All posts by Peter Peek

What’s in word (8)

What's in a word?

According to… / In accordance with…

According to Dutch law (article …… of the Dutch Civil Code) the board of directors should (etc.) zien wij erg vaak staan in door Nederlandse juristen geschreven Engelstalige teksten. Waarom is in accordance with hier beter? De woorden in accordance with en according to worden te pas en vaker nog te onpas gebruikt in juridische teksten. Vaak wordt gedacht dat ze hetzelfde betekenen, vermoedelijk omdat je ze allebei kan vervangen door het            Nederlandse “volgens”. In het Engels betekenen ze echter niet hetzelfde.

Kort en bondig: in accordance with gebruik je als iets (al dan niet verplicht) is voorgeschreven. Het betekent ruwweg “zoals beschreven staat”, “conform”, of in                     compliance with. Bijvoorbeeld:

  • The work must be carried out in accordance with the client’s specific instructions.
  • In accordance with the provisions of the 7th EC Directive…(etc.)

According to geeft een aanhaling aan; het verwijst de lezer naar een bepaalde bron of (vaak mondelinge, of enigszins vage) rapportage. Bijvoorbeeld:

  • According to my lawyer, I could claim substantial damages for this infringement.
  • Damages will be paid according to reasonable market standards.

Om het enigszins te versimpelen, vergelijk de volgende zinnen:

  • According to the weather forecast it will rain tomorrow
  • In accordance with the weather forecast it will rain tomorrow

Waarbij de eerste zin natuurlijk goed is: ik zeg slechts wat ik in het weerbericht gehoord heb, en het weerbericht schrijft niet voor wat het weer gaat worden (zoals in de tweede zin).

Nu zullen er weinig mensen vallen over according to Dutch law, article 9.1 of in accordance to Dutch law, article 9.1, maar verwarring kán optreden in situaties waarin beide gebruikt kunnen worden, bijv.

  • Rent must be paid in accordance with paragraph 7 of the lease agreement.
  • Rent must be paid according to paragraph 7 of the lease agreement.

De eerste zin vertelt ons dat paragraaf 7 ons zegt hoé de huur betaald moet worden, de tweede zin vertelt ons dát de huur betaald moet worden (en dat dát in paragraaf 7 staat).

Overigens is de betekenis van “horen zeggen” dat according to heeft, is ook meteen de reden dat je in het Engels nooit according to me kan zeggen, als je “volgens mij” wil zeggen. Tenzij je natuurlijk aan een serieuze schizofrene multiple personality disorder lijdt… Als je al “volgens mij” wil zeggen, gebruik dan: in my view of in my opinion of iets in die richting.

Opmerking 1:
Natuurlijk kom je vaak teksten tegen die als titel hebben: Notifications according to Article 9.1, of iets dergelijks. Dit according to heeft niet te maken met het bovenstaande (en zou zelfs in tegenspraak zijn met wat wij zojuist beweerden…), maar dient natuurlijk gelezen te worden als “betreffende”, of “met betrekking tot”.

Opmerking 2:
Volgende week zullen we terugkomen op onze Plain English-prijsvraag. U heeft nog een week de tijd om de door u in Plain English geschreven zinnen (klik hier voor prijsvraag) in te sturen naar p.peek@branch-out.eu!

Opmerking 3:
Er zijn nog een aantal plaatsen over in de Open Inschrijvingsworkshop Legal English       Writing Skills op 3 en 10 december in Den Haag. (klik hier voor meer info) Interesse? Laat het ons weten!

Plain English (5)

Plain English

Last Monday was International Plain English Day. Plain English is one of the corner stones of our training programmes (see this blog’s Plain English section). To celebrate this event, we would like to highlight, once again, the importance of using plain English in your legal writing. In line with our hands on approach, we are including a short quiz. Please feel free to send in your plain English versions of one (or all three) of the sentences below. Check out the Branch Out Legal English Blog in two weeks’ time to see our feedback on your          entries.

The plain language movement has not yet caught in the Netherlands and is often dismissed as simplistic. But make no mistake, plain language (Plain English in this case) is now required by law in many parts of world. Countries that follow the rules of plain          language/English include South Africa, Australia, Singapore, the Phillipines, the US and UK. So you and your law firm would be well advised to strike while the iron’s hot and take the lead.

What is Plain English?

  • Plain English is ‘writing that is easily understandable for the people who are meant to read it’; particularly non-legal professionals i.e. your clients.
  • It eliminates complicated legal words and phrases so that the reader does not need to have a legal background in order to understand the relevant text.
  • Plain English is simple, clear and concise.
  • It removes ambiguity and confusion, so that the intended message and meaning of the words is not lost.

Why should I use Plain English?

  • Even in countries where plain language is not (yet) a legal requirement, it has           become a desirable and practical way to do business. An increasing number of       firms are realising that plain language is essential for their brand and for achieving their bottom line.
  • It improves communication, it helps effective sharing of information, it gets the       message across, it helps all relevant parties know their roles and rights in terms of the relevant documentation.
  • It reduces the risk of misunderstanding, it helps avoid legal disputes, it keeps your customers and clients happy and it enhances your brand and its reputation.

And now for our Quiz: Rewrite the following three sentences in Plain English (and send to: p.peek@branch-out.eu)

1.     Actual Clause from a Car Rental Agreement
In the occurrence of the vehicle’s non performance through breakdown the owners must at their own expense effect the collection of the said vehicle and attend to performing the necessary repairs thereto.

2.   Actual Clause from a Will
I reserve to myself the right from time to time and at all times hereafter to make all such      alterations in and additions to this my Will as I think fit, either by separate act or at the foot hereof, desiring that all such alterations or additions so made under my own signature shall be held as valid and effectual as if inserted herein.

3. Actual Clause from an Antenuptial Contract
Upon all which terms and conditions the said Appearers declared it to be their intention to forthwith solemnize the said intended marriage, mutually promising to allow each other the full force and effect thereof under obligation of their persons and property, each to the other according to the Law.

FOR MORE INFORMATION ON PLAIN ENGLISH, GO TO WWW.PLAINENGLISH.CO.UK

Workshops Legal English Writing Skills

Workshops: Open Inschrijvingen

“The difficult task, after one learns to think like a lawyer, is relearning how to write like a       human being”

Waar en wanneer?
Maandagen 24 november & 1 december 2014:      Amsterdam
Woensdagen 3 & 10 december 2014:                          Den Haag
Exacte locatie: Nog niet beslist

Inleiding
Engels is de lingua franca van het internationale juridisch verkeer. Om als legal professional met niet-Nederlandstalige opdrachtgevers of hun niet-Nederlandstalige vertegenwoordiger(s) te communiceren is een goed en éénduidig gebruik van het Engels pure noodzaak! Niet alleen kan een geschreven tekst met fouten slordig en onbeleefd overkomen, maar een juridisch schrijven dat voor meerdere uitleg vatbaar is kan desastreuze gevolgen hebben… Deze training zal zich concentreren op de bijzondere eisen die gesteld worden aan het (schriftelijk) gebruik van het Engels in een juridische context.

Kosten
€ 1.275,- p.p. (incl. lunch, excl. BTW)
Bij meer dan 3 deelnemers van hetzelfde kantoor zijn de kosten lager als “ in-company training”. Daarnaast kunt u dan zelf de data bepalen.

Opleidingspunten
Volledig volgen van deze Workshop levert de deelnemer 14 (niet-juridische) opleidingspunten op i.h.k.v. de Permanente Opleiding Advocatuur. Klik ook voor Amsterdam en voor Den Haag

Aantal deelnemers:
Minimum: 4 – Maximum: 8

Voorbereidend werk:
Vóór aanvang zal deelnemers gevraagd worden (pre-Course opdracht):

  • Twee zelf-geschreven teksten in te sturen (één werkgerelateerde tekst en één niet-werkgerelateerde tekst). Deze teksten zullen (geanonimiseerd) een belangrijk fundament leggen onder het trainingsmateriaal.
  • De Branch Out Structure Test te maken (www.branch-out.eu/test)

De teksten moeten twee weken voor aanvang van de Workshop bij ons binnen zijn.
De Workshop wordt afgesloten met een post-Course opdracht waarop de deelnemers individueel feedback zullen krijgen

Programma (onder voorbehoud)
Dag 1
09.00 – 09.30       Ontvangst
09.30 – 10.00       Introduction to effective writing skills
10.00 – 10.30       Correctness I
10.30 – 10.45       Pauze
10.45 – 11.30       Correctness I
10.45 – 12.30       Feedback on pre-Course writing task
12.30 – 13.30       Lunch
13.30 – 15.00       Courtesy I (letters vs emails/formal vs informal/functions
15.00 – 15.15       Pauze
15.15 – 16.30       Writing task 1: email to a client
17.00 – 17.05      Afsluiting
Dag 2
09.00 – 09.30       Review Day 1
09.30 – 10.00       Correctness II
10.00 – 10.30       Conciseness
10.30 – 10.45       Pauze
10.45 – 12.30       Courtesy II (recommendations/tone & style)
12.30 – 13.30       Lunch
13.30 – 14.15       Cohesion / Consistency (& British English vs American English)
14.15 – 15.00        Plain English
15.00 – 15.15       Pauze
15.15 – 16.30       Writing task 2: the letter of advice (depending on input students)
16.30 – 17.00       Summary and points for action
17.00 – 17.05       Afsluiting

Interesse in deze Workshop?
Stuur een mail naar legal@branch-out.eu

Correctness (8)

Correctness

The Curious Case of In Case

Twee weken geleden hadden we het in “Als als is indien, dan is als if” (klik hier om nog eens te lezen) over het verschil tussen if en when. Heel kort samengevat, gebruik je when in situaties van zekerheid en if in situaties van ONzekerheid. We sloten toen af met nóg een woord dat Nederlandstalige juristen érg vaak verkeerd gebruiken in dergelijke situaties: in case en in case of.

Eerst maar even eigenlijk de enige regel die je hoeft te onthouden ingeval je in case wilt gebruiken:

In case wordt gebruikt als je het hebt over voorzorgsmaatregelen. Bijv:

  • We’ll save this on a memory stick in case there is a computer failure (…in case of computer failure).
  • You should insure your house in case there is a fire (… in case of fire).

Als geheugensteuntje: de volgorde van dingen is niet hetzelfde bij in case en if:

  • You should insure your house in case there is a fire (dat doe je vóór je huis in brand staat)
  • You should telephone 999 if there is a fire (dat doe je ná je huis in brand staat)

 Zo simpel is ‘t… Maar waar en waarom gaat het nou zo vaak fout?

Ten eerste wordt in case door niet-Engelstaligen erg vaak foutief gebruikt ter vervanging van het simpele voorzetsel for:

  • (fout=) Company X is subject to possible reductions in case of non-compliance
  • (goed=) Company X is subject to possible reductions for non-compliance

Ten tweede is er volgens Engelse taalpuristen (waaronder veel juristen, maar die dienen, net zoals Nederlandse taalpuristen* altijd met een korreltje zout genomen te worden) met name in geschreven Engels een verschil tussen in (the) case of en in (the) event of, waarbij in case wordt gebruikt in omstandigheden die je hebt voorzien (zie boven) en in event in omstandigheden die niét voorzien zijn (ofwel: In the event of fire, you should leave the building immediately). Ook zou dan goed zijn:

  • (fout=) Company X is subject to possible reductions in case of non-compliance
  • (goed=) Company X is subject to possible in the event of non-compliance

En ten derde heeft het Nederlands dan nog eens het uitermate verwarrende verschil tussen “In geval van” en “Ingeval” (ofwel: als drie woorden of als één woord). “Ingeval” (als één woord) is een voegwoord en is synoniem met “als” of “indien”(onzekerheid, dus in het Engels: if). Bij: “Ingeval de zending niet compleet is, bel dan …”, gebruik je if. Bij: “In het geval de zending niet compleet is, staat het volgend nummer ter beschikking….”, gebruik je in case.

Bent u daar nog? Als het u duizelt, houd dan alleen maar die ene regel in het achterhoofd als u per sé in case wilt gebruiken: is er iets gedaan om iets anders te voorkomen? Gebruik dan: in case. Is dat niet het geval, ga dan bij jezelf te rade welk ander woord je moet gebruiken: if, when, where, in (the) event of, for of eventueel nog een ander woord…

*PS.
Voor wat betreft taalpuristen: het is heel goed mogelijk dat in case en in the event precies hetzelfde betekenen (en in ‘normale’ spreektaal al helemaal). Maar dat ze een verschillende oorsprong hebben (t.w. van het Oud-Franse cas dat op zijn beurt weer gerelateerd is aan het Latijnse cadere,  ofwel: (voor)vallen, en aan het Latijnse eventus, ofwel: komend uit/als resultaat van). En zoals zo vaak is gebeurd, en met name in juridisch taalgebruik, is daarna pas verzonnen dat het een andere betekenis heeft (en heeft men daar om allerlei redenen hardnekkig aan vastgehouden).

Courtesy (4)

Courtesy

Making a fluent fool of yourself.

There are, of course, considerable differences between the communication styles of English and Dutch speakers and writers. Most noticeably, English speakers are much more indirect communicators than the Dutch and being polite is a fundamental part of an English speaker’s culture.

There are, of course, national differences on the spectrum of English speakers e.g. Americans are more direct than their British counterparts. Nevertheless, even Americans can find the Dutch a little too direct and often misinterpret this directness and label it as ‘being rude’.

Consequently, if you really wish to become a successful communicator of English (in speaking and in writing), you have to adopt some of the techniques we use to sound more polite. After all, as one famous anthropologist once said, “to know another’s language and not his culture is one way of making a fluent fool of yourself”.

1. Avoid ‘must’ and have to’
These are only used to express strong obligations and order. Instead, use “should”:

  • (not) You must reconsider their proposal
    (but) You should reconsider their proposal

2. Turn affirmative sentences into questions and requests
You should also avoid ‘want’ when making requests – use ‘would like’ instead. (or: ‘would you be so kind as to…’, or ‘We were hoping to…’):

  • (not) I want to meet tomorrow
    (but) I would like to meet tomorrow

3. Express opinions mildly
Use phrases such as ‘I would say that…’, ‘I feel …’:

  • (not) In my opinion, we need to give a negative advice on this one
    (but) I feel we need to give a negative advice on this one

4. Prepare the reader for bad news
Precede negative comments with softeners like ‘I am afraid…’, ‘Unfortunately…’:

  • (not) Your request for further financing has been rejected by our client
    (but) Unfortunately, I have to tell you that your request for further financing has been….

5. Soften with ‘would’, ‘could’ or ‘might’
Avoid overusing ‘will’ and the imperative

  • (not) Will you inform us of your decision as soon as possible?
    (but) Would/Could you inform us of your decision as soon as possible?

6. Avoid direct statements
Avoid direct statements such as ‘you said…’. Instead, use phrases such as: ‘I understood…’, ‘It would appear that…’, ‘It seems that…’.

  • (not) You said the contract would be signed today
    (but) I understood the contract would be signed today.

7. Use ‘please’ whenever possible
English speakers nearly always use ‘please’ with requests. This is most probably the most basic form of showing respect.

  • (not) Hold the line
    (but) Please hold the line

Correctness (7)

Correctness

Als als is indien, is als if!

Of course, when you secure X, we will do our utmost to do Y, zegt u op een gegeven moment in onderhandelingen met uw Britse tegenpartij. En vervolgens wordt de hoorn op haak gegooid/de tegenpartij loopt kwaad weg… onderhandelingen afgebroken, tegenpartij in z’n wiek geschoten. U blijft achter met een verwonderd gevoel. “Wat ik heb nou weer gezegd? En waarom zijn die Britten zo snel op hun teentjes getrapt?” Heel simpel: had nu maar “if” gebruikt in plaats van “when”.

Sommigen zeggen dat de verwarring tussen “if” en “when” één van de grootste struikelblokken is in de (Engelstalige) communicatie tussen Nederlanders en Britten. Waarom? Omdat Britten uitgaan van “if” in de betekenis van “onzekerheid” (je weet niet of de tegenpartij hiermee in gaat stemmen) en “when” in de betekenis van dat beide partijen (bijna) zeker weten dat de deal gesloten is, en er alleen nog moet worden vastgelegd wat wanneer moet gebeuren.

Natuurlijk bestaat het verschil tussen “als” en “wanneer” ook in het Nederlands, maar ik ken geen andere taal waar dit verschil zó is geërodeerd als in het Nederlands. Nu is taalerosie helemaal niet erg (want natuurlijk en een teken dat de taal “leeft”), maar het heeft lastige gevolgen als dat verschil in een andere taal wél duidelijk aanwezig is.

Nog wat voorbeelden, gegrepen uit “eigen werk” van cursisten:

  • Our client will sign the contract if he comes back from his holiday.
    (wat de onmiddellijke vraag oproept waar hij dan wel op vakantie is… Liberia? Het oostelijk gedeelte van Oekraïne? IS-gebied?)
  • What happens when the other company has a different remuneration system? (Als je dat tóch al zeker weet, dan hoef je jezelf die vraag niet te stellen…)
  • Please give us a call when you have any problems with the attached (Waarbij je je telefoon hopelijk al helemaal hebt opgeladen, want dát ze een probleem hebben met dat contract, dáár ben je alvast van overtuigd).

Dat zijn de “regels”, maar soms hangt de keuze tussen if en when af van de context (context-afhankelijk) of hoe de spreker/schrijver de toekomst bekijkt (houding-afhankelijk). Meer “uit de praktijk gegrepen” voorbeelden:

Context-afhankelijk:

  • My colleague will take over your case when I leave the firm.
    (het is zeker dat ik binnenkort ergens anders werk)
  • My colleague will take over your case if I leave the firm.
    (ik ben het absoluut niet van plan, maar wie weet ga ik hier ooit wel wel weg)

Houding-afhankelijk (zie het voorbeeld waar we mee begonnen):

  • Of course, when you secure…, we will do our utmost to…
    (volgens de spreker is alles in orde, er hoeven alleen maar wat details ingevuld te worden…)
  • Of course, if you secure…., we will do our utmost to…
    (de spreker laat de deur voor de tegenpartij nog wijd open…)

Nu wordt het allemaal nóg een stapje ingewikkelder: Nederlanders die in het Engels        schrijven, gebruiken bovenmatig vaak in case als synoniem voor het Nederlandse “als”. Ik vermoed omdat ze, abusievelijk, denken dat ze niet te vaak hetzelfde woord moeten gebruiken, en af en toe eens een ander woord moeten gebruiken (avoid elegant variation is niet voor niets één van onze mantra’s). In case wordt in het Engels namelijk alleen maar gebruik om een voorzorgsmaatregel aan te geven; om dingen aan te geven die we doen om zeker van onze zaak te zijn als er later eventueel een probleem is. Dus: I insure things in case they are stolen.

 Over in case spreken we over twee weken op deze plaats. Dat wil zeggen: If/When/In case you are interested. (doorhalen wat niet van toepassing is).

Courtesy (3)

Courtesy

BUSINESS CORRESPONDENCE

One of the first things I say to my participants in our writing skills workshop it that their business correspondence is like a business card. In other words, what you write is a). a permanent record and b). reflects the company’s image.

Here in the Netherlands, the Dutch really make an effort to accommodate their non-Dutch speaking clients by corresponding in English (or other languages). I can assure you, this wouldn’t happen in the UK, Australia or any other English speaking country, with the exception of parts of the US which cater for a large Spanish speaking population.

However, the Dutch are prone to some pretty standard mistakes which I thought would be handy to share (a few – as there are many) so that you can avoid. The majority of these mistakes are either due to direct translation or applying Dutch rules to English.

1. SALUTATIONS, CLOSES AND PUNCTUATION
Many of the rules surrounding layout and punctuation have been simplified in UK English. Did you know that:

  • We no longer use a full stop (.) after titles such as Mr, Mrs etc.
  • Most women in business prefer to be addressed by the neutral title ‘Ms’
  • We no longer use commas after the salutation (Dear Jane) or closing line (Best regards)
  • We no longer use ordinal numbers (e.g. 1st, 2nd, 3rd) when writing the date, but instead just write (10 September 2014)

NB: these rules do not apply to US English – with the exception of ‘Ms’.

 2. ”YOU SHOULD NOT BEGIN A SENTENCE WITH ‘I’”
Although I believe this rule is ‘dying a death’ in the Netherlands, it still crops up in most of the writing skills courses I give. In English, there is absolutely no problem beginning a sentence with I or we. So avoid stilted sentences such as:

  • Herewith (OR hereby) I send you …
  • With this letter I will outline the main points of the proposal.

And instead write:

  • I am sending you ..
  • I would like to outline the main points of the proposal.

3. CONSISTENCY
Particularly Dutch legal writers are prone to a mix of styles i.e. formal and informal. Be aware that modern English avoids use of archaic words such as hereinafter, henceforth, notwithstanding etc. At the same time, if you are writing a formal email or letter, you should avoid words such as ‘like’ when giving examples (use ‘such as’ instead), ‘as well’ when adding information (use ‘also’ or ‘additionally’ instead) or ‘since’ when giving a reason (use ‘as’ or ‘because’ instead). The style of your email or letter should be consistent in terms of your choice of vocabulary (formal or informal?) and UK or US English. Remember, there are a number of differences between UK and US spelling such as:

  • US          analyze, center, flavor, program
  • UK          analyse, centre, flavour, programme

4. ABBREVIATIONS
A last point regarding achieving a consistent style is your use of abbreviations: it’s usually only the Latin based abbreviations that are acceptable in formal writing. The most common are:

  • e.g.                        for example
  • i.e.                         that is OR in other words
  • etc.                        etcetera

Abbreviations such as FYI, ASAP are really only appropriate in informal correspondence.

So, a few tips to help you on your way. Happy writing!

What’s in a language? (6)

What's in a language?

Als we het over het Deens hebben, is dat over de taal die in Denemarken wordt gesproken. Als we het over het Engels hebben, denken we dat dit de taal is die in Engeland wordt gesproken, of misschien in de Verenigde Staten en in nog een handjevol landen meer. Echter: naar schatting twee derde van de Engelssprekenden (en Engelsschrijvenden!) is géén moedertaalspreker van deze taal. Anders gezegd: Engels behoort niet meer aan Engeland, aan de Verenigde Staten, of aan dat andere handjevol. Wat gebeurt er met een taal die “iedereen” toebehoort en hoe ziet dat er in de toekomst uit?

Een studie van Gary Lupyan and Rick Dale (klik hier om te lezen) wijst uit dat “grote” talen simpelweg makkelijker zijn, ofwel: eenvoudiger morfologie, grammatica, uitspraak etc. Aan de andere kant zijn kleinere talen vaak moeilijker: hoe kleiner (dwz. hoe minder mensen een taal spreken), hoe moeilijker die taal is voor anderen.

John McWhorter, een linguïst aan Columbia University, komt in zijn boek “Language Interrupted” (klik hier voor een recensie) tot dezelfde conclusie. Engels (en de andere vier door hem besproken “grote” talen, te weten: modern Persisch, modern gesproken Arabisch, Mandarijn en Maleis) is simpeler want veel minder werkwoordsvervoegingen, minder werkwoordstijden, geen (of minder) naamvallen, makkelijker uit te spreken etc. etc. dan daaraan verwante talen. Deze vijf “grote” talen hebben natuurlijk hun
eigenaardigheden, maar stuk voor stuk zijn ze ten eerste makkelijker te leren dan verwante talen, ten tweede duidelijk eenvoudiger dan ze vroeger waren en ten derde vormen de eigenaardigheden eigenlijk geen onoverkomelijke communicatieproblemen.

Het paradoxale hieraan is wél dat hoe meer mensen één bepaalde taal spreken, hoe
minder er van die taal “overblijft”. Waar zijn bijv. Engelse werkwoordsvervoegingen gebleven (er zijn er nu nog maar twee: I work/He works). Wat is er gebeurd met “To whoM”, terwijl “whoSE” nog steeds (zij het mondjesmaat) bestaat? Waarom vindt bijna niemand (behalve dan sommige Nederlanders…) het erg dat iemand een accent heeft in het Engels?

En het gaat een stuk verder dan grammaticale zoutopslakleggerij: in Brussel, een plaats waar erg veel niet-Engels-als-moedertaalsprekers gebruik maken van het Engels, betekent het Engelse werkwoord to control veel vaker to monitor of to verify, louter omdat contrôler en kontrollieren deze betekenis hebben in het Frans en het Duits. Andere voorbeelden zijn to assist voor to attend, actual voor current, het (potentieel levensgevaarlijke) verschil tussen in case of en in the case of, etc.

Naast een Amerikaanse, een Australische, een Canadese etc. variant van het Brits-Engels (dat eigenlijk ook al “variant” mag worden genoemd, ware het niet dat de Britten daar wat kanttekeningen bij zetten), is er meer en meer sprake van een Euro-Engels, ook EU-Engels genaamd. Dát precies heeft het EU Court of Auditors aangezet tot het publiceren van een uiterst inzichtelijke en even boeiende als vermakelijke stijlgids met ongeveer 120 Engelse woorden en zegswijzen waar het erg vaak erg “fout” mee gaat als niet-Engelstaligen die
gebruiken. Voor een PDF-versie van deze stijlgids: klik hier.

Het is veelzeggend dat deze publicatie “Misused English Terminology” wordt genoemd; over 100 jaar of zo is dat gewoon de algemeen geaccepteerde betekenis van die woorden, of de Engelsen het nou willen of niet. Ze hebben maar te accepteren dat dit een nieuwe variant van het Engels is, net zo als bij. Amerikaans-Engels.

Voor tekst-exegeten (zoals veel internationaal opererende juristen!) zou dat een probleem kunnen opleveren: is die Engelse tekst wel geschreven door een Engelsman, of door een Duitser/Fransman, en wat bedoelt de schrijver dan als er to control (of enig andere woord uit die lijst van misused English van de Court of Auditors) staat in dat contract? Communicatie, het blijft gokken….

 

Consistency (2)

Consistency

Writing Numbers

Students often ask me about how to deal with writing numbers. A messy subject, because except for a few basic rules, spelling out numbers vs. using figures (also called numerals) is largely a matter of writers’ preference (and a choice between British English and American English). Again, consistency is the key. Some firms might even have a Company guidebook or stylebook with a pre-described house style. It might be useful to check these. Whatever you use, be consistent!!

1. Spell small numbers out. The small numbers, such as whole numbers smaller than ten, should be spelled out. That’s one rule you can count on. Not spelling out numbers is          acceptable in an instant text message, but not suitable for a formal document.

2. No other standard rule. Experts sometimes disagree on other rules. Some say that any one-word numbers should be written out. Two-word numbers should be expressed in       figures. That is, they say you should write out twelve, sixteen or twenty, but not 24. (An        exception is made for years e.g. “1968 was a tumultuous year”). Whatever your choice is: be consistent within the same sentence! If I have 23 beginning students, I also have 18        advanced students, not eighteen advanced students.

3. Hyphenate all compound numbers from twenty-one to ninety-nine. You should write 42 as forty-two,. 832 should be written as eight hundred thirty-two and 2361 as twenty-three hundred sixty-one. Moreover, fractions used to be written with hyphens e.g. three-quarters, but you will see them without nowadays e.g. three quarters. Don’t use a hyphen between a whole number and a fraction e.g. two and three quarters OR two and three-quarters.

4. If the number is rounded or estimated, spell it out. Rounded numbers over a million are written as a numeral plus a word. Use “About 400 million people speak Spanish               natively,” instead of “About 400,000,000 people speak Spanish natively.” If you’re using the exact number, you’d write it out, of course.

5. Using the comma. This is another grey area. In British English, the comma is used as a thousands separator (and the period as a decimal separator), to make large numbers       easier to read. So write the size of Alaska as 571,951 square miles instead of 571951 square miles. In Continental Europe the opposite is true, full stops are used to separate large      numbers and the comma is used for decimals. Finally, the International Systems of Units (SI) recommends that a space should be used to separate groups of three digits, and both the comma and the full stop should be used only to denote decimals, e.g. $13 200,50.

6. Percentages. Percentages can be either written out e.g eighty per cent OR written in      figures e.g. 80%. Remember, consistency is key!

7. Two numbers next to each other. It can be confusing if you write “7 13-year-olds”, so write one of them as a numeral, like “seven 13-year-olds”. Pick the number that has the fewest letters.

8. Expressing decades. Again: widespread confusion… Most British writers prefer to spell out centuries and decades as: the Eighties or the nineteenth century. American writers more often than not put an apostrophe before the incomplete numeral and no apostrophe between the number and the s e.g. During the ’80s and ’90s, the U.S. economy grew. When spelling out decades, Americans do not capitalize them, the British do.

9. Try not to start a sentence with a numeral. Make it “Eight hundred years ago,” not “800 years ago”. This means you might have to rewrite some sentences: “Fans bought 400,000 copies the first day”instead of “400,000 copies were sold the first day”, thus      eliminating the dreaded passive voice. The exception to this rule is calendar years i.e. you can write ‘1984 was the start of a difficult year in British politics’ (see also under point 2, above).

10. Dates are written in all-figure form e.g. 22/08/2014. However, remember that there is an important difference between British/European style and American style. In the US, they write the month first and then the day i.e. 08/22/2014. Moreover, UK English uses       cardinal numbers e.g. 22 August 2014 rather than ordinal numbers e.g. 22nd August 2014.

What’s in a language? (5)

What's in a language?

Ben ik nou zo bot, of zijn jullie nou zo beleefd?

Daar stond het weer eens geschreven, in een artikel getiteld “A guide to (mis)communication” in het Financial Times Magazine van 14-15 juni (hier te lezen): “… but if you are Dutch, used to blunt speech, you think it (etc.)….”. In dit verder zeer lezenswaardige artikel schrijft Gillian Tett over een nieuw boek van Erin Meyer, een docent Cross-Cultural Management bij INSEAD: “The Culture Map”. Over dit boek komen we in een volgende blog nog wel eens te spreken: het verschil dat Meyer aanbrengt tussen high context en low context culturen (en de gevolgen voor o.a. het taalgebruik) kan voor internationaal opererende juristen van groot belang zijn, maar liever heb ik het hier even over dat enorme misverstand dat Nederlanders zulke botte, directe en onbeleefde horken zijn. (Overigens een misverstand dat sommige Nederlanders van harte onderschrijven en zelfs cultiveren).

Zélf ben ik graag erg voorzichtig met het verzinnen van allerlei verklaringen: Nederland is een erg egalitaire samenleving en daarom is de noodzaak om beleefd te zijn niet zo sterk aanwezig als in andere landen; iets met maaivelden en het afhakken van koppen; de verzuiling wordt er vaak aan z’n haren bijgesleept (altijd een goed excuus, die verzuiling); die eeuwige zogenaamde ‘handelsgeest’ van de Nederlanders; Nederland een typische low context country (volgens Meyer, dan) en ga zo nog maar even door. Nog even, en die heroïsche strijd tegen al dat water is ook vast een verklaring voor die voor Nederlanders zo karakteristieke bluntness…

En hoewel het natuurlijk erg verleidelijk is om allerlei wilde theorieën te bedenken, ligt het volgens mij veel eenvoudiger: Nederlanders spreken net even té goed Engels voor hun eigen bestwil. Ik illustreer deze stelling vaak met de volgende situatie: een ontbijt met twee Britten, een Nederlander en een Portugees (of een persoon van willekeurig welke andere nationaliteit, excuses aan de Portugezen). De Nederlander en de Britten zitten de hele tijd vrolijk met elkaar te keuvelen in het Engels (het weer, de beurskoersen, de koffie, het onderwerp van de vergadering die ochtend, etc., etc.). Op een gegeven moment zegt de Nederlander: “Oh, give me the sugar”. En dan zie je de Britten terugdeinzen en bij zichzelf denken: “Waarom geeft hij mij nou zo’n bevel? Zitten we net zo leuk met elkaar te praten, en dan beveelt hij mij de suiker aan te geven… ik ben z’n knechtje toch niet?” De Portugees, die de hele tijd nog niets heeft gezegd, zegt ook “Oh, give me the sugar”, en de Brit kijkt verheugd op (“Ha, hij spreekt Engels! Je kan met hem communiceren”) en geeft zonder blikken of blozen de suiker aan.

Wat is hier gebeurd? De Nederlander heeft verwachtingen geschept; als iemand over zó veel sociale eigenschappen en talenkennis beschikt dat hij over van alles en nog wat in het Engels mee kan praten, dan móet hij ook het verschil weten tussen “Oh, give me the sugar” en “Would you mind passing me the sugar, please”. Met andere woorden: tussen een strikt bevel en een vriendelijk vraagje. Terwijl de Nederlander hoogstwaarschijnlijk wilde zeggen: “Oh, geef de suiker even?” maar zich bedenkt dat hij niet “even” kan zeggen in het Engels, en waarom zou je in zo’n gezellige en informele sfeer als dit onbijtje zo’n formeel en hogelijk beleefd verzoek moeten indienen met iets van “Would you mind passing me the sugar, please?”.

Hier is geen enkele sprake van bot-, onbeleefd- en/of directheid: doordat de Nederlander al de hele tijd vloeiend Engels heeft gesproken (volgens de Brit, dan… want hoe vaak heeft u al van Engelstaligen gehoord dat uw Engels zo goed is?), verwacht die Brit dat de Nederlander weet hoe hij op een voor de Brit normale manier om de suiker vraagt, en aan de andere kant vindt de Nederlander dat “Would you mind… etc” een overdreven formele manier om de suiker te vragen, terwijl die vraag eigenlijk gewoon het Britse equivalent is van “Oh, geef me de suiker even”.

Ik blijf bij mijn standpunt dat het onzin is te beweren dat Nederlanders gewend zijn aan blunt speech (zoals Gillian Tett in haar Financial Times-artikel schrijft): het is veeleer de (té grote) verwachting die Nederlanders scheppen met hun Engels dat daarvoor zorgt. Ik ken eigenlijk net zo veel onbeleefde Britten als onbeleefde Nederlanders (en inderdaad veel minder onbeleefde Portugezen, maar dat kan ook zijn omdat ik maar één Portugees ken?). Ik denk niet dat het aan de “volksaard” van die mensen ligt, maar veel meer aan een verwachtingspatroon: wat ben je gewend? Want andersom vinden veel Nederlander het “onbeleefd” als Britten hun geschreven zinnen met Ik/I beginnen, of dat Amerikanen hun telefoon opnemen met een simpel “Hello?”, terwijl dat de gewoonste zaak van de (Britse/Amerikaanse) wereld is. Bluntness is veel vaker in het ear of the beholder dan ons lief is…

Om iedereen de kans te geven zélf te ondervinden hoe direct, bot en onbeleefd men in andere landen wel niet is, gaat de Branch Out Legal English Blog er even uit tot eind augustus. Prettige Vakantie iedereen! Tot eind augustus!!

PS: In het algemeen is het niet erg comme-il-faut om het met Britten tijdens een ontbijt te hebben over “het onderwerp van de vergadering van die dag”, zoals in mijn situatie hierboven. Dit op zichzelf kan al als blunt of over(t)ly direct worden opgevat. Dit alleen maar om aan te geven dat opvattingen betreffende ‘(in)directheid’, ‘botheid’ en ‘(on)beleefdheid’ niet alléén op taal aankomen…