‘het recht hebben om’, dienen te worden omschreven met to be entitled to of een ander woord in de tegenwoordige tijd. Zoals iedere ‘regel’ heeft dit echter ook nadelen. Eén daarvan is dat je je kunt afvragen of je een woord dat eigenlijk de toekomende tijd uitdrukt, in een contract moet gebruiken als het niet naar de toekomst verwijst.

Juristen uit Australië, Groot Brittannië en Canada hebben daarom een alternatief bedacht dat shall helemaal in de ban doet, de zgn. ABC regel. De toepassing van deze regel leidt tot het gebruik van woorden als (simpelweg) is, maar ook must en may en tevens will als daarmee naar een neutrale toekomst wordt verwezen. Deze regel wordt ook steeds meer door Amerikaanse juristen toegepast en de Plain English Movement is eveneens een groot voorstander.

Dit is niet de plek om in te gaan op de details maar het moge duidelijk zijn dat iedere
training Legal English de alternatieven voor het gebruik van shall moet behandelen. Dit moet dan aan de orde komen in het kader van de verschillende manieren waarop een
verplichting of toestemming (of gebrek daaraan) in het Engels kan worden uitgedrukt. Dat kan heel subtiel in het Engels: must kan bijvoorbeeld vooral gebruikt worden om de
verplichtingen van de klant aan te geven, terwijl will meer geschikt is voor de
verplichtingen van de partij die het contract opgesteld heeft.

Een voorbeeldje uit de praktijk (een voorwaarde uit een commercieel huurcontract): ‘The premises shall be used by the tenant for general office purposes and for no other purposes’. Wat betekent shall hier? Is de huurder nu verplicht om het pand als kantoor te gebruiken of mag hij het alleen de bestemming geven van algemeen kantoorgebruik? Om eindeloos
juridisch gehaarkloof te voorkomen, zouden we aan de hand van de ABC regel deze voorwaarde kunnen herschrijven als:

  • The tenant must use the premises for general  office purposes
  • The tenant may use the premises only for general office purposes.

Zelf eens proberen? Vervang shall door must, may, will of is in de volgende zinnen:

  1. X shall be entitled to receive an annual fee in accordance with standard charges for services.
  2. The sender shall have fully complied with the requirement to send notice when the sender obtains electronic confirmation.
  3. Each member shall have the right to sell, give or bequeath all or any part of his membership interest to any other member without restriction of any kind.

What’s in a word? (3)

What's in a word?

Shall (deel 1 van 2)

Er zijn maar weinig woorden die binnen juridisch Engels zo’n verhitte discussie uitlokken als het (gebruik van het) woord shall. De Engelssprekende juridische wereld valt in twee delen uiteen: enerzijds juristen die met shall strooien als pepernoten en anderzijds juristen die dat woord vermijden als de pest… We zullen er twee blogs aan wijden; in deze blog: Wat is het probleem?, in de volgende blog: Wat is de oplossing?

Hoe zat het ook alweer?

  • In ‘normaal’, dwz. niet-juridisch, Engels is shall een toekomende tijd. Het woord wordt uitsluitend gebruikt in de eerste persoon enkelvoud en de eerste persoon meervoud, ofwel: I en we. (Engelse) taalpuristen zeggen dus: “I shall go to X tomorrow” en “He will go to X tomorrow”. Voor de meeste Engelssprekenden echter is dit onderscheid al lang verdwenen; “I will go to X tomorrow” is gebruikelijker dan het als archaïsch beschouwde ‘shall‘.
  • In juridisch Engels wordt shall vaak (en nog vaker tot in het oneindige…) gebruikt in contracten. En in deze context kan shall  volgens het gezaghebbende Black’s Law Dictionary een van de volgende vijf betekenissen hebben:

Shall (verb):

  1. Has a duty to; more broadly, is required to… (als in: The requester shall send notice)
  2. Should (as often interpreted by courts)… (als in: All claimants shall request mediation)
  3. May… (als in: No person shall enter the building without first signing the roster)
  4. Will (as a future tense verb)… (als in: The corporation shall have a period of 30 days to object)
  5. Is entitled to… (als in: Party X shall be reimbursed for all expenses)

Wat is dus het probleem met shall? Kort samengevat, en wel in oplopende graad van serieusheid van het probleem:

  • Als shall al in de niet-juridische wereld als ouderwets wordt beschouwd en zelden of nooit meer wordt gezien, waarom dan in juridisch taalgebruik daar zo hardnekkig aan vast blijven houden? (waar je dus tegenin kan brengen dat als je ouderwets, conservatief en oubollig gevonden wilt worden, je dat immers helemaal zelf moet weten…).
  • Waarom zou er een verschil moeten zijn tussen niet-juridisch Engels en juridisch Engels? Is er nu ook al een aparte grammatica voor juridisch Engels? Zorgt dat niet juist voor een nóg grotere afstand tussen de juridische wereld en de ‘echte’ wereld? En is het niet de bedoeling dat (niet-literaire) teksten (juridisch of anderszins) zo begrijpelijk mogelijk zijn? (waar je dus tegenin kan brengen dat als je voor andere juristen schrijft dat geen probleem hoeft te zijn…).

maar dan komt probleem nummer drie tevoorschijn:

  • Als shall zoveel betekenissen kan hebben (zie Black’s, hierboven), schept shall,  juíst door zijn meervoudige betekenis, ambiguïteit en daarmee wordt de mogelijkheid tot geschillen aanzienlijk vergroot. En worden juristen niet juist betaald om geschillen op te lossen, en niet om nog meer geschillen creëren? Daarbij komt dan nog de extra complicatie dat niet-moedertaalsprekers (waaronder dus Nederlandse juristen die in het Engels schrijven!) vaak niet aanvoelen wat shall precies in een bepaalde context betekent (of liever gezegd: kán betekenen…).

Vandaar dan ook dat Bryan Garner (hoofdredacteur van Black’s Law Dictionary) zijn lemma over shall afsluit met een vilein “Only sense 1 is acceptable under strict standards of drafting”.

Wij zeggen: probeer shall te vermijden… De échte bestrijders van shall voeren een ware kruistocht tegen het woord: Thou shall never use shall! Maar wat zou je dan wél kunnen gebruiken? Daarover in de volgende blog…

Wij wensen de lezers van de Branch Out Legal English Blog uitstekende Kerstdagen en een nog uitstekender Oud en Nieuw. De volgende blog verschijnt op 6 januari 2014!

 

Correctness (2)

Correctness

Nederlanders die in het Engels schrijven, maken erg vaak dezelfde fouten. Als introductie geven we hieronder 10 voorbeelden van fouten in standaarduitdrukkingen die wij vaak tegenkomen in brieven en e-mailberichten van Nederlandse advocaten. Zo vaak zelfs dat ze bijna een eigen leven lijken te gaan leiden. Hoogstwaarschijnlijk juist omdat zó veel mensen deze fouten maken, kopieert iedereen elkaar en lijkt het daarom niet meer fout. Helaas, niets is minder waar….

Natuurlijk veroorzaken deze fouten geen ogenblikkelijke begripsverwarring, maar het is zo simpel ze te vermijden. U krijgt later in uw in het Engels geschreven stuk mogelijkheden genoeg om fouten te maken (…), dus zorg ervoor dat in ieder geval deze “standaard-uitdrukkingen” goed worden gebruikt.

We geven eerst de foute versies. Probeer zelf eerst eens te bepalen wát er niet goed aan is. Op het eind geven we de correcte versie, met een korte verklaring. Op een aantal hiervan zullen we later meer in detail terugkomen.

Incorrect versions:

  • I look forward to see you next week/I am looking forward to hear from you
  • I would appreciate if you would send me …
  • I suggest you to come to the meeting.
  • I advise to take legal adtion.
  • Would you be so kind to send me the report by Friday?.
  • I hope to hearing from you soon.
  • I am unable to provide you the information you requested.
  • Attached, please find our terms and condiditons
  • I write you about
  • I herewith attach a copy of the contract

Correct versions:

  • I look forward to seeing you next week.
    I am looking forward to hearing from you.
    After the phrasal verb ‘look forward to’ OR ‘am looking forward to’, we use the gerund (verb + ing)
  • I would appreciate it if you would send me the details.
    Dutch speakers often omit the ‘it’ from this standard phrase
  • I suggest that you come to the meeting.
    The verbs ‘suggest’, ‘recommend’ and ‘advise’ cannot be followed directly by a pronoun (e.g. you, him, her etc.). You therefore need to use ‘ that’.
  • I advise taking legal action.
    If the verbs ‘suggest’, ‘recommend’ and ‘advise’ are followed by a verb, this verb is in the gerund (verb + ing)
  • Would you be so kind as to send me the report by Friday?
    Dutch writers commonly omit to use the word ‘as’ in this standard phrase
  • I hope to hear from you soon.
    After the verb ‘hope’ we use the infinitive (to hear, to be, to do etc.)
  • I am unable to provide you with the information you requested.
    In English, we provide somebody with something
  • Please find attached our terms and conditions
  • I am writing (to you) about…
    I am writing about…
    The first sentence in an email/letter is often in the PRESENT CONTINUOUS.
    Either: I am writing     to you … OR I am writing about …
  • I am attaching a copy of the contract
    The word ‘herewith’ is NOT used in modern English anymore (see also: Plain English 2)

Courtesy (1)

Courtesy

In onze Workshops Legal English Writing Skills staan de Branch Out “7 Cs of Writing” centraal. Deze 7 Cs zijn: Clarity, Correctness, Courtesy, Conciseness, Cohesion, Consistency en Completeness (voor een korte beschrijving: zie hiernaast).

Onder de C van Courtesy valt ook de aanhef en afsluiting van correspondentie. Daarover het volgende. Denk eraan: First impressions count!!

Due to the nature of my work, I see an incredible number of emails and letters written by lawyers; usually Dutch native speakers. Despite their impressive level of English, their skill in structuring their letter or email and the sheer range of their vocabulary, there is nearly always a mistake in the salutation and/or close. These mistakes pertain to convention and register. Allow me to share a few:

  • Hi Nicola, – this from somebody who has never met or had any type of contact with me
  • Dear Courtney, – that’s my surname!
  • Dear Nicola Courtney, – first name and surname?
  • Dear Mrs Courtney, – my mother is Mrs Courtney; I’m Ms Courtney …
  • Dear Mr Courtney – this one is usually from Italians, Greeks and Russians as in their language, Nicola is a man’s name
  • Hello! – the writer has obviously dispensed with all forms of formality

When it comes to your business correspondence (letters or emails), you need to make a good impression as this is often compared to a company’s calling card. Remember, you only have one chance to make that good impression which will be invaluable to building future trust and confidence. It takes time and relationship building to determine the formality (or informality) of your tone – not to mention the minefield of cultural differences.

Moreover, there is the prevailing assumption that email by its very nature allows you to be informal in your business correspondence. This is not the case. When sending a business email, you should imagine you are communicating on your company’s letterhead. So my advice is to get it right the first time.

Here are some Do’s and Don’ts regarding salutations and closes to get you going. I should point out that these pertain to British English.

DO’s:

  • Do use the client’s surname e.g. Dear Mr Jones. Allow the client to determine the formality or informality of how they should be addresse
  • Do match your close to your salutation e.g.
    – Salutation: Dear Sir/Madam ______ Close with: Yours faithfully
    – Salutation: Dear Nicola __________Close with: Best regards
    – Salutation: Dear Ms Courtney _____ Close with: Yours sincerely*
    (*This is commonly replaced by ‘Best regards’ in emails).

DONT’s:

  • Don’t assume all women are married. The preferred form of address for women is the neutral ‘Ms’
  • Don’t use a comma (,) after the salutation and close. This is no longer necessary in British English
  • Don’t use a full stop (.) after the titles Mr / Ms / Mrs etc. This is no longer necessary in British English
  • Don’t  use ‘L.S’. This is a Dutch (or rather: Latin) salutation, which English speakers are unfamiliar with. If you do not know the name of the person you are writing to use:
    – Dear Sir (for men)
    – Dear Madam (for women)
    – Dear Sir/Madam OR Dear Sir, Madam (you are unsure of gender)
    – Dear Sirs (for companies)
    (NB: if you use any of the above, you must close with ‘Yours faithfully’)

Remember, this blog has focused on British English usage. Watch out for future blogs in which I explain some of the differences between British and American English. Happy writing!